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Bautagebuch Software – 5 Funktionen, die Ihr Programm haben muss

Bautagebuch Software – 5 Funktionen, die Ihr Programm haben muss

April 11, 2022

Unübersichtlich, zeitaufwendig und – im schlimmsten Fall – unvollständig: Bautagebücher zu führen, ist für die meisten Bauleiter eine lästige Pflichtaufgabe. Sie gehören auch dazu? Kein Wunder! Schließlich rückt Ihr Feierabend in weite Ferne, wenn Sie stundenlang handschriftlich notierte Daten abtippen, Mängellisten erstellen und E-Mails beantworten müssen. So ist es durchaus nachvollziehbar, dass sich bei diesem Arbeitsschritt oft Fehler einschleichen. Fehler, die bauleitenden Architekten und Bauleitern spätestens in der Gewährleistungsphase teuer zu stehen kommen können.

Treten Mängel auf, ist die Bauleitung in der Nachweispflicht. Wenn Sie eine nachvollziehbare, lückenlose Baudokumentation vorlegen können, koordinieren Sie nicht nur die Mängelbeseitigung besser: Sie minimieren auch Ihr Haftungsrisiko. Wie das gelingt? Mit einer Bautagebuch Software. Wie das in der Praxis aussieht, sehen wir uns im Folgenden an.

Daten & Fakten zum Bautagebuch

Das Bautagebuch dient dazu, den täglichen Status Quo des Bauprojekts mit allen wesentlichen Einzelheiten zuverlässig und beweiskräftig festzuhalten. So hilft es einerseits dem Auftraggeber zu sehen, was auf der Baustelle vor sich geht. Andererseits hilft es Ihnen Ihre einwandfreie Arbeit beweissicher zu dokumentieren. Dass das Bautagebuch ein unerlässliches Werkzeug in der Baudokumentation ist, verrät uns ein Blick auf die Inhalte.

Darum sollten Sie Ihre Bautagebücher digital erstellen

Um alle Aspekte des Bauablaufs festzuhalten, greifen viele Bauleiter auf Vorlagen zurück. Doch da das Erfassen der Daten händisch mit Stift und Papier erledigt wird, bleibt der tägliche Arbeitsaufwand enorm. Zudem ist es ein Ding der Unmöglichkeit, den Überblick über Baufortschritt und Kosten zu behalten. Mit dem Anspruch, ein vollständiges, übersichtliches und nachvollziehbares Bautagebuch zu führen, kann eine Papierdokumentation selten mithalten. Ganz zu schweigen von der Bearbeitung der Baustellenberichte: Wer die Bautagebuchverwaltung gedruckt abwickelt, wird spätestens nach der dritten Änderung das Handtuch werfen.

Wenn wir uns diese Bereiche so ansehen, wird schnell deutlich: Es muss der Umstieg auf eine papierlose Baustelle her. Doch mit der passenden Software fürs Bautagebuch gelingt nicht nur eine erfolgreiche Digitalisierung am Bau: Sie sparen sich auch jede Menge Nerven beim Bautagebuch Erstellen und Verwalten.

Tipps und Tricks zum Bautagebuch verrät Ihnen der Experte.

Schon tausende Unternehmen profitieren von digitalen Bauprozessen

Viele Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche haben dies bereits erkannt und begonnen, Prozesse am Bau zu digitalisieren: Laut einer Studie von PWC hat die Hälfte der deutschen Bauunternehmen (52%) bereits Erfahrungen mit Methoden des digitalen Planens und Bauens gemacht. Allerdings kommen Softwarelösungen nur in 18% der Unternehmen zum Einsatz. Die meisten Bauunternehmen (62%) halten dem Umstieg auf eine papierlose Baustelle für technisch zu anspruchsvoll. In vielen Fällen mag das durchaus stimmen. Doch wer sich für die richtige Bautagebuch Software entscheidet, profitiert unmittelbar von den vielen Vorzügen.

Digitales Bautagebuch erleichtert Arbeit und spart Zeit

Sie können nicht nur Ihr Bautagebuch mobile führen, sondern auch direkt aus der Bautagebuchverwaltung PDF Dateien generieren. Die Dokumente können Sie im nächsten Schritt per App teilen oder via Email verschicken. Die strukturierte Dokumentation des Bauablaufs gelingt so nebenbei. Am Ende profitieren Sie von Baustellenberichten, die klar gegliederte Informationen enthalten und Ihren Bauablauf nachvollziehbar machen. Wenn wir uns diese Vorzüge so ansehen, können wir festhalten: Spätestens ab dem Bautagebuch 2021 führt kein Weg mehr an der digitalen Dokumentation des Bauablaufs vorbei.

Positives Image bei Auftraggebern

Ein sorgfältig geführtes und ordentlich formatiertes Bautagebuch erleichtert nicht nur Ihnen die Arbeit: Es kommt gleichzeitig bei Auftraggebern gut an. Aus Gesprächen mit Bauherren wissen wir, dass professionelle Protokolle und Berichte durchaus positiv wahrgenommen werden. Indem Sie mit Ihren Tagesberichten glänzen, verhelfen Sie sich somit ganz nebenbei zu einem positiven Image, das Ihnen bei Folgeaufträgen einen Pluspunkt verschafft.

App vs. Software: So entscheiden Sie sich für das richtige Bautagebuch Programm

Oft hantieren Bauleiter im Arbeitsalltag nicht nur mit einem, sondern mit einer Vielzahl an Programmen – im Büro-am PC, am Laptop sowie am Smartphone oder Tablet. Wenn es Ihnen ähnlich ergeht, haben Sie sicher schon nach einer digitalen Komplettlösung gesucht. Dabei stoßen Sie auf zwei Typen von Programmen: Büro-Lösungen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und Software-Angebote, die speziell für die Anforderungen der Bau- und Immobilienbranche entwickelt wurden.

Büro-Lösungen: Gut für Gewohnheitstiere, jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden

Manche Unternehmen funktionieren bereits etablierte Büro- und Projektmanagement Software mit Integrationen zu einer Bautagebuch Software um. Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter müssen sich an keine neue Benutzeroberfläche gewöhnen. Dem gegenüber steht jedoch der enorme Aufwand, die Software manuell an die Bedürfnisse der Dokumentation von Bauprojekten anzupassen. Und darüber hinaus ist es eine Mammutaufgabe, eine klassische Bürolösung auf die Bedürfnisse am Bau zuzuschneiden.

Software mit Bautagebuch-Funktion: neues Werkzeug mit großer Wirkung

Dem gegenüber stehen Softwarelösungen, die speziell für das Bautagebuch entwickelt wurden. Solche Bautagebuch Apps sind auf das Erstellen von Tagesberichten spezialisiert und ermöglichen es, alle wichtigen Daten zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Gute Software-Lösungen kombinieren mobile Anwendungen für alle gängigen Endgeräte sowie Betriebssysteme mit Webanwendungen für die Arbeit im Büro. So können Sie das Bautagebuch direkt auf der Baustelle erstellen. Und auch die Verwaltung der Baustellenberichten erfolgt dann aus einer Hand.

Auch wenn das Führen eines Bautagebuchs mit digitalen Tools durchaus eine Umstellung der internen Prozesse verlangt: Langfristig profitieren Sie auf ganzer Linie. Der eigentliche Arbeitsaufwand steckt nämlich in der Erfassung, Verwaltung und Auswertung der Daten – und diesen reduziert eine Software für Bautagebücher enorm. Projektdaten müssen nicht mehr doppelt eingegeben werden, sondern können direkt auf der Baustelle erfasst werden. Automatische Funktionen wie das Übernehmen von Personen und Firmen, Leistungen oder Terminen spart zusätzlich Zeit. Viele Apps funktionieren auch offline und aktualisieren sich, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Digitale Bautagesberichte mobil mit Bautagebuch Software erstellen
Bei der Wahl einer Bautagebuch Software suchen Sie am besten eine Lösung, die die webbasierte und mobile Anwendung kombiniert.

Die Vorteile digitaler Bautagesberichte

Egal, ob als webbasierte Anwendung oder als mobile App: Die Digitalisierung Ihres Bautagebuchs hat zahlreiche Vorteile. Damit Sie wissen, worauf Sie sich freuen dürfen, sehen wir uns nochmal im Überblick an, wie Sie von einer Software profitieren.

5 Eigenschaften und Funktionen, auf die Sie achten müssen

Der angebotene Funktionsumfang mag Ihnen helfen, ein durchschnittliches Bautagebuch Programm von einer Software zu unterscheiden, auf die Sie sich verlassen können. Bei genauerem Hinsehen jedoch trennt sich die Spreu vom Weizen. Damit Sie wissen, worauf Sie bei Ihrem Bautagebuch Software Test achten müssen, fassen wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften im Überblick zusammen.

  • Automatische Funktionen
  • Export-Funktion per Klick
  • Integrierte Filter-Funktion
  • Revisionssicherheit
  • Offline-Funktion

Automatische Funktionen

Ein gutes Programm nimmt Ihnen mit diversen automatischen Funktionen jede Menge Doppel-Arbeit ab. Capmo beispielsweise übernimmt automatisch Mitarbeiter, Gewerke und Firmen vom Vortag oder überträgt Wetterdaten automatisch ins digitale Bautagebuch. Gleichzeitig weisen Baustellenberichte die klar gegliederte Form auf, die Sie sich von Ihren Excel-Tabellen immer gewünscht haben. Sie werden schnell feststellen, dass Kleinigkeiten wie diese Zeitfenster schaffen, die Sie für andere Aufgaben gut gebrauchen können.

Export-Funktion per Klick

Natürlich führen Sie die Baudokumentation nicht nur für sich selbst. Von Ihrer Dokumentation profitieren auch Auftraggeber beziehungsweise Bauherrn, die regelmäßig über den Baufortschritt informiert werden. Doch die Formatierung des Baustellentagebuchs nimmt viel Zeit in Anspruch.

Mit Hilfe einer Export-Funktion können Sie Berichte in zwei Klicks in eine PDF Datei umwandeln und versenden – ohne, dass eine manuelle Formatierung nötig ist. Dass Sie die Dokumente nicht mehr auf den PC übertragen, in andere Dateiformate umwandeln und schließlich via E-Mail versenden müssen, schenkt Ihnen kostbare Zeit!

Capmo: Bautagebuch Software mit Bautagesberichten
Per Klick exportieren Sie in der Capmo App professionelle Bautagesberichte.

Integrierte Filter-Funktion

Um einen schnellen Überblick über alle offenen oder bereits abgeschlossenen Aufgaben zu bekommen, sollte es in Ihrer Bautagebuch Software Filterfunktionen geben. So stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Informationen schnell wiederfinden und nach Schlagwörtern oder Kategorien suchen können.

In Capmo stehen Ihnen beispielsweise Felder wie Aktennotiz, Bedenkenanmeldung und Baumangel für die strukturierte Klassifizierung Ihrer Vorgänge zur Verfügung. Stichworte können Sie nach Bedarf in Ihren individuell eingestellten Profilen konfigurieren. Auf Nachfrage sind die gesuchten Dokumente somit schnell zur Hand.

Revisionssicherheit

In der Software sind all Ihre Unterlagen zum Bauprojekt strukturiert und revisionssicher gespeichert. Änderungen werden automatisch mit Zeitstempeln versehen und auf diese Weise nachvollziehbar festgehalten. Kommt es zu Gewährleistungsansprüchen, können Sie vollständige, übersichtliche Bauunterlagen vorweisen. Die Projekte können Sie nach Stichworten durchsuchen und wichtige Dokumente in wenigen Klicks exportieren. Im Streitfall sind sie so rechtlich auf der sicheren Seite!

Offline-Funktion

In der Praxis wird es immer wichtiger, Daten auch ohne Internet speichern zu können. Denn leider ist es auf vielen Baustellen in Deutschland keine Seltenheit, dass es keine (ausreichende) mobile Datenverbindung gibt. Ein wichtiges Element einer Software für Bautagesberichte ist daher die Offline-Funktion. Daten sollten nur einmal digital hochgeladen werden müssen und anschließend auf allen angemeldeten Geräten wie Computer, Smartphone und Tablet verfügbar sein – auch im Offline-Modus. Sobald Sie sich wieder im Datennetz befinden, werden die Daten automatisch aktualisiert.

Digitales Bautagebuch mit Capmo erstellen

Das waren nur einige der vielen Vorteile, die eine Bautagebuch Software mit sich bringt. Durch das digitale Erfassen, Verwalten und Auswerten von Bauabläufen eliminieren Sie die händische Papierdokumentation – und damit einen lästigen Zeitfresser am Bau. Damit gestalten Sie nicht nur Ihre eigene Arbeit effektiver: Auch die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Gewerken sowie dem Bauherrn wird übersichtlicher, transparenter und effektiver. Ganz nebenbei vermeiden Sie Missverständnisse am Bau, die Sie teuer zu stehen kommen! Je mehr automatische, smarte Funktionen Ihr Programm vorweist, desto weniger Zeit verbringen Sie am Büro-PC mit Excel-Tabellen, Karteisystemen oder Formularen.

Capmo Einblicke ins Programm: Software Bautagebuch digital umgesetzt
Mit Capmo erstellen Sie Ihr digitales Bautagebuch in Sekunden.

Bautagebuch Software Test: Überzeugen Sie sich selbst

Sie wissen nun, auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl Ihres Programms für die Bautagesberichte achten müssen. Wie die Erstellung und Verwaltung digitaler Bautagebücher in der Praxis aussieht, haben wir uns ebenso angesehen. Nun sind Sie an der Reihe: Starten Sie Ihren Bautagebuch Software Test! Indem Sie eine Bautagebuch App oder Software in Ihrem eigenen Arbeitsalltag ausprobieren, erkennen Sie einerseits, welche Funktionen für Sie die wichtigsten sind. Und erleben andererseits, ob das Programm für Sie auch wirklich einfach einzusetzen ist.

Einen Tipp für Ihren Vergleich möchten wir Ihnen noch mit auf den Weg geben: Nehmen Sie sich Zeit, um das Programm wirklich auf Herz und Nieren zu prüfen. Wenn Sie sich dem Bautagebuch Software Test nur halbherzig widmen, wird das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern – und Sie lassen sich die Chance entgehen, jede Menge Zeit und Nerven im Arbeitsalltag zu sparen.

Legen Sie los: Starten Sie Ihren Bautagebuch Software Test!

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“Ich habe mit Capmo alles jederzeit im Blick und kann meine Zeit für andere Aufgaben nutzen.”

“Ich habe mit Capmo alles jederzeit im Blick und kann meine Zeit für andere Aufgaben nutzen.”
Wolfgang Greb
greb.generalplaner