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Digitale Prüfprotokollen: So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite

Digitale Prüfprotokollen: So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite

25.2.2021

Ob bei der Inbetriebnahme von neuen Maschinen oder der Installation von Bauelementen: Um die Sicherheit garantieren zu können, das Unfallrisiko zu minimieren und Schäden vorzubeugen müssen elektrische Anlagen geprüft werden. Dass Sie dieser Pflicht nachgekommen sind, bestätigen Sie mit einem entsprechenden Protokoll – im besten Fall mit einem digitalen Prüfprotokoll. Warum die elektronische Variante des Berichts Ihnen im Zweifel enorme Probleme vom Hals halten kann und wie Sie ein solches erstellen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Diese Rechtsnormen müssen Sie kennen

Ob Sie Ihre elektronischen Anlagen prüfen, können Sie nicht selbst entscheiden: Sie sind vom Gesetzgeber gezwungen. Dieses Mal helfen uns weder die HOAI noch die VOB. Die rechtlichen Grundlagen finden Sie in diversen Regelwerken, darunter die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) und den Betreiberpflichten der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Was und wann Sie diese Prüfungen vornehmen müssen, erfahren Sie ebenso mit Blick in die Regelungen. Welche rechtlichen Bestimmungen Sie im Kopf behalten sollten? Wir verschaffen uns einen Überblick!

DGUV V3: Pflicht zur Prüfung elektrischer Anlagen

Laut DGUV V3 (auch bekannt als BGA V3 Prüfprotokoll) sind Sie als Unternehmer verpflichtet, den Zustand Ihrer elektrischen Anlagen und Betriebsmittel zu verschiedenen Zeitpunkten zu prüfen.

  • Vor der ersten Inbetriebnahme
  • Vor der Wiederinbetriebnahme nach Änderungen oder Instandsetzungen
  • In definierten, regelmäßigen  Zeitabständen

Die Prüfung muss dabei durch eine Elektrofachkraft oder unter der Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft geschehen. Ähnliche Richtlinien finden Sie auch in der Betriebssicherheitsverordnung. Apropos..

BetrSichV §14

Auch § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) beinhaltet eine Regelung zu einer sorgfältigen Prüfung Ihrer Anlagen und Maschinen. Der Paragraph geht sogar noch weiter: So sind Sie verpflichtet, jegliche “Arbeitsmittel, deren Sicherheit von den Montagebedingungen abhängt, vor der erstmaligen Verwendung von einer zur Prüfung befähigten Person prüfen zu lassen.” Außerdem verlangt der $14 BetrSichV, dass Sie jegliche Ergebnisse schriftlich festhalten. Diesen Zweck erfüllt das Prüfprotokoll.

VDE 0701 – 0702 Prüfprotokoll

Nähere Bestimmungen über das “Wie” Ihrer Prüfungen am Bau finden Sie in VDE VDE 0701 – 0702. Die DIN Normen regeln die Anforderungen an die Prüfung nach der Instandsetzung oder Änderung elektrischer Geräte. Auch für Wiederholungsprüfungen elektrischer Geräte finden Sie nähere Bestimmungen.

Prüfprotokoll VDE 0113

Eine weitere Norm, über die Sie im Zusammenhang mit digitalen Prüfprotokollen mit Sicherheit stolpern werden, ist die VDE 0113. Diese verpflichtet Sie dazu, Ihre elektrisch betriebenen Maschinen in regelmäßigen Abständen gemäß DGUV V3 zu prüfen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erläutert die Norm DIN VDE 0113 genauer.

Deshalb führt kein Weg an Prüfprotokollen vorbei

Nachdem wir uns die verschiedenen Normen angesehen haben, steht fest: An rechtlichen Grundlagen für die Prüfung elektrischer Anlagen mangelt es nicht. Während das “Ob” der Begutachtungen somit klar geregelt ist, findet sich in den Verordnungen jedoch keinerlei Hinweise auf das “Wie”. In $14 BetrSichV steht zwar, dass Sie die Prüfung dokumentieren müssen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erfahren Sie in der Regelung jedoch nicht. Wir raten Ihnen dringend, auf digitale Prüfprotokolle zu setzen. Und verraten Ihnen gerne, warum.

Ihre Vorteile digitaler Prüfprotokolle

Digitale Prüfprotokolle erstellen Sie statt mit Stift und Klemmbrett mit einer entsprechenden App. Sie können hierfür beispielsweise auf eine Due Diligence Management Software zurückgreifen. Oder Sie beschaffen sich eine Bausoftware mit integrierter Berichtsfunktion. Im Gegensatz zur Due Diligence Management Software hat diese den Vorteil, dass Sie mit nur einem Programm alle wichtigen Prozesse des Baumanagements abwickeln können – und von diversen Vorteilen profitieren.

Falls Sie schon mit einer Bausoftware arbeiten, sind diese Informationen nichts Neues für Sie. Falls nicht, sollten Sie jetzt besonders gut hinhören (oder sehen). Denn wer seine Prozesse mit einer digitalen Anwendung durchführt, darf sich auf vielfältige Vorteile freuen.

Wertvolle Zeit und Kosten sparen

Den Feierabend in Büroarbeit investieren? Das kann Ihnen mit einer Bausoftware nicht passieren. Das digitale Programm nimmt Ihnen Doppel-Arbeit und administrative Tätigkeiten ab, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Capmo-Nutzer sparen beispielsweise durchschnittlich 5 Stunden Zeit pro Woche und Bauleiter. Wie sich das auf Ihre Bilanz auswirkt, können Sie sich selbst ausrechnen.

Instandhaltungstermine im Blick behalten

Die Prüfung Ihrer Anlagen ist nur der erste: Sicherzustellen, dass diese auch künftig immer Instand sind, der zweite Schritt einer effektiven Objektüberwachung. Diesen erleichtern Sie sich mit digitalen Prüfprotokollen ungemein. Anstatt anstehende Termine in einem Notizbuch einzutragen, vermerken Sie diese in Ihrer App, die Sie zeitnah vor Ablauf an die Frist erinnern. So behalten Sie Ihre Instandhaltungstermine jederzeit im Blick.

Weniger Fehler dank Automatisierungen

Wie oft standen Sie schon vor dem Problem, dass Sie Informationen durcheinander gebracht oder Daten nicht richtig zugeordnet haben? Das kann Ihnen mit digitalen Prüfprotokollen nicht mehr passieren! Eine Due Diligence Management Software und andere digitale Programme ermöglichen Ihnen eine automatische Verknüpfung Ihrer Daten – intelligent und zuverlässig. Informationschaos gehört damit der Vergangenheit an.

Capmo Screenshot: Export-Funktion von Prüfberichten
Mit Capmo können Sie individuelle Berichte per Klick exportieren.

Vollständige Datengrundlage dank vorgefertigter Vorlagen

Wie oben bereits angedeutet, können Sie mit digitalen Prüfprotokollen nicht nur Ihre Kontrollen im Nachgang dokumentieren: Sie können auch vorab digitale Checklisten erstellen, um sicherzustellen, dass Sie am Tag der Tage keine Daten vergessen. Und sollten bald mal wieder eine Prüfung nach DGUV V3 anstehen, können Sie die letzte Prüfung ganz einfach als Vorlage nehmen und so eine vollständige Datengrundlage sicherstellen.

Alle Daten zentral an einem Ort gespeichert

Fotos auf der Digitalkamera, Notizen im Notizbuch? Wenn Informationen an verschiedenen Orten abgelegt sind, ist Datenchaos nicht weit. Indem Sie auf digitale Prüfprotokolle setzen, müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen. In Anwendungen wie einer Due Diligence Management Software sind alle Infos an einem Ort abgelegt. Weder in die Ablage noch in die Suche nach Daten müssen Sie dann viel Zeit investieren.

Legen Sie los! Prüfprotokolle erstellen mit Capmo

Sie sehen: Digitale Prüfprotokolle bringen einige Vorteile mit sich. Gleiches gilt für alle anderen Prozesse auf der Baustelle und im Büro. Ob Baudokumentation, Bautagebuch oder Bauzeitenplan: Indem Sie digital arbeiten, sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und bauen rechtssicher.

Vielleicht denken Sie nun: “Das mag sein – aber dafür muss ich schon wieder ein neues Programm lernen.” Mit Capmo können Sie sich von diesem Gedanken verabschieden! Wir haben unsere Bausoftware so entwickelt, dass Sie ohne lange Einarbeitungszeiten sofort loslegen können. Doch wir können Ihnen viel erzählen! Überzeugen Sie sich am besten selbst. Sie sind herzlich eingeladen, Capmo 14 Tage kostenlos zu testen. Wenn Sie dabei Fragen haben, sind wir jederzeit erreichbar. Denn Capmo ist mehr als nur Software: Wir sind der digitale Partner an Ihrer Seite!

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“Mit dem Ticket-System geht die Informationsaufnahme nebenbei und es bleibt mehr Zeit für die Details.”

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Grigory Budnitzy
MBN GmbH