Baudokumentation App: Digital bauen Sie besser

Kein Bauleiter tut es gern – doch auch keiner kommt drumherum: die Baudokumentation. Eine nervige und gleichzeitig essentielle Pflicht eines jeden Bauleiters. Sinn und Zweck ist die Nachvollziehbarkeit des Bauablaufs. Konkret bedeutet das: Auch viele Jahre nach dem erfolgreichen Abschluss eines Bauprojekts müssen Sie darlegen können, wann und warum etwaige Mängel aufgetreten sind. Wer bei Rückfragen in dicken Ordnern suchen muss, hat meist schlechte Karten.

Deshalb wickeln immer mehr Bauleiter die Überwachung mit einer Baudokumentation App ab. Welche Vorteile die digitale Baustellendokumentation hat und wie Sie die richtigen Programme für Bauleiter finden, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Pflicht zur Baudokumentation: geregelt in der HOAI

Ist die Baustellendokumentation verpflichtend? Ja. Ob Sie den Bauablauf schriftlich dokumentieren, können Sie als Bauleiter oder bauleitender Architekt leider nicht selbst entscheiden: Die HOAI zwingt Sie dazu. In der Leistungsphase 8 führt die Vergabeordnung die “Dokumentation des Bauablaufs” als Grundleistung an. Wie diese erbracht werden soll, lässt die HOAI jedoch offen.

Was ist eine Baustellendokumentation?

Für Gewöhnlich stellen Bauleiter die Bau Doku mit dem Bautagebuch, Besprechungs- oder Begehungsprotokollen oder einzelnen Bautagesberichten sicher. Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Wichtig ist, dass Sie der Bau Dokumentationspflicht nachkommen. Und zwar sorgfältig. Heißt in diesem Fall: Umfassend, sorgfältig, nachvollziehbar. Ziel der Baudokumentation ist, dass während und nach Abschluss des Bauprojekts rekonstruiert werden kann, wie ein Sachverhalt abgelaufen ist. Andernfalls drohen spätestens bei der Gewährleistung harte Strafen.

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Ebenso wie bei der Form, lässt Ihnen die HOAI auch bei der Entscheidung über das “Wie” der Baudokumentation freie Hand. Aus praktischen Gründen – und einem Mangel an Alternativen – setzen Bauleiter daher seit vielen Jahren auf die altbewährten Helfer Stift und Papier. Da diese Variante jedoch zunehmend Unzufriedenheit hervorruft, arbeiten immer mehr Bauleiter inzwischen mit einer Baudokumentation App.

Wie sich die beiden Varianten unterscheiden und worin die Vor- beziehungsweise Nachteile liegen, sehen wir uns im Überblick an.

Baudokumentation mit Kamera & Diktiergerät

Wie schon im 20. Jahrhundert gehen zahlreiche Bauleiter auch heute noch mit Kamera und Diktiergerät über die Baustelle. Bauherrenwünsche, Hinweise und Gespräche werden mit Sprachaufnahmen festgehalten; Mängel mit einem Foto dokumentiert. Ergänzende Informationen notieren Bauleiter händisch auf dem Notizblock. Sobald die Arbeit auf der Baustelle abgeschlossen ist, geht’s im Büro weiter.

Um an die Nachunternehmer und Partner weitergeleitet werden zu können, müssen die Informationen zusammengefügt und digitalisiert werden. Die Nacharbeit im Baucontainer kann gut und gerne viele Stunden in Anspruch nehmen – und hat bestimmt auch bei Ihnen schon den ein oder anderen Feierabend geschluckt.

Vor- und Nachteile der analogen Baudokumentation

Während die gewohnte Arbeit mit Kamera und Diktiergerät viele Vorteile mit sich bringt, entpuppen sich bei genauerem Hinsehen auch einige Nachteile bei der händischen, analogen Baudoku.

Vorteile

Kein zusätzliches Equipment:

Die Ausrüstung, die Sie und Ihre Bauleiter für die Baustellendokumentation benötigen, ist bereits in Ihrem Büro vorhanden. Sie müssen somit nicht in zusätzliche Geräte investieren.

Altbewährte Gewohnheiten:

Wie auch in anderen Branchen, sind zahlreiche Fachkräfte am Bau leidenschaftliche Gewohnheitstiere und stehen neuen Prozessen häufig skeptisch gegenüber. Indem Sie auf die gewohnten Routinen setzen, sparen Sie sich den Stress, neue Strukturen zu etablieren.

Nachteile

Doppel-Arbeit auf Baustelle und Büro:

Wenn Sie Notizen zuerst auf der Baustelle aufnehmen, um diese anschließend händisch zu digitalisieren, haben Sie doppelten Aufwand bei einem Arbeitsschritt. Dies kostet Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern verursacht letztendlich unnötige Kosten bei jedem einzelnen Vorgang.

Ungenaue Dokumentation:

Wie oft haben Sie sich schon im Büro gefragt, wo Sie den dokumentierten Baumangel auf Ihrem Foto eigentlich gefunden haben? Bei großen Projekten haben Sie im Nachgang häufig gar keine Chance mehr Ihre Notiz zu lokalisieren. Die Folge: Ihre Baustellendokumentation wird ungenau und unvollständig.

Informationsverlust:

Unvollständig sind viele Bautagebücher nicht nur aufgrund der ungenauen Zuordnung von Daten – auch die unstrukturierte Zettelwirtschaft führt häufig zu diesem Ergebnis. Nicht selten werden Notizen auf losen Blättern festgehalten, die immer wieder im Papierchaos verloren gehen. Spätestens bei rechtlichen Rückfragen bekommen Sie die Folgen der unstrukturierten Informationsaufnahme zu spüren.

Keine Möglichkeit der Zusammenarbeit:

Auch wenn die Baudokumentation in Ihren Verantwortungsbereich fällt, arbeiten Ihre Partner aktiv mit – indem sie Aufgaben freimelden, Beweisfotos liefern oder Verzögerungen anmelden. Analog ist dies quasi unmöglich. Folglich bleiben all diese Arbeitsschritte an Ihnen hängen.

Baudokumentation App – mehr Struktur & weniger Stress

Noch vor knapp 10 Jahren waren mobile Endgeräte auf Baustellen eine Rarität. Seit längere Zeit gehören Smartphones und Tablets jedoch auf Baustellen zur Standardausstattung. Bauleiter profitieren von der digitalen Arbeitsweise ganz besonders: Dank der mobilen Endgeräte und entsprechender Baustellen Apps haben Sie die Möglichkeit, Prozesse vor Ort durchzuführen und so schneller und effizienter zu arbeiten. Zu sehen ist dies vor allem bei der Bau Doku.

Mit speziellen Baustellendokumentation Apps nehmen Bauleiter Vorgänge oder Baumängel mobil und vollständig auf der Baustelle auf. Dank der automatischen Synchronisierung mit der entsprechenden Web-Anwendung sind die Informationen unverzüglich digital für alle am Bauprojekt Beteiligten verfügbar. Sie sparen sich damit jegliche Nacharbeit im Büro, um Informationen zu digitalisieren, Fotos abzulegen oder Notizen zusammenzufügen. Gleichzeitig können Sie sich sicher sein, dass Sie alle Informationen vollständig aufgenommen haben und keine Notizblätter verloren gehen.

Vor- und Nachteile der Baudokumentation App

Wie auch die analoge Baustellendokumentation bringt auch die digitale Baudokumentation per App oder Software sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Damit Sie sich ein besseres Bild der Variante machen können, stellen wir beide gegenüber.

Vorteile Baudokumentation App

Keine Doppel-Arbeit:

Ein klarer Vorteil bei der digitalen Arbeit mit der Baudokumentation App ist die effiziente Abwicklung der Bauüberwachung. Anstatt auf der Baustelle und im Büro an einem Vorgang arbeiten zu müssen, wickeln Sie die Dokumentation in einem Schritt ab. Die Firma Zausinger GmbH hat uns kürzlich berichtet, das sie sich so knapp 75% Zeit pro Vorgang spart. Wenn Sie sich überlegen, wie viele Vorgänge Sie täglich dokumentieren, kommt da schnell eine ganze Menge zusammen.

Lückenlose Baudokumentation:

Dass Ihnen Notizblätter verloren gehen, kann Ihnen mit Ihrer Baustellendokumentation App nicht mehr passieren. Alle Informationen sind zum Zeitpunkt der Aufnahme digital gespeichert – mit Struktur und ohne Papierchaos. So haben Sie bei Rückfragen immer die passende Antwort parat.

Zusammenarbeit in Echtzeit:

Statt alle Informationen eigenständig aufzunehmen, können Sie mit Ihrer Baudokumentation App digital mit Ihren Partnern zusammenarbeiten. Abgeschlossene Aufgaben oder Ergänzungen zu einem Vorgang können diese beispielsweise selbstständig ins System eintragen – und Sie können sich auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Strukturierter Überblick über den Baufortschritt:

Viele Baumängel sind häufig ein Indiz für drohende Verzögerungen Ihres Bauprojekts. Indem Sie die Bauüberwachung digital abwickeln, behalten Sie den Überblick und können drohende Verzögerungen frühzeitig erkennen – und Ihr Bauprojekt doch noch pünktlich abschließen.

Nachteile Baudokumentation App

Mobiles Endgerät benötigt:

Um mit einer Baudokumentation App arbeiten zu können, müssen Sie ein mobiles Endgerät zur Hand haben. Die Bereitstellung dieser Ausrüstung führt zunächst zu zusätzlichen Investitionen.

Einführung neuer Prozesse:

Die mobile Bauüberwachung ist zwar kein schwieriger, jedoch trotzdem ein neuer Prozess, an den Sie und Ihre Mitarbeiter gewöhnen müssen. Nicht alle Fachkräfte stehen derartigen Veränderungen offen gegenüber.

Digitale Baudokumentation mit Software oder App?

Bei Ihrer Recherche nach Möglichkeiten, Ihr Bauprojekt digital zu dokumentieren, werden Sie auf zwei Programme stoßen: Die Baudokumentation Software und die App. Wie sich diese unterscheiden? Im Grundsatz nur in der Handhabung. Eine App für die Baudokumentation nutzen Sie auf Ihrem Smartphone – sei es Ihr Android-Gerät, Ihr Tablet oder Ihr iPhone. So können Sie Ihre Baustelle mobil und von unterwegs dokumentieren.

Eine Software hingegen verwenden Sie auf Ihrem PC. So können Sie beispielsweise Ihr Bautagebuch mit Ihrem Windows-Rechner oder Mac-Book oder Ihrem Büro-Rechner erstellen. Für die Handhabung großer Dateien bietet sich die Arbeit mit einer Baudokumentationssoftware an. Denn auf dem kleinen Smartphone Bildschirm, kann es schon mal unübersichtlich werden. Idealerweise entscheiden Sie sich für eine Baudoku-Lösung, die als App und als Software auf dem PC funktioniert. So profitieren Sie sowohl von den Vorteilen der App als auch der Baudokumentation Software.

Wenn wir uns die Vor- und Nachteile der Baudokumentation App ansehen, fällt auf, dass die Vorteile klar überwiegen.

• Digital sorgen Sie einerseits für Planungssicherheit im Bauablauf und gleichzeitig für Rechtssicherheit bei der Bauüberwachung.
• Nachweisbare Baudoku und Schlussdokumentation am Bau
• Einfachere Abnahmen, transparentes Mängelmanagement
• Positive Außenwirkung: Darüber hinaus präsentieren Sie sich Auftraggebern und auch Bewerbern gegenüber als zukunftsorientiertes und professionelles Unternehmen.
• Zeit & Kosten sparen: Da Sie die nervige Doppel-Arbeit reduzieren, sparen Sie am Ende bares Geld.

Wie die Einsparungen ausfallen können, haben wir in diesem Ratgeber beispielhaft berechnet.

Jetzt gilt es nur noch, die Software erfolgreich einzuführen! Wenn Sie sich allgemein dafür interessieren, wie Sie Software in Ihrem Unternehmen einführen können, haben wir für Sie hier einen Leitfaden zur Software-Einführung.

Schritt für Schritt zur Baudokumentation App

Damit Ihr Start mit der App für die Baudokumentation gelingt, müssen Sie bei der Einführung einige Schritte beachten. Welche das sind, sehen wir uns im Detail an.

Schritt 1: Baudokumentation App finden

Da die digitale Baustellendokumentation so viele Vorteile mit sich bringt, entwickeln immer mehr IT-Unternehmen entsprechende Lösungen. Im ersten Schritt gilt es somit, die für Sie passende Lösung zu finden. Für die Auswahl sollten Sie sich genügend Zeit lassen und alle relevanten Details unter die Lupe nehmen.

Schritt 2: Praxistest vollziehen

Sie haben sich verschiedene Programme angesehen, verglichen und vielleicht schon einen Favoriten gefunden. Nun gilt es, diesen in der Praxis zu testen. Schließlich zeigen sich die Vor- und Nachteile der meisten Programme für Baudokumentation erst im Arbeitsalltag. Viele Anbieter geben Ihnen die Möglichkeit, die jeweilige Software oder App kostenlos zu testen – manchmal eingeschränkt, in anderen Fällen in vollem Umfang.

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Baudokumentation mit Capmo können Sie beispielsweise 14 Tage gratis testen. Innerhalb dieser Zeit haben Sie Zugriff zu allen Funktionen und können diese auf Herz und Nieren testen. Dabei schließen Sie keinerlei Abo ab oder gehen andere Verbindlichkeiten ein. Sie können sich somit voll und ganz auf den Test konzentrieren.

Schritt 3: Programm einführen

Sie haben einen passenden Anbieter gefunden? Super, dann geht es nun ans Eingemachte. Damit Ihr Digitalisierungsprojekt gelingt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und Kollegen die Baustellendokumentation App Ihrer Wahl auch wirklich im Alltag einsetzen. Wie Ihnen das gelingt? Indem Sie schon Beginn an auf eine benutzerfreundliche Software mit persönlichem Kundenservice setzen.

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Wie das in der Praxis aussieht, sehen Sie am Beispiel von Capmo. Jede Firma, die sich für Capmo entscheidet, erhält von Beginn an einen persönlichen Ansprechpartner, der die späteren Nutzer bei der Einführung der Baudokumentation Software unterstützt. Damit die Einführung gelingt, begleiten wir Sie und Ihr Team im Rahmen eines persönlichen Onboardings bei den ersten Schritten.

Weitere Tipps zur erfolgreichen Einführung Ihrer Baustellendokumentation App, können Sie in diesem Ratgeber "Bausoftware einführen" nachlesen.

Baudokumentation kostenlos testen

Nachdem Sie diesen Ratgeber gelesen haben, wissen Sie nun, wie wichtig die mobile Baudokumentation ist und welche Varianten Ihnen zur Verfügung stehen. Setzen auch Sie auf eine Baudokumentation mit App und Software dann profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Wertvolle Zeit sparen

Verbringen Sie Ihre wertvolle Zeit nicht länger mit dem lästigen Nachtragen von Informationen. Mit einer Baudokumentation Software sparen Sie sich den Aufwand und können sich Ihrer eigentlichen Arbeit intensiver widmen.

Erfolgreich zusammenarbeiten

Bereiten Sie den Missverständnissen aufgrund von unvollständigen Informationen ein Ende. Denn mit einer Baudokumentation App können alle Partner an einem Ort zusammenarbeiten. So ist eine erfolgreiche Kollaboration sichergestellt.

Alle Infos an einem Ort abgelegt

Anstatt zahlreiche Daten an vielen unterschiedlichen Orten abzulegen, ermöglicht Capmo das zentrale Speichern aller Informationen. So finden Sie und Ihre Team-Kollegen schneller die Antwort bei Rückfragen.

Nun sind Sie an der Reihe: Nehmen Sie Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe und optimieren Sie Ihre Baudokumentation. Mit Capmo können Sie sich kostenlos und unverbindlich überzeugen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung – und sind bei Fragen gerne persönlich für Sie da!