Baudokumentation App: Digital bauen Sie besser

5.7.2022

Expertin Baubranche
Kein Bauleiter tut es gern – doch auch keiner kommt drumherum: die Baudokumentation. Eine nervige und gleichzeitig essentielle Pflicht eines jeden Bauleiters. Sinn und Zweck ist die Nachvollziehbarkeit des Bauablaufs. Konkret bedeutet das: Auch viele Jahre nach dem erfolgreichen Abschluss eines Bauprojekts müssen Sie darlegen können, wann und warum etwaige Mängel aufgetreten sind. Wer bei Rückfragen in dicken Ordnern suchen muss, hat meist schlechte Karten.
Deshalb wickeln immer mehr Bauleiter die Überwachung mit einer Baudokumentation App ab. Welche Vorteile die digitale Baustellendokumentation hat und wie Sie die richtigen Programme für Bauleiter finden, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Ist die Baustellendokumentation Pflicht?
Ist die Baustellendokumentation verpflichtend? Ja. Ob Sie den Bauablauf schriftlich dokumentieren, können Sie als Bauleiter oder bauleitender Architekt leider nicht selbst entscheiden: Die HOAI zwingt Sie dazu. In der Leistungsphase 8 führt die Vergabeordnung die “Dokumentation des Bauablaufs” als Grundleistung an. Wie diese erbracht werden soll, lässt die HOAI jedoch offen.
Was ist eine Baustellendokumentation?
Für Gewöhnlich stellen Bauleiter die Bau Doku mit dem Bautagebuch, Besprechungs- oder Begehungsprotokollen oder einzelnen Bautagesberichten sicher. Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Wichtig ist, dass Sie der Bau Dokumentationspflicht nachkommen. Und zwar sorgfältig. Heißt in diesem Fall: Umfassend, sorgfältig, nachvollziehbar. Ziel der Baudokumentation ist, dass während und nach Abschluss des Bauprojekts rekonstruiert werden kann, wie ein Sachverhalt abgelaufen ist. Andernfalls drohen spätestens bei der Gewährleistung harte Strafen.
Ebenso wie bei der Form, lässt Ihnen die HOAI auch bei der Entscheidung über das “Wie” der Baudokumentation freie Hand. Aus praktischen Gründen – und einem Mangel an Alternativen – setzen Bauleiter daher seit vielen Jahren auf die altbewährten Helfer Stift und Papier. Da diese Variante jedoch zunehmend Unzufriedenheit hervorruft, arbeiten immer mehr Bauleiter inzwischen mit einer Baudokumentation App.
Wie sich die beiden Varianten unterscheiden und worin die Vor- beziehungsweise Nachteile liegen, sehen wir uns im Überblick an.
Was beinhaltet die Baudokumentation?
Obwohl die Dokumentation des Bauablaufs gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es keine genauen Vorschriften oder Muster, wie sie dargestellt werden soll und welche Inhalte sie enthalten muss. In vielen Baudokumentation Apps oder Softwares können Sie sich Ihre Dokumentation daher individuell zusammenstellen.
Auf diese Weise können Sie schnell alle wichtigen Informationen zum Baufortschritt finden. Außerdem bietet eine digitale Lösung viel mehr Funktionen als ein Standardmuster auf Papier. Sie können beispielsweise Bedenken, Mängel oder Verzögerungen mit einem Klick an Ihre Kontakte senden, und der Versand wird automatisch dokumentiert.
Durch die Verwendung eines Smartphones oder Tablets zur Erfassung von Bauphasen können Sie auch das manuelle Sammeln von Informationen vermeiden und Zeit sparen.
Warum ist eine Baudokumentation sinnvoll?
Das Führen einer Baudokumentation hat weit mehr Vorteile als nur eine lästige Pflicht für die Bauleitung oder Bauausführung zu sein. Es handelt sich um einen wichtigen Baustein im Mängelmanagement, da durch die Aufzeichnungen Baumängel frühzeitig erkannt und behoben werden können. Auf diese Weise kann die Baudokumentation helfen, Bauschadenkosten zu vermeiden oder zu reduzieren.
Mithilfe eines Bautagebuchs werden alle Arbeitsphasen und Ergebnisse aufgezeichnet, sodass der gesamte Bauablauf objektiv und transparent von Dritten nachvollzogen werden kann. Dies kann insbesondere für Auftraggeber oder Bauherren von Vorteil sein. Im Falle möglicher Haftungsansprüche kann die Dokumentation als Nachweis dienen, dass wichtige Baumaßnahmen bereits durchgeführt wurden. Außerdem können Nachträge und Änderungen besser nachvollzogen und dokumentiert werden, was bei rechtlichen Auseinandersetzungen wichtig sein kann. Eine gute Baudokumentation kann also zur Vermeidung von Streitigkeiten beitragen und im Falle von Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen.
Neben den rechtlichen Vorteilen bietet die Baudokumentation auch die Möglichkeit, alle Arbeitsprozesse auf der Baustelle zu überwachen und nachhaltig zu optimieren. Durch die Einsparung wertvoller Arbeitszeit auf der Baustelle und die Senkung der Baukosten leistet die Dokumentation somit einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung eines Bauprojekts.
Baudokumentation mit Kamera & Diktiergerät
Wie schon im 20. Jahrhundert gehen zahlreiche Bauleiter auch heute noch mit Kamera und Diktiergerät über die Baustelle. Bauherrenwünsche, Hinweise und Gespräche werden mit Sprachaufnahmen festgehalten; Mängel mit einem Foto dokumentiert. Ergänzende Informationen notieren Bauleiter händisch auf dem Notizblock. Sobald die Arbeit auf der Baustelle abgeschlossen ist, geht’s im Büro weiter.
Um an die Nachunternehmer und Partner weitergeleitet werden zu können, müssen die Informationen zusammengefügt und digitalisiert werden. Die Nacharbeit im Baucontainer kann gut und gerne viele Stunden in Anspruch nehmen – und hat bestimmt auch bei Ihnen schon den ein oder anderen Feierabend geschluckt.
Vor- und Nachteile der analogen Baudokumentation
Während die gewohnte Arbeit mit Kamera und Diktiergerät viele Vorteile mit sich bringt, entpuppen sich bei genauerem Hinsehen auch einige Nachteile bei der händischen, analogen Baudoku.
Baudokumentation App – mehr Struktur & weniger Stress
Noch vor knapp 10 Jahren waren mobile Endgeräte auf Baustellen eine Rarität. Seit längere Zeit gehören Smartphones und Tablets jedoch auf Baustellen zur Standardausstattung. Bauleiter profitieren von der digitalen Arbeitsweise ganz besonders: Dank der mobilen Endgeräte und entsprechender Baustellen Apps haben Sie die Möglichkeit, Prozesse vor Ort durchzuführen und so schneller und effizienter zu arbeiten. Zu sehen ist dies vor allem bei der Bau Doku.
Mit speziellen Baustellendokumentation Apps nehmen Bauleiter Vorgänge oder Baumängel mobil und vollständig auf der Baustelle auf. Dank der automatischen Synchronisierung mit der entsprechenden Web-Anwendung sind die Informationen unverzüglich digital für alle am Bauprojekt Beteiligten verfügbar. Sie sparen sich damit jegliche Nacharbeit im Büro, um Informationen zu digitalisieren, Fotos abzulegen oder Notizen zusammenzufügen. Gleichzeitig können Sie sich sicher sein, dass Sie alle Informationen vollständig aufgenommen haben und keine Notizblätter verloren gehen.
Mit der Capmo Baudokumentation können Sie ganz einfach Aufgaben und Mängel koordinieren sowie Nachträge, Abnahmen und vieles weitere effektiv regeln und festhalten. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Capmo 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
Vor- und Nachteile der Baudokumentation App
Wie auch die analoge Baustellendokumentation bringt auch die digitale Baudokumentation per App oder Software sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Damit Sie sich ein besseres Bild der Variante machen können, stellen wir beide gegenüber.
Digitale Baudokumentation mit Software oder App?
Bei Ihrer Recherche nach Möglichkeiten, Ihr Bauprojekt digital zu dokumentieren, werden Sie auf zwei Programme stoßen: Die Baudokumentation Software und die App. Wie sich diese unterscheiden? Im Grundsatz nur in der Handhabung. Eine App für die Baudokumentation nutzen Sie auf Ihrem Smartphone – sei es Ihr Android-Gerät, Ihr Tablet oder Ihr iPhone. So können Sie Ihre Baustelle mobil und von unterwegs dokumentieren.
Eine Software hingegen verwenden Sie auf Ihrem PC. So können Sie beispielsweise Ihr Bautagebuch mit Ihrem Windows-Rechner oder Mac-Book oder Ihrem Büro-Rechner erstellen. Für die Handhabung großer Dateien bietet sich die Arbeit mit einer Baudokumentationssoftware an. Denn auf dem kleinen Smartphone Bildschirm, kann es schon mal unübersichtlich werden. Idealerweise entscheiden Sie sich für eine Baudoku-Lösung, die als App und als Software auf dem PC funktioniert. So profitieren Sie sowohl von den Vorteilen der App als auch der Baudokumentation Software.
Wenn wir uns die Vor- und Nachteile der Baudokumentation App ansehen, fällt auf, dass die Vorteile klar überwiegen.
- Digital sorgen Sie einerseits für Planungssicherheit im Bauablauf und gleichzeitig für Rechtssicherheit bei der Bauüberwachung.
- Nachweisbare Baudoku und Schlussdokumentation am Bau
- Einfachere Abnahmen, transparentes Mängelmanagement
- Positive Außenwirkung: Darüber hinaus präsentieren Sie sich Auftraggebern und auch Bewerbern gegenüber als zukunftsorientiertes und professionelles Unternehmen.
- Zeit & Kosten sparen: Da Sie die nervige Doppel-Arbeit reduzieren, sparen Sie am Ende bares Geld.
Wie die Einsparungen ausfallen können, haben wir in diesem Ratgeber beispielhaft berechnet.
Jetzt gilt es nur noch, die Software erfolgreich einzuführen! Wenn Sie sich allgemein dafür interessieren, wie Sie Software in Ihrem Unternehmen einführen können, haben wir für Sie hier einen Leitfaden zur Software-Einführung.
Schritt für Schritt zur Baudokumentation App
Damit Ihr Start mit der App für die Baudokumentation gelingt, müssen Sie bei der Einführung einige Schritte beachten. Welche das sind, sehen wir uns im Detail an.
Schritt 1: Baudokumentation App finden
Da die digitale Baustellendokumentation so viele Vorteile mit sich bringt, entwickeln immer mehr IT-Unternehmen entsprechende Lösungen. Im ersten Schritt gilt es somit, die für Sie passende Lösung zu finden. Für die Auswahl sollten Sie sich genügend Zeit lassen und alle relevanten Details unter die Lupe nehmen.
Schritt 2: Praxistest vollziehen
Sie haben sich verschiedene Programme angesehen, verglichen und vielleicht schon einen Favoriten gefunden. Nun gilt es, diesen in der Praxis zu testen. Schließlich zeigen sich die Vor- und Nachteile der meisten Programme für Baudokumentation erst im Arbeitsalltag. Viele Anbieter geben Ihnen die Möglichkeit, die jeweilige Software oder App kostenlos zu testen – manchmal eingeschränkt, in anderen Fällen in vollem Umfang.
Baudokumentation mit Capmo können Sie beispielsweise 14 Tage gratis testen. Innerhalb dieser Zeit haben Sie Zugriff zu allen Funktionen und können diese auf Herz und Nieren testen. Dabei schließen Sie keinerlei Abo ab oder gehen andere Verbindlichkeiten ein. Sie können sich somit voll und ganz auf den Test konzentrieren.
Schritt 3: Programm einführen
Sie haben einen passenden Anbieter gefunden? Super, dann geht es nun ans Eingemachte. Damit Ihr Digitalisierungsprojekt gelingt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und Kollegen die Baustellendokumentation App Ihrer Wahl auch wirklich im Alltag einsetzen. Wie Ihnen das gelingt? Indem Sie schon Beginn an auf eine benutzerfreundliche Software mit persönlichem Kundenservice setzen.
Wie das in der Praxis aussieht, sehen Sie am Beispiel von Capmo. Jede Firma, die sich für Capmo entscheidet, erhält von Beginn an einen persönlichen Ansprechpartner, der die späteren Nutzer bei der Einführung der Baudokumentation Software unterstützt. Damit die Einführung gelingt, begleiten wir Sie und Ihr Team im Rahmen eines persönlichen Onboardings bei den ersten Schritten.
Weitere Tipps zur erfolgreichen Einführung Ihrer Baustellendokumentation App, können Sie in diesem Ratgeber "Bausoftware einführen" nachlesen.
Baudokumentation kostenlos testen
Nachdem Sie diesen Ratgeber gelesen haben, wissen Sie nun, wie wichtig die mobile Baudokumentation ist und welche Varianten Ihnen zur Verfügung stehen. Setzen auch Sie auf eine Baudokumentation mit App und Software dann profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Wertvolle Zeit sparen
Verbringen Sie Ihre wertvolle Zeit nicht länger mit dem lästigen Nachtragen von Informationen. Mit einer Baudokumentation Software sparen Sie sich den Aufwand und können sich Ihrer eigentlichen Arbeit intensiver widmen.
Erfolgreich zusammenarbeiten
Bereiten Sie den Missverständnissen aufgrund von unvollständigen Informationen ein Ende. Denn mit einer Baudokumentation App können alle Partner an einem Ort zusammenarbeiten. So ist eine erfolgreiche Kollaboration sichergestellt.
Alle Infos an einem Ort abgelegt
Anstatt zahlreiche Daten an vielen unterschiedlichen Orten abzulegen, ermöglicht Capmo das zentrale Speichern aller Informationen. So finden Sie und Ihre Team-Kollegen schneller die Antwort bei Rückfragen.
Nun sind Sie an der Reihe: Nehmen Sie Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe und optimieren Sie Ihre Baudokumentation. Mit Capmo können Sie sich kostenlos und unverbindlich überzeugen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung – und sind bei Fragen gerne persönlich für Sie da!
Starten Sie jetzt rechtssicher zu dokumentieren!
Mit Capmo dokumentieren Sie Ihren Bauablauf vollständig & rechtssicher – und das bei minimalem Aufwand. Starten Sie jetzt Ihren 14-Tage Test und überzeugen Sie sich selbst – 100% kostenlos und mit allen Funktionen.
Ja, das will ich ausprobieren!