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VOB Abnahmeprotokoll Muster: Gratis Vorlage für die Abnahme von Bauleistungen

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Auf der sicheren Seite: Mit dem VOB-Abnahmeprotokoll-Muster sind Sie rechtssicher unterwegs.

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June 5, 2022

Die Bauabnahme und das VOB Abnahmeprotokoll sind wichtige Meilensteine in jedem Bauprojekt. Jedoch sind sie mindestens so gefährlich wie wichtig. Das klare „Ja“ zum Zustand der Baustelle hat empfindliche rechtliche Folgen: Nach § 12 Absatz 6 VOB/B geht mit der Abnahme nach VOB beispielsweise die Gefahr der Leistung auf den Auftraggeber über. Außerdem wird die Vergütung fällig und die Beweislast kehrt sich um.

Für viele dieser Leistungen sind Sie als Bauleiter verantwortlich. Deshalb macht sich bei der VOB Abnahme ein standardisiertes Vorgehen mit einem Bauabnahmeprotokoll bezahlt. Wie Sie dabei vorgehen, sehen wir uns in diesem Ratgeber an. Außerdem steht Ihnen ein VOB Abnahmeprotokoll Vordruck kostenlos zum Download zur Verfügung.

Die Bauabnahme in VOB und BGB

Die Abnahme von Werkleistungen ist sowohl im BGB (§ 640 BGB) als auch in Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen geregelt. Wie auch beim Bauvertrag, der Gewährleistung oder der Schlussrechnung finden sich auch bei der Bauabnahme große Abweichungen in den Gesetzbüchern.

Abnahme von Bauleistungen nach BGB

Seit der Baurechtsreform Anfang 2018 regelt das BGB nicht mehr nur Kauf- und Werkverträge, sondern auch Bauverträge. Die Bauabnahme richtet sich nach § 640 BGB. Demzufolge gilt eine Leistung als abgenommen, wenn der „Besteller“ (Bauherr, Auftraggeber) die bestellte Sache „in der Hauptsache billigt“. Das bedeutet: Er erkennt an, dass die Beschaffenheit des Werks der vertraglichen Vereinbarung entspricht. Damit gilt der Werkvertrag als erfüllt und der Unternehmer (Auftragnehmer) wird aus seinen Erfüllungspflichten entlassen.

Bauabnahme nach VOB/B

Für eine genauere Regelung der Bauabnahme lohnt sich ein Blick in die VOB. In §12 VOB/B wird die Abnahme wesentlich eingehender geregelt als im BGB. Damit ein VOB Abnahmeprotokoll wirksam wird, muss die Vergabeordnung jedoch gültig sein. Was das bedeutet? Der Bauvertrag muss auf der Rechtsgrundlage der VOB/B aufgesetzt sein. Nur dann gilt im Fall der Abnahme am Bau §12 VOB/B und nicht §640 abs 2 im bürgerlichen Gesetzbuch BGB.

Dabei sollten Sie es aber nicht belassen! Prüfen Sie genau, welche Bestimmungen der VOB/B Sie übernehmen wollen. Und welche nicht. So lohnt es sich beispielsweise, im Bauvertrag zusätzlich die Notwendigkeit einer förmlichen Bauabnahme zu vereinbaren. Diese ist die einzige der 3 Arten der Abnahme nach VOB, die ein Baustellen Abnahmeprotokoll verlangt.

Die Arten der Bauabnahme

Ziel der Bauabnahme ist es, dass beide Parteien sich einigen: Die Leistung ist wie gefordert erfüllt. Das warum wäre damit geklärt. Über das Wie lässt die VOB die Vertragsparteien entscheiden. So sind im Baurecht fünf Arten der Bauabnahme bekannt: die förmliche Bauabnahme, die ausdrücklich erkläre Abnahme die konkludente Abnahme, die fiktive Abnahme und die Teilabnahme.

Arten der Bauabnahme nach VOB
Die Arten der Bauabnahme im Überblick.
Die förmliche Bauabnahme

Treu nach dem altbewährten Prinzip „Wer schreibt, der bleibt“ ist die förmliche Abnahme die gängigste Variante am Bau. Diese Art der Abnahme wird in einem gemeinsamen Termin des Auftraggebers und Auftragnehmers erteilt. Das Ergebnis wird dabei in Form eines Bauabnahmeprotokolls festgehalten. Ob es sich dabei um ein einfaches oder ein VOB Abnahmeprotokoll handelt, ist den Vertragsparteien überlassen.

Damit eine förmliche Abnahme erfolgen kann, muss diese im Bauvertrag vereinbar sein. Ist dies der Fall, so kann keine andere Form der Bauabnahme gefordert werden. Die einzige Ausnahme: Sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber verzichten einvernehmlich auf die förmliche Abnahme. In diesem Fall kann auch eine konkludente oder ausdrückliche Abnahme erfolgen.

Die ausdrückliche Bauabnahme

Ähnlich wie bei der förmlichen wird auch bei der ausdrücklichen Bauabnahme schriftlich erklärt, dass das Bauwerk so angenommen wird. Das Wort „Abnahme“ muss dabei jedoch nicht unbedingt vorkommen. Laut §12 Abs.1 VOB genügt es für die ausdrückliche Bauabnahme, dass der Auftraggeber die Leistung absegnet. Welche Worte er dafür verwendet, bleibt ihm überlassen. Auch ein bayerisches „basst scho“ oder ein switzerdütsch „iiverschtande“ erfüllen die Anforderungen.

In der Flexibilität der ausdrücklich erklären Abnahme liegt jedoch auch ihre Gefahr. Wissen Sie 5 Jahre später noch, dass sich dieses „ok“ auf eine Abnahme bezogen hat? Das Risiko ist groß, dass die gemeinsamen Verhandlungen im Nachgang falsch interpretiert werden – und Sie schlussendlich ohne Abnahme dastehen. Deshalb empfehlen wir Ihnen dringen, das Ergebnis dieser gemeinsamer Verhandlung schriftlich niederzulegen. Oder Sie entscheiden sich von vorne herein für die rechtssichere förmliche Abnahme.

Die konkludente oder stillschweigende Abnahme

Bei der förmlichen und der ausdrücklichen Abnahme müssen Sie aktiv bestätigen, dass Sie eine Leistung anerkennen. Bei der konkludenten Abnahme genügt ein sogenanntes „schlüssiges Verhalten“. Wenn Sie beispielsweise alle Rechnungen vorbehaltlos begleichen, das Werk benutzen oder das Bauwerk veräußern, kann der Auftragnehmer laut der VOB davon ausgehen, dass Sie das Werk abgenommen haben.

Da diese Art der Absprache für alle Parteien ein immenses Risiko mit sich bringt, kommt sie in der Realität kaum zur Anwendung. Die einzige Ausnahme: Sie haben die förmliche Abnahme vergessen. Wurde kein offizieller Termin für die Abnahme vereinbart oder dieser versäumt, das Werk aber schon in Anspruch genommen, so geht der Gesetzgeber von einer konkludenten Abnahme aus.

Das BGB erkennt eine konkludente Abnahme nicht an. Diese kann nur in einem VOB-Vertrag in Anspruch genommen werden.
Die fiktive Abnahme

Während bei den ersten drei genannten Formen tatsächlich eine Abnahme vorgenommen wird, ist bei der fiktiven Abnahme das Gegenteil der Fall. Diese Art der Abnahme nach VOB erfolgt beispielsweise nach Fristablauf. Wenn Sie zu spät auf die Fertigstellungsmitteilung reagieren, greift §12 Absatz 5 VOB/B und Sie haben eine fiktive Abnahme abgegeben. Laut der VOB/B ist der Auftraggeber verpflichtet das vertragsgemäß hergestellte Werk nach 12 Werktagen abzunehmen.

Um solchen Szenarien von Beginn an vorzubeugen, gibt es eine einfache Lösung: Vereinbaren Sie eine förmliche Abnahme im Bauvertrag! Und bestehen Sie auf ein Baustellen Abnahmeprotokoll. Damit gehen beide Vertragspartner hinsichtlich Gewährleistungsfristen und der Mängelbeseitigung auf Nummer sicher! Und Sie sparen sich im Streitfall über Mängel oder wegen Vertragsstrafen die Kosten eines Sachverständigen.

Vorsicht: Am 1. Januar 2018 wurde die Rechtslage der fiktiven Abnahme aktualisiert. So wird die fiktive Abnahme bei Benennung von mindestens eines Mangels trotz Fristablaufs ungültig.

Rechtssicherheit mit einer lückenlosen Baudokumentation
Tausende Gewährleistungsfristen bei im Blick zu haben, ist schlichtweg unmöglich.
Die Teilabnahme

Bei der Teilabnahme wird nicht das gesamte Werk, sondern – wie es der Name schon vermuten lässt – lediglich ein Teil abgenommen. Grundsätzlich hat der Auftragnehmer nach § 12 Abs. 2 VOB und §641 Abs.1 S.2 BGB Anspruch auf eine Teilabnahme, sobald einzelne Leistungsteile wie Fenster und Türen fertiggestellt sind. Dieses Vorgehen ist aber in den seltensten Fällen nur im Interesse des Auftraggebers. Warum? Eine Teilabnahme hat die gleichen rechtlichen Konsequenzen wie eine Abnahme des gesamten Bauwerkes. Der Start der Verjährungsfrist fällt dabei besonders ins Gewicht: Bei mehreren Teilabnahmen müssten Sie die Frist eines jeden einzeln abgenommen Teils im Auge behalten. Dass dies nahezu unmöglich ist, erklärt sich von selbst.

Laut §12 Absatz 2 VOB/B hat der Auftragnehmer aber das Recht auf eben diese Teilabnahme. Daher gilt auch hier: Schließen Sie als Auftraggeber mögliche Teilabnahmen bereits bei der Vereinbarung des Bauvertrags aus. Auch das ist Ihr gutes Recht im Rahmen der allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Vorsicht: Teilabnahme ist nicht gleich Zustandsfeststellung! Eine Teilabnahme ist jedoch nicht mit der Zustandsfeststellung nach §4  Absatz 10 VOB/B zu verwechseln. Diese stellt den Zustand von Leistungsteilen fest, die bei der finalen Abnahme nicht mehr explizit geprüft werden. Dies ist beispielsweise bei Leitungen und Rohren der Fall. Auch wenn diese später nicht mehr begutachtet werden können, wird meist eine vorherige Abnahme verlangt.

Unser Tipp: Vereinbaren Sie die förmliche Abnahme

Wenn wir uns diese drei Varianten im Überblick ansehen, fällt auf: Nur die förmliche Abnahme ist für beide Parteien auch auf dem Papier verbindlich. Es ist die einzige Variante, bei der die Ergebnisse vollständig werden schriftlich festgehalten. Sowohl Auftragnehmern als auch -gebern verschafft die förmliche Bauabnahme Rechtssicherheit für den weiteren Bauablauf.

Im Interesse von Auftraggeber und Auftragnehmer

Die förmliche Abnahme erfolgt nach der Fertigstellung einer Bauleistung und wird meist vom Auftragnehmer eingefordert. Warum? Der Auftragnehmer holt sich damit die Bestätigung ein, dass er seine Leistung ordnungsgemäß erbracht hat. Werden nach der förmlichen Abnahme noch Mängel entdeckt, so gehen diese aufs Konto des Auftragnehmers.

Da sie so viele rechtliche Folgen nach sich zieht, muss die förmliche Abnahme lückenlos dokumentiert sein. Von der Aufforderung via schriftlicher Mitteilung über die Terminvereinbarung bis zur letztendlichen Abnahme der Leistungen ist jeder Schritt festzuhalten. Ein Baustellenbesuch mit einem formlosen „Passt“ gilt nicht als förmliche Abnahme. Die Prüfung muss an einem festgesetzten Termin stattfinden, bei dem beide Parteien anwesend sind. Kann der Besteller die Abnahme nicht durchführen, so muss er einen Vertreter bevollmächtigen. Auch etwaige Baumängel sind keine Ausrede, um die förmliche Bauabnahme abzusagen – im Gegenteil!

Verbindlich trotz Mängel & Abwesenheit

Sie wissen, dass die Bauabnahme aufgrund von wesentlichen Mängeln derzeit nicht möglich ist? Oder haben Vorbehalte wegen bekannter Mängel? Vereinbaren Sie trotzdem eine förmliche Abnahme! Schon unter der Angabe mindestens einen Mangels können Sie die Abnahme verhindern. Entscheidend ist einzig und allein die Tatsache, dass der Auftraggeber die Leistung nicht ordnungsgemäß erbracht hat und die Beschaffenheit des Werkes nicht der gewünschten entspricht.

Machen Sie Ihre Position offiziell klar und kommunizieren Sie eindeutig gegenüber dem Ersteller des Werks, dass die Abnahme ausgeschlossen ist. Teilen Sie diesem außerdem mit, dass Sie das hergestellte Werk abnehmen, sofern alle Mängel beseitigt sind. Auch wenn sich dies in die Länge ziehen kann: Warten Sie ab! Wenn Werkteile in Benutzung genommen wurden, ist häufig keine förmliche Abnahme mehr möglich – und Sie haben bei Mängeln schlechte Karten.

Das Abnahmeprotokoll VOB

Wenn eine förmliche Abnahme von Bauleistungen vereinbart wird, muss diese im Rahmen einer gemeinsamen Begehung von Auftraggeber und Bauleiter, Architekt oder Ingenieur erfolgen. Um sicherzustellen, dass jedes kleine Detail geprüft wird, dokumentieren die Parteien die Bauabnahme mit einem Abnahmeprotokoll.

Diese Inhalte gehören ins Abnahmeprotokoll

Damit ein Abnahmeprotokoll auch als solches anerkannt wird, muss es diese Informatinen enthalten:

  • Grundlegende Daten zum Bauprojekt: Auftraggebers, Auftragnehmer, Vertragsnummer
  • Maßnahme, die mit diesem Abnahmeprotokoll geprüft wird.
  • Hinweis zur Form der Abnahme. Handelt es sich um eine Teilabnahme oder die Endabnahme?
  • Tag, Datum und Teilnehmer an der Abnahmeverhandlung
  • Vertraglich vereinbarte Fristen
  • Festgestellte Mängel samt vereinbarter Beseitigungsfristen
  • Vorbehalte wegen Mängel und wegen Vertragsstrafe
  • Minderungen für nicht zu beseitigende Mängel
  • Weitere Informationen wie beispielsweise die Bestätigung, dass die VOB Mängelanzeige verschickt wurde, Einwendungen des Auftragnehmers oder der vereinbarte Termin zur Mängelbeseitigung
Rechtliche Fakten zum Bauabnahmeprotokoll

Als Auftraggeber sollten Sie die Bauabnahme keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen – ebenso wenig wie das Abnahmeprotokoll! Denn die Bauabnahme hat rechtliche Konsequenzen für Sie und den Ablauf Ihres Projekts. Nach der Abnahme der Leistungen geht die Gefahr auf Sie über. Gleiches gilt für die Beweislast bei Mängeln, die Sie erst nach der Abnahme entdecken. Außerdem beginnt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche. Auch die Zahlung wird fällig. Nach §4 Absatz 5 VOB/B war vor der Abnahme der Leistungen noch Ihr Auftragnehmer für den Schutz vor Diebstahl und Beschädigung zuständig. Nach der Bauabnahme ist dies Ihre Aufgabe.

Vergessen Sie nicht, das Abnahmeprotokoll per Unterschrift von allen Parteien bestätigen zu lassen und per E-Mail zu versenden! So gehen Sie bei Rückfragen sicher, dass jeder der schriftlichen Dokumentation zugestimmt hat und auf dem aktuellen Stand ist.

Was passiert nach der Abnahme?

Sie können bestätigen, dass die Beschaffenheit des Werkes der gewünschten entspricht? Dann spricht nichts dagegen, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Mehr noch: Sie sind sogar dazu verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk anzuerkennen. Sofern Sie die Abnahme nicht verweigert haben, treten unverzüglich die oben genannten Rechtsfolgen ein.

Entdecken Sie hingegen wesentliche Mängel können Sie als Besteller die Abnahme nach VOB verweigern. Aber Vorsicht: Diese Entscheidung schützt Sie zwar vor den Rechtsfolgen der Abnahme. Sie fordert Ihren Auftragnehmer jedoch noch nicht dazu auf, die Mängel zu beheben. An dieser Stelle kommt die Mängelanzeige in Spiel.

Abnahme verweigert: So geht’s weiter
Laut § 12 Absatz 3 VOB/B gilt: „Wegen wesentlicher Mängel kann die Abnahme bis zur Beseitigung verweigert werden.“

Auch wenn es Auftraggeber gerne so hätten: Wegen jedem kleinsten Mangel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Entscheidend ist, ob ein wesentlicher oder ein unwesentlicher Mangel vorliegt. Ab wann ein Mangel als wesentlich gilt, ist eine Einzelfallentscheidung. Die Beurteilung muss im Verhältnis zu dem gesamten Bauwerk gefällt werden. Das Fehlen einer Fußbodenleiste bei einem Millionenprojekt wäre beispielsweise ein unwesentlicher Mangel. Aufgrund eines solchen Baumangels kann die Abnahme der Leistungen nicht verweigert werden.

Wenn Sie bei der Abnahme noch wesentliche Baumängel entdecken, haben Sie das gute Recht, die Abnahme abzulehnen.

In aller Regel können Sie aber von einem wesentlichen Mangel ausgehen, wenn die Gebrauchstauglichkeit nicht gegeben ist. Oder, wenn das Werk nicht den anerkannten Regeln der Technik entspricht. Rein optische Mängel sind kein Grund, die Abnahme zu verweigern – es sei denn, sie weichen extrem von der vereinbarten Beschaffenheit des Werks ab. Oder sie sind extrem auffällig wie eine falsche Wandfarbe. Wichtig: Halten Sie sowohl wesentliche als auch unwesentliche Mängel in Ihrem Bauabnahmeprotokoll fest.

Stellen Sie eine Mängelanzeige!

Wenn Sie die Abnahme aufgrund mindestens eines Mangels verweigert haben, sollten Sie Ihren Auftragnehmer in Form einer VOB Mängelanzeige auffordern, diesen Mangel zu beheben. Welche Inhalte eine Mängelanzeige nach VOB beinhalten muss und wie sich solche von einer Mängelrüge nach dem BGB unterscheidet erfahren Sie in unserem Ratgeber zur VOB Mängelanzeige. Dort steht Ihnen außerdem ein Mängelanzeige Muster zum Download zur Verfügung.


Hier geht’s direkt zur VOB Mängelanzeige.

Ihre nächsten Schritte: Erst Abnahmeprotokoll Muster-Vorlage sichern und dann digitalisieren

Für manchen Bauleiter wird die Bauabnahme zum Stolperstein. Dies hat oft ganz banale Gründe. Kein fester Abnahmetermin, ein fehlendes Abnahmeprotokoll oder ein unübersichtliches Mängelmanagement sind beliebte Hürden. Stolpersteine wie diese sind häufig Ergebnisse einer unübersichtlichen Papierdokumentation, langer Kommunikationswege und Überstunden im Büro. Um diese Alltagsprobleme zu beseitigen, dokumentieren Sie Ihr Bauprojekt am besten schon von Beginn an strukturiert und übersichtlich. Hierbei hilft Ihnen unsere kostenloses Abnahmeprotokoll Muster – zumindest für den Moment.

Wenn Sie langfristig erfolgreiche Abnahmen sicherstellen möchten, raten wir Ihnen, diese digital abzuwickeln. Sie stellen so nicht nur sicher, dass Sie alle relevanten Daten an einem Ort speichern: Sie vermindern außerdem Ihren Aufwand und reduzieren Stress.

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Schritt 1: Digitale Bauabnahme reduziert Aufwand & Stress

In vielen Fällen läuft die Bauabnahme wie folgt ab: Sie gehen mit dem Notizblock bewaffnet über die Baustelle und schreiben fleißig alles Wichtige mit. Um die Daten zu verdeutlichen, machen Sie noch ein paar Aufnahmen für die Fotodokumentation. Zurück im Büro müssen Sie alle Informationen händisch in das Abnahmeprotokoll übertragen. Erst dann können Sie es an Ihre Partner zur Unterschrift verschicken. Ganz schön viele Schritte für einen eigentlich simplen Prozess.

Einfacher und effizienter gelingt die Bauabnahme digital. Sie nehmen so alle Daten direkt mobil auf und sparen sich jegliche Nacharbeit im Büro. Zusätzlich generieren Sie jegliche Berichte und Protokolle per Mausklick. Und dank der digitalen Kollaborationsmöglichkeiten sind Ihre Partner automatisch im Boot. Als Capmo-Kunde können Sie außerdem Ihre individuelle Vorlage ins System laden. So bringen Sie das beste aus beiden Welten zusammenbringen und erstellen Ihr VOB konformes Abnahmeprotokoll per Mausklick.

VOB Abnahmeprotokoll erstellen mit Capmo Baumanagement Software
Digital dokumentiert erstellen Sie Ihr VOB Abnahmeprotokoll in Sekunden.
Schritt 2: Strukturiertes Mängelmanagement sichert Abnahmeerfolg

Die Abnahme der Bauleistung wird meist erst am Ende eines Projekts fällig. Daher tendieren viele Bauleiter und Geschäftsführer dazu, diesen Tagesordnungspunkt ganz weit nach hinten auf der To-Do Liste zu schieben. Wir empfehlen Ihnen jedoch: Sorgen Sie schon jetzt dafür, dass Sie bei Ihrer nächsten Abnahme nichts im Weg steht. Dies gelingt Ihnen mit einem strukturierten Mängelmanagement.

Wenn Sie schon im Bauablauf stets über offene Aufgaben und Mängel im Bilde sind, droht bei der Abnahme keine Überraschung. Gleichzeitig können Sie vorweisen, was bereits erledigt wurde. Sollte Ihr Auftraggeber bei der Abnahme doch noch auf einen Mangel stoßen, so können Sie mit Ihrer Bausoftware direkt eine Mängelliste generieren und diese an Ihre Partner weiterleiten. So steht einem erfolgreichen Projektabschluss nichts mehr im Weg.

Nun sind Sie mit den wichtigsten Tipps und Tricks zum Abnahmeprotokoll VOB vertraut. Außerdem wissen Sie, wie Sie Ihre Prozesse in einem zweiten Schritt noch besser machen können – nämlich digital. Sichern Sie sich jetzt Ihre Abnahmeprotokoll VOB Muster-Vorlage (Word) kostenlos und optimieren Sie Ihre Bauabnahme!

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