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Digitale Bauakte: Bedeutung & Vorteile für Ihre Bauprojekte

Digitale Bauakte: Daten und Dokumente, Baupläne und Fotos strukturiert ablegen

31.8.2022

Die Bauakte ist Ihr wichtigstes Schriftwerk im Bauablauf. Sie enthält alle Unterlagen, die für die Planung und Ausführung eines Bauvorhabens von Bedeutung sind. Die Bauakte ist wie das Bautagebuch kein zusätzlicher Papierkram: Sie ist die wichtigste Dokumentensammlung, die die Bauausführung nachvollziehbar macht und auf deren Grundlage Fragen rund um die Honorarberechnung oder die Haftung beantworten werden. Obwohl sie so wichtig ist, hat die Bauakte häufig einen schlechten Ruf am Bau – nicht zuletzt, weil mit ihr jede Menge Papierkram einher geht.

Deshalb unser Tipp: Setzen Sie auf die digitale Bauakte, speichern Sie alle relevanten Dokumente online und digital und sparen Sie sich so Zettelchaos und Missverständnisse.

Inhalt Bauakte: Was steht in der Bauakte?

Die Inhalte der Bauakte sind Anträge und Genehmigungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmern, Schriftverkehr mit dem Auftraggeber oder das Bautagebuch: In einer Bauakte sind alle wichtigen Dokumente eines Bauvorhabens gesammelt. Demzufolge ist die Bauakte ein wichtiges Werkzeug für die Nachvollziehbarkeit Ihres Bauprojekts. Sie ist damit Ihr wichtigstes rechtliches Mittel zur Beweissicherung; insbesondere im Streitfall.

Wie sieht eine Bauakte aus?

In der Regel führen Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche die Bauordner mit einem vorbereiteten Register. Dieses stellt sicher, dass alle betriebsspezifischen Vorgänge ordnungsgemäß erfasst werden. Meistens finden sich in diesen umfangreichen Aktenverzeichnissen folgende Ordner.

Das sind die Inhalte der Bauakte:

  • Bauantrag, Baugenehmigung
  • Liste sämtlicher Baubeteiligten
  • Liste aller mitwirkenden Behörden, Ämter, Dienststellen
  • Bauverträge und Schriftverkehr mit dem Auftraggeber
  • Technische Unterlagen wie Gutachten, Grundrisspläne, Statiken, Lagepläne und Bauzeichnungen
  • Unterlagen zu Beschaffungen, Angeboten, Bestellungen und Lieferscheinen
  • Subunternehmer, Nachträge und Abrechnungen
  • Abrechnungsunterlagen mit Aufmaßen, Leistungsberichten und Rechnungen
  • Berichtswesen der Baustelle – etwa durch ein Bautagebuch
  • Baustellenverwaltung und Personalwesen
  • Soll-Ist-Vergleiche, Nachkalkulationen

Die meisten Projektentwickler, GUs oder Ingenieur– beziehungsweise Architekturbüros legen diese Aktenverzeichnisse in ihrem Büro an. In dicken Ordnern werden Dokumente an Dokumente gereiht. Nicht nur die Wandregale bringen diese zum Überquellen: Auch im Bauablauf bringen diese erhebliche Hürden mit sich.

Digitale Bauakte Definition: Was ist eine digitale Bauakte?

Die digitale Bauakte ist eine Sammlung der wichtigsten Dokumente zum Bauablauf. Sie wird nicht auf Papier ausgedruckt und in Ordnern abgelegt, sondern enthält alle relevanten Dokumente digital gespeichert. Die digitale Bauakte ist online verfügbar und kann einfach eingesehen werden. Das Ergebnis: Sie sparen jegliche Doppel-Arbeit im Büro für die Ablage – und profitieren von vielen weiteren Vorteilen.

Die Vorteile von digitalen Bauakten

Mit der Einführung einer Bausoftware leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung am Bau. Sie sind vom Umstieg auf eine papierlose Baustelle noch nicht ganz überzeugt? Sehen wir uns die wichtigsten Argumente für die digitale Bauakte nochmal im Überblick an.

Digitale Ordnerstruktur oder Digitale Bauakte App?

Speziell für diesen Anwendungsbereich konzipiert, ermöglichen Apps ein besonders einfache Handhabung der Baudokumente. Der Nachteil: Sie müssen die Unterlagen meist zunächst in einem anderen Programm generieren. Erst dann können Sie diese in das Programm hochladen. Wie wir es drehen und wenden: An der Erstellung digitaler Unterlagen kommen Sie nicht herum. Deshalb unser Tipp: Anstatt mit einer Digitale Bauakte App zu arbeiten, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie möglichst schnell und einfach digitale Dokumente erstellen können.

Vereinfachen Sie Ihre Dokumenterstellung mit einer Bausoftware

Mit einer Bausoftware haben Sie die Möglichkeit, digital auf der Baustelle und im Büro zu arbeiten. Wickeln Sie beispielsweise Ihre Baudokumentation mobil vor Ort ab. So müssen Sie später weder Notizen abtippen noch Fotos sortieren. Automatisch strukturiert gespeichert können Sie sich außerdem sicher sein, dass Sie Ihre Informationen jederzeit wiederfinden.

Und auch die Dokumenterstellung erfolgt automatisiert und einfach: Per Klick erstellen Sie professionell formatierte Berichte und Protokolle. Per E Mail können Sie diese an die relevanten Partner weiterleiten – sei es das Bautagebuch, die Tagesberichte oder die aktuelle Mängelliste. Ob Sie diese Dokumente anschließend in Ihre Digitale Bauakte App laden oder in Ihren Ordnern ablegen, können Sie selbst entscheiden.

Export-Funktion in Capmo zum Erzeugen von PDF, Word und Excel Dateien
Ein Mausklick genügt und schon erstellt Capmo Ihre gewünschten Dokumente per Klick.

Die Hürden der analogen Bauakte

Von Bauanträgen und Genehmigungen über Abrechnungsunterlagen bis hin zu Bautagebüchern enthält die Bauakte alle Daten und Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit des Bauvorhabens Relevanz haben. Damit ist die sorgfältige Pflege des Bauordners eine sehr wichtige Aufgabe – gleichzeitig jedoch häufig auch eine, die viele Probleme im Baustellenalltag mit sich bringt.

Digitale Bauakte erspart unübersichtliche Bauordner und Dokumentenstapel
Bauakten als physische Dokumente zu führen, ist unübersichtlich, bedeutet Doppel-Arbeit und bringt oft Missverständnisse mit sich.

Doppel-Arbeit mit Notizen und Fotos

Wer seine Bauunterlagen strukturiert ablegen will, muss die auf der Baustelle aufgenommenen Fotos und Notizen in gut sortierten Ordnern ablegen. Andernfalls drohen wichtige Informationen verloren zu gehen. Fotos müssen von der Digitalkamera auf den PC übertragen und manuell in Ordner einsortiert werden. Notizen werden händisch digitalisiert. Diese Arbeitsschritte sind nicht nur nervig, sondern kostet jede Menge Zeit.

Die gute Nachricht: Sie können sich diese Doppel-Arbeit ganz leicht sparen, indem Sie schon bei der Informationsaufnahme auf digitale Lösungen setzen. Wie Ihnen das gelingt, verraten wir Ihnen in unserem Ratgeber Die Papierlose Baustelle. Sie können sich diesen gerne kostenlos herunterladen!

Missverständnisse und Kommunikationsprobleme

Ein weiteres Problem, das mit Papierdokumenten einhergeht: Die Kommunikation wird zur Herkulesaufgabe. Auf die Unterlagen, die Sie in Ihren analogen Verzeichnissen ablegen, haben Ihre externen Partner keinen Zugriff. Wenn Informationen fehlen, bleibt keine andere Wahl, als Sie mit Fragen zu belangen. Dass diese komplizierten Abstimmungswege jede Menge Missverständnisse zur Folge haben, haben Sie mit Sicherheit selbst schon das ein oder andere Mal erlebt.

Wie lösen Sie dieses Problem? Indem Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten. In einer zentralen Plattform gespeichert, stellen Sie sicher, dass Ihre Partner jederzeit Zugriff auf die relevanten Unterlagen und der Bauablauf nicht durch umständliche Abstimmungswege behindert wird.

Da die Dokumentationspflichten immer strenger und Bauprojekte immer komplexer werden, können Ihnen diese Probleme teuer zu stehen kommen. Deshalb unser Tipp: Wappnen Sie sich für die Zukunft! Stellen Sie eine beweissichere Dokumentation sicher, indem Sie Ihre Unterlagen jederzeit strukturiert, vollständig und nachvollziehbar speichern. Wie Ihnen das gelingt? Indem Sie eine digitale Bauakte mit einer App oder Software per Smartphone oder Computer führen.

Digitale Bauakte Software: Sparen Sie Zeit bei der Bauakte mit Capmo

Ob Sie mit einer Digitale Bauakte App oder ausgeklügelten Ordnerstruktur arbeiten: Am meisten Zeit können Sie bei der Dokumentgenerierung sparen. Und zwar indem Sie diese nervige Aufgabe effizient und einfach mit einer Bausoftware abwickeln. Wie Sie sich das in der Praxis vorstellen können, sehen wir uns am Beispiel von der digitale Bauakte Software Capmo an.

Mit Capmo nehmen Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Bauprojekt mobil auf ihrem digitalen Bauplan auf. Verschiedenste Berichte und Protokolle generieren und exportieren Sie im Anschluss per Mausklick. Stundenlanges Formatieren gehört damit der Vergangenheit an. Gleichzeitig ist die Auffindbarkeit von Informationen garantiert. Und Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite. So sorgt Capmo dafür, dass Sie Ihre Digitale Bauakte effizient und einfach pflegen können. Endlich bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche!

Diese und viele weitere Dokumente können Sie mit Capmo automatisch erstellen:

Unser Fazit: Mit einer digitalen Bauakte App machen Sie sich das Leben leichter

Durch den Einsatz einer Bausoftware machen Sie sich die Arbeit mit Ihrer Digitalen Bauakte deutlich leichter. Die mobile Dokumentation auf der Baustelle, die automatische Berichterstellung und die strukturierte Speicherung Ihrer Informationen erleichtert Ihre tägliche Arbeit als Bauleiter um ein Vielfaches. Sie sparen Zeit und Kosten, behalten stets den Überblick über den Baufortschritt und schaffen Sie Rechtssicherheit.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie die automatische Berichterstellung für die digitale Bauakte Software in der Praxis. So sieht die Baustelle 4.0 aus!

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“Dass Bestandsaufnahmen, Pläne und Protokolle in der Software festgehalten werden können, erspart uns die Arbeit im Büro und das lästige Abtippen aller Dokumente.”

“Dass Bestandsaufnahmen, Pläne und Protokolle in der Software festgehalten werden können, erspart uns die Arbeit im Büro und das lästige Abtippen aller Dokumente.”
Sebastian Zinner
Zinner Architekten Ingenieure