Gratis Bauzeitenplan Vorlage zum Ausdrucken
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Gratis Bauzeitenplan Vorlage zum Ausdrucken

Bauzeitenplan: Mit unserem Tutorial zum perfekten Bauablaufplan (inkl. Excel-Vorlage)

Johanna Böllmann

Expertin Baubranche

March 8, 2021

Eine Reise ohne Planung anzutreten, ist keine gute Idee. Ebenso sollten Sie kein Bauprojekt ohne Planung beginnen. Aus diesem Grund steht am Anfang eines jeden Bauvorhabens der Bauzeitenplan. Der Terminplan hilft Ihnen, Ihre Gewerke zu koordinieren und den Ablauf im Blick zu behalten. Sowohl vertraglich als auch praktisch hat er eine hohe Relevanz im Bauablauf. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung mit Sorgfalt vorgehen. Damit Sie sofort loslegen können, haben wir uns angesehen, wie das am einfachsten klappt. Außerdem steht Ihnen eine MS Project Bauzeitenplan Vorlage zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Was ist ein Bauzeitenplan?

Der Bauzeitenplan steckt den zeitlichen Rahmen eines Bauprojekts ab. Er ist fester Bestandteil des Bauvertrags. Sinn und Zweck ist die visuelle Darstellung des Bauablaufs samt aller Aufgaben und Termine. Die Leistungen in den einzelnen Phasen werden dabei auf die einzelnen Gewerke heruntergebrochen. Außerdem hilft dieser Terminplan im Bau dabei, Ressourcen und Finanzplanung zu verknüpfen. Wird der Bauzeitenplan eingehalten, so kann das Bauprojekt theoretisch sowohl pünktlich, wie auch im vorgegebenen Kostenrahmen fertiggestellt werden. Nicht nur deshalb hat er im Bauablauf eine hohe Relevanz.

Rahmenterminplan im Bau vs. Bauzeitenplan: von grob geplant bis detailliert durchdacht

Innerhalb der Terminplanung im Bau kursieren oftmals verschiedene Begrifflichkeiten unter Bauleitern und Gewerken. Während der Bauzeitenplan bis ins Detail geht, stellt der Rahmenterminplan im Bauwesen lediglich die Grundlage dar. Zu erkennen sind in diesem Plan sowohl der Anfang- und Endtermin des Bauprojekts als auch die einzelnen Bauphasen. Wann welche Gewerke auf der Baustelle tätig sind, ist ebenfalls zu erkennen, jedoch ohne tiefer gehende Unterteilung. Weitere Details folgen mit dem Bauzeitenplan, mit welchem Sie den genauen Terminplan erstellen. Eine anschauliche Darstellung eines Rahmenterminplans im Bau ist zum Beispiel ein Balkendiagramm.

Warum ist ein Bauzeitenplan wichtig?

Das Aufstellen eines Bauzeitenplans – häufig auch Bauablaufplan, Bauterminplan, Baukalender oder Gantt Chart genannt – zählt zu den ersten Aufgaben von Architekten, Bauleitern und Co. Er hat sowohl rechtliche aus auch praktische Relevanz. Einerseits ist der Ablaufplan eine Vertragsbedingung für die Ausführung der Objektüberwachung. Demnach kann er entsprechend HOAI als besondere Leistung abgerechnet werden.

Andererseits hilft Ihnen eine Bauzeitenplan Excel-Tabelle, die einzelnen Gewerke terminlich zu koordinieren. Für die Kommunikation zwischen Bauherren und Auftragnehmern ist er sogar unerlässlich. Mit einem Blick auf den Projektplan ist dieser auf dem aktuellen Stand. Ein weiteres Plus: die interne Planung von Mitarbeitern, von täglichen Arbeitszeiten und Arbeitseinsätzen gelingt dadurch im Handumdrehen. Und Sie können schon vorab die Kosten pro Vorgang besser abschätzen.

Wann gelten die Fristen im Bauzeitenplan nach VOB als verbindlich?

Termine zu planen ist die eine Sache. Diese einzuhalten ist allerdings der weit schwerere Faktor, der Ihnen für die pünktliche Fertigstellung Ihre Bauprojekts gelingen muss. Aber warum ist das so? Eine Erklärung ist, dass der Bauablauf von vielen weiteren äußeren Umständen abhängig ist. Die zeitliche Ausführung von Bauleistungen ist dadurch kaum kalkulierbar. Sollte es aufgrund von gesellschaftlichen Entwicklungen, dem Wetter oder Personalmangel zu Behinderungen kommen, stellt sich die Frage: Wann gelten die Fristen im Bauzeitenplan nach VOB verbindlich? Hierzu lohnt sich ein Blick in die VOB/B.

Kontrollfristen und Vertragsfristen

Die VOB/B unterscheidet zwischen zwei Arten von Fristen: Kontrollfristen und Vertragsfristen. Während Vertragsfristen verbindlich sind, gelten Kontrollfristen lediglich zur Kontrolle des Bauablaufs. Der VOB-Vertrag kennt grundsätzlich nur zwei Vertragsfristen: den Baubeginn und den Fertigstellungstermin. Alle anderen Fristen aus der Terminplanung im Bauzeitenplan dienen lediglich der Kontrolle und sind nicht verbindlich. Nicht nur aus diesem Grund ist es entscheidend, dass Sie den Ablaufplan mit Bedacht erstellen. Diese Unterscheidung sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Bauzeitenplan Excel nicht vergessen!

Bauzeitenplan: Fristen einhalten dank übersichtlicher Terminplanung
Alle Fristen im Blick: Das schaffen Sie nur mit einem Bauzeitenplan.

Wie erstelle ich einen Bauzeitenplan?

Ein Bauzeitenplan wird meist auf Basis einer Tabellenkalkulation erstellt. In die Berechnung fließen die verfügbaren Ressourcen, die Leistungsphasen und -pakete, die einzelnen Arbeitsschritte und die verbindlichen Fristen mit ein. Bei der Kalkulation orientieren Sie sich am besten an den folgenden vier Schritten:

1. Projektstrukturplan (PSP)

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Bauablaufplans beginnen können, sollten Sie einen Projektstrukturplan (kurz PSP) anfertigen. In diesem werden die anstehenden Aufgabenblöcke detailliert aufgeführt. Sie gewinnen dadurch einen guten Überblick, über die benötigten Ressourcen. Der PSP bildet die Basis für die Planung des Bauprojekts und die Phasen des Bauprojekts. Er wird deshalb häufig als der „Plan der Pläne“ bezeichnet.

2. Aufgliederung und zeitliche Planung der Arbeitspakete

Im zweiten Schritt widmen Sie sich der Gliederung und der zeitlichen Planung der Aufgabenpakete. Ihrer Vorarbeit sei Dank, haben Sie diese schon für den Zeitraum des gesamten Projekts definiert. Im Projektstrukturplan finden Sie beispielsweise das grob definierte Aufgabenpaket „Innenausbau“. Für den Bauzeitenplan dröseln Sie dieses nun nach konkreten Aufgaben auf. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Aus dem Innenausbau leiten Sie möglicherweise die Montage der Rollläden und Fensterabdichtungen ab.

Sobald diese feinere Untergliederung erledigt ist, gilt es die benötigte Zeit einzuschätzen. Wie viel Zeit benötigen die einzelnen Gewerke für die Ausführung von Bauleistungen? Gehen Sie bei dieser Kalkulation mit Bedacht vor! Bei falschen Berechnungen gerät Ihr Projekt automatisch in Verzug. Doch da es in der Bauausführung neben der Qualität auch auf die Geschwindigkeit ankommt – und der Fertigstellungstermin feststeht – darf auch keinesfalls Leerlauf entstehen.

Capmo-Tipp: Falls Sie feststellen, dass Ihr Bauzeitenplan von der Vorstellung des Bauherren abweicht, sollten Sie umgehend das Gespräch suchen. So ersparen Sie sich nervige Streitigkeiten im weiteren Verlauf des Projekts.

3. Definition von Abhängigkeiten

Ein Bauprojekt ist Teamarbeit. Es gibt kaum eine Aufgabe, die nicht einer anderen vor- oder nachgelagert ist. Damit dieses Zusammenspiel reibungslos verläuft, definieren Sie im nächsten Schritt die Abhängigkeiten und Aufgaben Ihrer Projektbeteiligten. Es kann gut und gerne vorkommen, dass ein Gewerk mit voller Mannschaft auf der Baustelle steht und nicht mit der Arbeit beginnen kann. Die Abhängigkeiten bei Ihrem Bauprojekt sollten Sie sich deshalb genauestens überlegen und in Ihrem Bauzeitenplan festhalten.

Capmo-Tipp: Rufen Sie sich bei der Planung der Abhängigkeiten Ihre vorherigen Projekte ins Gedächtnis. Erinnern Sie sich an Arbeitsabläufe oder Projektpartner, die schon häufiger zu Verzögerungen geführt haben? Planen Sie an diesen Stellen unbedingt einen Puffer ein oder überlegen Sie sich gleich zu Beginn des Projekts, wie Sie diese umgehen können.

Zusammenarbeit bei der Terminplanung im Bauprojekt
Die Zusammenarbeit am Bauprojekt kann nur gelingen, wenn Abhängigkeiten klar definiert sind.
4. Erstellung des Bauzeitenplans

Sie haben die ersten drei Schritte erfolgreich abgeschlossen? Dann steht der Umsetzung Ihres Bauzeitenplans nichts mehr im Wege! Bevor Sie Ihre Gantt Diagramme nun erstellen, sollten Sie final drei Aspekte prüfen:

  • Ist jeder vorhersehbare Arbeitsabschnitt des Bauablaufs geplant?
  • Sind Monate, Wochen und Tage für den Beginn und das Ende der Arbeitsabschnitte kalkuliert?
  • Sind Abhängigkeiten der Arbeitsabschnitte und Gewerke eingeplant?

Sobald Sie alle Informationen beisammen haben, können Sie mit Ihrem perfekt strukturierten Ablaufplan loslegen. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Vom Bauzeitenplan Excel, über die Tabelle in Microsoft Project Online bis hin zu komplexen Projektmanagement Lösungen sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Für einen schnellen Effizienzgewinn ist Ihnen mit einer Projektplan Excel Vorlage geholfen. Wir haben diese für Sie schon erstellt, sodass Sie sich das Dokument nur noch downloaden müssen.

Mit MS Project zu einem gelungenen Terminplan

Um Projekte zu planen und entsprechende Projektpläne erstellen zu können, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Programme. Eine davon ist Microsoft mit MS Project.  Die Cloud-Software gehört mitunter zu den gängigsten Programmen auf dem Markt und kann mit vergleichsweise geringen Kosten pro Nutzer punkten. Im ersten Anschein mag Ihnen das Programm komplex vorkommen – aber keine Angst: Wir führen Sie Schritt für Schritt durchs Programm.

MS Project Bauzeitenplan Tutorial

Mit unserer MS Project Anleitung ist das Erstellen eines MS Project Projektplans ein Kinderspiel:

1. Projektinformationen und Vorgänge anlegen

Bevor Sie mit dem Erstellen des Projektplans für den gesamten Bauablauf starten können, müssen Sie zunächst die Projektinformationen zusammentragen. Dazu gehören unter anderem Anfangs- und Enddatum des Projekts, aber auch Informationen zu dem Bauobjekt an sich. Es gibt außerdem die Möglichkeit auch andere Mitarbeiter und Abläufe in diesem Schritt festzuhalten. Vorgänge können bereits in diesem Schritt benannt werden, wobei allerdings beachtet werden sollte,  dass spätere Meilensteine auf den Vorgangsnamen basieren. Wenn der Vorgang zum Beispiel “Fenster einsetzen” heißt, kann nach dem Vorgang der Meilenstein ”Fenster sind eingesetzt” festgehalten werden. Prinzipiell gilt dabei: In der Kürze liegt die Würze. Zu lange Namen oder Beschreibungen der Vorgänge sorgen oft nur für Unübersichtlichkeit im Bauzeitenplan.

2. Projektinhalte definieren

Neben den Projektnamen müssen natürlich auch die dazu passenden Inhalte definiert werden. Die Inhalte werden daraufhin in Phasen gegliedert. Über die Phasen kann dann auf die entsprechenden Vorgänge zurückgegriffen werden. Was sich in der Theorie etwas aufwendig anhört, funktioniert in der Praxis inzwischen einigermaßen intuitiv. Wenn Sie hier Mircosoft Projekt 2003 mit MS Projekt 2017 vergleichen, hat sich da schon einiges getan. So kann der Status jederzeit bestmöglich im Blick gehalten werden.

3. Zeiten und Meilensteine festlegen

Auch wenn die Vorgänge gut angelegt sind, heißt das noch nicht, dass der Rest wie von alleine läuft. Denn der wichtigste Part folgt noch: Das Festlegen der Meilensteine und damit der verbundenen Vorgangsdauer. Wie Sie bereits wissen, ist das Planen und Einhalten der Vorgangsdauer extrem relevant, um den Bauzeitenplan auch einhalten zu können. Nehmen Sie sich also ruhig Zeit, um die Vorgangszeiten zu definieren. Wenn ein bestimmter Vorgang abgeschlossen ist, können auch die Meilensteine mit entsprechendem Datum gesetzt werden. Das dient dazu, Vorgänge im Nachhinein entsprechend einordnen zu können. Denn ohne einen klaren Zeitpunkt, zu dem die Vorgänge abgeschlossen werden oder sollen, kann es schnell zu Verwirrungen kommen.

4. Abhängigkeiten setzen

Bei Bauprojekten ist es unumgänglich, dass unterschiedliche Prozesse und Vorgänge voneinander abhängen. Sie kennen das sicher aus der Praxis: Die Fließen können erst gelegt werden, wenn der Rohbau fertig ist und der Maler kann erst arbeiten, wenn die Wände verputzt sind. Verzögert sich auch nur ein Schritt, hinken oftmals alle anderen Vorgänge hinterher und Sie müssen versuchen die Zeit wieder aufzuholen. Um das zu vermeiden, können Sie bereits im MS Project Bauzeitenplan die Abhängigkeiten eintragen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Auswirkungen ein Verzug auf andere Vorgänge hat – und können noch früh genug reagieren.

5. Termine planen

Termine planen gehört zwar in der Regel zu den weniger anspruchsvollen Aufgaben. Sie tun sich allerdings selbst einen Gefallen, wenn Sie auch dabei Ihren Bauzeitenplan zur Hilfe nehmen. Somit erkennen Sie schnell, zu welchen Zeitpunkten Termine vereinbart werden müssen. Anhand der Meilensteine können Sie ablesen, ob eine Begehung oder Abnahme durchzuführen ist. Und dank des Terminplans sehen Sie auch direkt, wer sonst noch an diesem Prozess beteiligt ist. Also: zwei Fliegen mit einer Klappe!

So sieht unser kleines MS Project Tutorial aus! Sie werden sehen: Mit diesen Tipps, schreibt sich der Bauzeitenplan wie von selbst und sie haben in Nullkommanix alle Voraussetzungen geschaffen, um Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen.

Doch auch wenn Sie noch nicht das Gefühl haben, dass diese Art der Planerstellung die richtige für Sie ist, brauchen Sie sich keine Sorgen machen. Die gängigste Variante muss nicht zwingend die Beste für Sie und Ihre Projekte sein. Denn auch MS Project hat seine Tücken.

Mit unserem Tutorial führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Anwendung.
Die Nachteile vom MS Project Bauzeitenplan

Manchen machen die bedingten Formatierungen zu schaffen, anderen die relativ komplizierte Handhabung. Wenn Sie Ihren Bauzeitenplan mit MS Project erstellen, müssen Sie mit diesen Tücken rechnen.

  • Fehlende Mobilität: Die Microsoft Software, ist zwar eine sogenannte Cloud-Software, allerdings kann Sie nur als Desktop Version genutzt werden. Das ist besonders in der Baubranche ein Hindernis, da viel Arbeit direkt auf der Baustelle stattfindet. Das bedeutet konkret: Sie können wichtige Informationen nicht vor Ort per Tablet oder Handy festhalten, sondern müssen sich Informationen anderweitig notieren und dann im Büro in MS Project übertragen. Das ist nicht nur zeitintensiv, sondern kann einen auch oftmals den letzten Nerv rauben.
  • Komplizierte Handhabung: Obwohl MS Project auf dem Markt etabliert ist, gibt es Programme, die deutlich einfacher zu bedienen sind. Den PC anmachen und einfach loslegen funktioniert hier nämlich nur in den wenigsten Fällen. In der Regel braucht es einige Zeit um sich mit den Anwendungen vertraut zu machen. Besonders wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten und die Zeit knapp ist, kann das zu einem Problem werden. Hier raten wir Ihnen zu einer Software, die mehr Wert auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung legt!
  • Keine Verknüpfung zur Baudokumentation: Obwohl sich mit MS Project Bauzeitenpläne erstellen lassen, ist die Software nicht auf eine spezielle Branche ausgerichtet. Das merkt man vor allem dann, wenn Sie Daten von der Baustelle in den Plan übertragen müssen. Mit einer speziellen Software für die Baubranche können Sie sich das nämlich sparen. Die Daten können dort automatisch aus den Bautagebüchern in den Bauzeitenplan übernommen werden. Das ist zum Beispiel bei Verzögerungen durch Wetterbedingungen hilfreich. Damit ist Ihr Terminplan mit Hilfe der Baudokumentation immer auf dem aktuellsten Stand und Sie sparen sich lästige Zwischenschritte.

Insgesamt ist MS Project sicherlich eine Möglichkeit um Projektpläne zu erstellen, allerdings gibt es für die Baubranche Software Programme, die speziell auf Bauprojekte ausgerichtet sind. Damit Ihnen das Thema Bauzeitenplan in Zukunft so einfach wie möglich von der Hand geht, arbeiten wir mit Hochdruck daran die optimale Lösung für Sie zu finden – auf der Baustelle und im Büro. Damit Sie den Start unseres Features nicht verpassen können Sie sich jetzt für unseren kostenlosen Capmo-Newsletter anmelden. Dann können auch Sie bald Bauzeitenpläne ganz einfach und ohne viel Aufwand erstellen!

Oft vernachlässigt, aber entscheidend: Aktualisierung und Fortschreibung

Bevor Sie sich mit unserer Vorlage Ihren Bauzeitenplan erstellen, möchten wir Ihnen noch einen letzten Hinweis mit auf den Weg geben: Nach der Anfertigung des Bauzeitenplans hört die Arbeit nicht auf! Wie jeder Terminplan muss auch ein Bauablaufplan gehegt und gepflegt werden. Nicht selten beeinflussen schlechtes Wetter, Lieferschwierigkeiten und unvorhersehbare Baumängel den Zeitplan.

Reservieren Sie daher von Beginn Ihres Bauprojekts an einen wöchentlichen Termin für die Aktualisierung Ihres Bauzeitenplans. Auch diesen können Sie mit MS Project einfach in den Plan einfügen. So können Sie sicherstellen, dass der Ablaufplan immer auf dem neusten Stand ist und Ihnen ein aktuelles Bild der Baustelle und des Fortschritts liefert. Nun haben wir Sie lange genug auf die Folter gespannt: Viel Vergnügen mit unserer kostenlosen Vorlage für Ihren Bauzeitenplan!

Zuerst die Vorlage, dann die App: Testen Sie jetzt die Bauzeitenplan Software!

Eine Vorlage ist der erste Schritt in Richtung Besserung. Jedoch können Sie Ihren Bauzeitenplan sogar noch einfacher erstellen. Indem Sie mit einer Bauzeitenplan Software arbeiten, sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren Fehler bei der Bauzeitenplanung. Damit Ihnen dies einfach und intuitiv gelingt, haben wir den Capmo Bauzeitenplan entwickelt

Bauzeitenplan visuell dargestellt - digital und übersichtlich mit Capmo
Endlich einfach planen: Mit dem Capmo Bauzeitenplan.

Mit der Capmo Bauzeitenplan Software erstellen Sie Ihre Terminpläne endlich fehlerfrei und unkompliziert. Sie können direkt im Gant-Diagramm arbeiten, Ihre Gewerke kostenlos integrieren und Berichte per Klick exportieren - as PDF Export oder den Bauzeitenplan als MS Project fähige Datei.

Wie Sie die Bauzeitenplan Software in der Praxis unterstützt, probieren Sie am besten selbst aus. Sie sind herzlich eingeladen, Capmo 14 Tage gratis zu testen. Legen Sie los!

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