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Tschüss Excel! Deshalb ist es Zeit für eine Baustellen Software

Tschüss Excel! Deshalb ist es Zeit für eine Baustellen Software

16.6.2019

Hand aufs Herz: Wer hatte schon einmal einen Wutanfall bei dem Anblick von #REF! oder #N/A? Dachten Sie auch das ein oder andere Mal daran, den Job zu wechseln, während Sie immer und immer wieder die gleichen Daten, wie Baukosten oder Mängellisten, in verschiedene Tabellen einfügen mussten? Wie oft saßen Sie ratlos vor Tabellen mit endlosen Formeln, deren Ergebnisse keinen Sinn mehr ergaben? Wir haben all diese Momente schon des Öfteren erlebt. Deshalb fassten wir einen Entschluss: Auf unserer Baustelle sagen wir „Tschüss Excel, hallo Baustellen Software“! Wie wir den Umstieg gemeistert haben und wie wir unsere Baustelle ohne Excel managen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Fehlerquelle Excel

Als Excel 1985 eingeführt wurde, war es eine enorme Arbeitserleichterung. Die vielen Funktionen, die unzähligen Möglichkeiten und die bahnbrechenden Rechnungsoptionen erschienen als DIE Lösung für alle Probleme im Büro. Das Jahr 1985 ist allerdings schon 33 Jahre her. Und die Wissenschaft ist in diesen 33 Jahren große Schritte gegangen. Vor allem im Bereich des digitalen Bauens wird so viel geforscht und entwickelt, dass Bauunternehmen ein wahres Potpourri an Baustellen Software zur Verfügung steht. So sehr sie sich auch unterscheiden, haben sie eines gemeinsam: Effektiver, effizienter und einfacher in der Handhabung laufen Sie Excel mit Links den Rang ab.

“94% aller Excel Tabellen sind laut einer Studie fehlerhaft”

Falls Sie schon länger mit Excel arbeiten, ist es Ihnen bestimmt auch schon aufgefallen: Anfänglich funktionieren Excel Tabellen wunderbar. Sobald Sie jedoch mit immer mehr Informationen von immer mehr Personen gespeist werden, droht der Überblick verloren zu gehen. Schnell verwandelt sich die einst hilfreiche Tabelle in ein Datenlabyrinth, dessen Ausgang schwer bis unmöglich zu finden ist. Dass es so weit kommt, hat meist ganz einfach Gründe, die die Arbeit mit Exel zum Problem machen.

Die größten Probleme mit Excel

Ob in der Schule, während der Ausbildung oder im Laufe des Berufslebens: An irgendeinem Punkt im Leben, sind sicher auch Sie in den Genuss gekommen, Excel zu erlernen. Während die einen das Programm lieben lernten, stehen die anderen stets auf Kriegsfuß mit Excel. Doch ob Fan oder Feind lauern auf der Baustelle jede Menge Gefahrenquellen, die die Arbeit mit Excel zur Herausforderung machen.

1. Menschliches Versagen: die manuellen Fehler

Fehler machen ist menschlich. Nichtsdestotrotz können Fehler in offiziellen Firmendokumenten schwerwiegende Folgen mit sich ziehen. Betrachten wir beispielsweise die simple Funktion “Copy and Paste”, also das Ausschneiden und Einfügen von Informationen in unterschiedliche Zellen. Spätestens beim 50. “Copy and Paste” Befehl schleicht sich der Fehler ein. Ein Fehler, der dem kanadischen Elektrizitätserzeuger TransAlta 2003 schlappe 24 Millionen US-Dollar kostete. Und dieses Vorkommen ist kein Einzelfall. Auch andere große Unternehmen wie JP Morgan oder Barclays berichten von Milliardenverlusten durch Fehler in Excel Tabellen. Laut einer Studie der amerikanischen Carnegie Mellon Universität sind etwa 94% aller Excel Tabellen fehlerhaft. Dies ist vor allem auf die manuelle Eingabe von Informationen zurück zu führen.

Gerade bei großen Bauprojekten kann ein kleiner Fehler in einer Kalkulationstabelle Auswirkungen in Millionenhöhe haben. Einmal mit dem Finger ausgerutscht und schon werden die Materialkosten falsch kalkuliert oder der Bauzeitenplan gerät durcheinander. Mit einer Baustellen Software, die für die Baubranche gemacht ist, können diese Fehler umgangen werden. Einfache Bedienbarkeit, automatisierte und auf Bauprozesse abgestimmte Funktionen verringern die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler deutlich.

2. Die Kluft zwischen Excel-Profis und dem Rest der Welt

Excel kann viel. Um all diese Funktionen nutzen zu können, muss jedoch auch die Person, die die Tabelle bedient, diese Funktionen beherrschen. Es gibt viele Menschen, die dies können – jedoch auch mindestens genauso viele, auf die das nicht zutrifft. Excel Nutzer können daher generell in zwei Kategorien eingeteilt werden: Profis und der Rest der Welt. Die Kluft zwischen diesen beiden Kategorien ist gigantisch. Während die einen ihre Excel Budgetkalkulation im Schlaf durchführen, versteifen sich die anderen schon bei dem bloßen Gedanken an eine Pivot-Tabelle. Diese Kluft macht sich in der Produktivität bemerkbar: Profils erledigen Aufgaben wie im Flug; der Rest der Welt benötigt Stunden, um die Tabelle zu verstehen und mit ihr arbeiten zu können.

Excel ist ein mächtiges Tool, aber es ist alles andere als einfach und intuitiv. Indem Sie eine Baustellen Software einführen, mit der Ihre Mitarbeiter ohne großes Vorwissen arbeiten können, holen Sie Ihr gesamtes Team ins Boot und sorgen für eine bessere Zusammenarbeit im Team. Sie garantieren damit nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten sondern beugen außerdem Frust bei der Arbeit vor. Darüber hinaus zeigen Sie, dass Sie in Sachen Digitalisierung vorne mit dabei sind und steigern so Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

3. Die fehlende Bauexpertise der Hersteller

Excel hat zwar unendlich viele Möglichkeiten, ist jedoch nicht für die Baubranche ausgerichtet. Bis Sie das Programm daher für all Ihre Prozesse auf der Baustelle nutzen können, müssen Sie es erst gebrauchstauglich machen. Diese Arbeit ist extrem zeit- und vor allem nervenaufreibend. Da die Hersteller mit Ihren Problemen nicht vertraut sind, fehlt bei Fragen jegliche Unterstützung.

Bei Softwareunternehmen, die sich auf die Baubranche spezialisiert haben, sieht die Sache anders aus: Da eine Baustellen Software speziell für Ihre Probleme entwickelt wurde, weiß Ihr Anbieter, wovon Sie sprechen. Softwareunternehmen mit Expertise in Ihrem Bereich können Ihnen helfen, die Funktionen optimal auf Ihre Unternehmensprozesse abzustimmen. So erhalten Sie die Unterstützung, die Sie auch wirklich brauchen.

4. Der Mangel an Sicherheit

Die meisten Nutzer legen Excel Listen wahrscheinlich auf einem lokalen Laufwerk ab – sei es auf dem eigenen PC oder dem Unternehmensserver. Selbst wenn Sie die einzige Person sind, die Zugang zu den Dateien auf der lokalen Festplatte hat und diese vielleicht sogar passwortgeschützt sind, sind Ihre Dokumente alles andere als sicher verwahrt. Denken Sie daran, wie einfach Excel Dateien kopiert und dupliziert werden können. Abgesehen von potentiellen Hackerangriffen auf Unternehmenslaufwerke ist das Risiko hoch, dass Dokumente durch Laufwerkabstürze oder versehentliches Löschen von einem Mitarbeiter für immer verschwinden. Auch das Ausdrucken und Verwahren in Aktenschränken macht Dokumente nicht sicherer – im Gegenteil! Durch Einbrüche, Brände oder Wasserschäden können weitaus schlimmere Schäden eintreten.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die am 24.5.2018 in Kraft getretene DSGVO. Bei Verstößen gegen die Datenschutzverordnung drohen Strafen von bis zu 20 Mio. € beziehungsweise vier Prozent des Jahresumsatzes. Liegt die ausgedruckte Excel Liste der Projektbeteiligten beispielsweise auf dem Schreibtisch, kann das unangenehme Folgen haben: Die DSGVO gilt auch für Daten auf Papier.

Indem Sie eine Baustellen Software nutzen, die Ihre Daten in einer cloud-basierten Projektplattform speichert, sind Ihre Daten gemäß der strengsten Sicherheitsstandards aufgehoben. Softwareunternehmen haben im Gegensatz zu Anwenderunternehmen meist besseren Zugriff auf Ressourcen, um Daten auf professionelle Art und Weise zu sichern und schützen.

Sind Sie bereit für den Excel-Exit?

Nachdem wir uns die fünf größten Probleme in der Arbeit mit Excel Tabellen angesehen haben, ist jeder Zweifel zwecklos: Die Tage Ihrer Excel Tabellen auf der Baustelle sind gezählt. Bevor Sie jetzt aber alle Tabellen löschen, sollten Sie einmal kurz Stop drücken und die nächsten Schritte planen. Denn der Wechsel von Excel auf eine Baustellen Software passiert nicht über Nacht. Mit den richtigen Zielen, motivierten Beteiligten und einem guten Zeitplan, können Sie den Prozess jedoch beschleunigen, ohne die Übersicht zu verlieren. Dabei sollten Sie vier Schritte beachten

Wählen Sie die passende Bausoftware aus

Basierend auf der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen agiert und Projekte steuert, haben Sie individuelle Anforderungen an eine Baustellen Software. Damit das Programm diese erfüllt, überlegen Sie sich im ersten Schritt, was Ihre Baustellen Software können muss, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. So können Sie Schlüsselkriterien identifizieren, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Sobald Sie die für Sie wichtigsten Punkte identifiziert haben, gehen Sie einen Schritt weiter und prüfen, welche Programme diese Funktionen anbieten. Suchen Sie außerdem das Gespräch mit den Firmen, um zu erfahren, wie die Software zu Ihren Bedürfnissen passt. Nutzen Sie außerdem das Angebot des unverbindlichen Teste der Software, bei dem Sie das Programm selbst ausprobieren können.

Führen Sie die Software auf Ihrer Baustelle ein

Sobald Sie sich für eine Software entschieden haben, stellt sich die Frage: Wie führen Sie diese in Ihrem Unternehmen ein? Der Umstieg von einem auf den anderen Tag ist selten möglich. Stellen Sie deshalb einen Projektplan auf, der die Schritte der Einführung Ihrer Baustellen Software in Ihrem Unternehmen definiert. Beziehen Sie dabei die zukünftigen Nutzer mit ein und kommunizieren Sie mit dem Softwarehersteller. Dieser kann gezielte Einführungen für Ihre Nutzer abhalten und somit garantieren, dass alle ins Boot geholt werden. Erst wenn die Mitarbeiter das Produkt akzeptieren und im vollen Umfang einsetzen können, stiftet die Technologie einen echten Mehrwert.

Übertragen Sie Ihre Daten

Überlegen Sie sich, welche Daten von Ihren Excel Tabellen in die neue Software übertragen werden müssen. Ziehen Sie auch bei diesem Schritt Ihren Softwarehersteller zu Rate und erleichtern Sie sich so den Übergang. Nehmen Sie sich für diesen Schritt viel Zeit: Datenverlust ist sehr ärgerlich und kann in vielen Fällen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Wagen Sie nun erste Schritte in Ihrem Programm und testen Sie die neuen Funktionen.

Verabschieden Sie sich von Excel

Der Wechsel ist geglückt: Der Arbeit mit Ihrer Baustellen Software ist geglückt. Bevor Sie sich jedoch vollends von Excel verabschieden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und lassen Sie Ihre Arbeit mit Excel Revue passieren. Sagen Sie Adé zum Tabellenkalkulationsprogramm und freuen Sie sich auf die Zeit, in der Sie die Budget- und Materialkalkulation, die Baudokumentationen, das Aufgabenmanagement und all die anderen langwierigen Prozesse in Ihrem Arbeitsalltag mit Ihrer Baustellen Software schnell und einfach abwickeln. Nun sind Sie bereit: Verabschieden Sie sich von Excel und sagen Sie “Hallo” zu Ihrem einfachen und intuitiven Programm, das Ihre Arbeit deutlich verbessern wird. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen bei der Arbeit!

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“Planungsbüros erleichtern sich mit Capmo nicht nur die Bürokommunikation, sondern haben auch eine Lösung für den Fachkräftemangel in der Tasche – im wahrsten Sinne des Wortes.”

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Falk Köhler
Köhler Bauplanungen