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Gebäudedokumentation Checkliste: Jetzt gratis herunterladen!

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June 1, 2022

“Wer schreibt, der bleibt”: Das gilt auch bei der Gebäudedokumentation. Gemäß der HOAI sind Sie dazu verpflichtet, den Bauablauf vollständig festzuhalten. Dies sollten Sie allerdings nicht nur als lästige Pflicht ansehen, weil das Recht Sie dazu zwingt: Bei gerichtlichen Streitigkeiten hilft Ihnen eine sorgfältige Dokumentation handfeste Beweise zu liefern. Doch wie können Sie den enormen Aufwand, der damit einher geht, minimieren? Mit einer Gebäudedokumentation Checkliste! Unsere Schritt für Schritt Anleitung vereinfacht diesen Prozess enorm. Das Beste: Sie können diese einfach kostenlos herunterladen und müssen sich ab heute keine Sorgen mehr machen, dass Sie wichtige Daten vergessen.

Die Gebäudedokumentation: Eine lästige Pflicht zum eigenen Schutz

Wie bereits erwähnt, zählt die Gebäudedokumentation laut HOAI zu den Grundleistungen der Objektüberwachung in der Leistungsphase 8. Auf den ersten Blick eine lästige Pflicht, sollten Sie dabei nicht vergessen, welche Vorteile eine rechtssichere Gebäudedokumentation Ihnen liefert. Bevor wir auf diese Vorteile näher eingehen, klären wir zuerst ein paar grundlegende Fragen.

Was ist eine Gebäudedokumentation?

Die Gebäudedokumentation lässt sich auf Basis der jeweiligen Entwicklungsphase des Bauwerks in 2 Arten unterteilen: Die Bau- und die Nutzungsgebäudedokumentation. Wie die Namen der beiden Dokumentationsarten schon sagen, befindet sich bei Ersterem das Gebäude noch im Bauprozess, während bei Zweiterem das Bauobjekt schon in Betrieb ist. Eine logische Ableitung davon ist, dass auch die Dokumentation in den verschiedenen Stadien des Gebäudes unterschiedliche Anforderungen erfüllen muss. Während bei der Objektdokumentation in der Bauphase Fragen rund um die Planung, Technik und Sicherheit im Vordergrund stehen, beschäftigt sich die Dokumentation während der Nutzung mit dem Ertrag und der Wirtschaftlichkeit des Gebäudes.

Wann wird die Objektdokumentation im Bauablauf relevant?

Schon bei der ersten Idee für Ihr Bauprojekt, gewinnt die Gebäudedokumentation an Relevanz. Denn wie heißt es so schön: Vorsorge ist besser als Nachsorge. Wer bereits in der Vorbereitungsphase alle Informationen an einem Ort sammelt und speichert, dem ist ein erfolgreicher Abschluss des Bauwerks gewiss. Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand der groben Schritte eines typischen Bauprojekts, welche Herausforderungen bei der Gebäudedokumentation aufkommen können:

Welche Zielsetzung hat die Gebäudedokumentation?

Nachdem die Ausführungsphase erfolgreich abgeschlossen und das Bauwerk fertiggestellt ist, erfolgt die Übergabe an den Eigentümer zur Inbetriebnahme. Die Gefahr bei diesem Wechsel ist, dass relevante Daten zum Bauprojekt verloren gehen können, wenn während dem Bauablauf nicht sauber dokumentiert wurde. Eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation kann diesen Informationsfluss von der Bau- in die Nutzungsphase deutlich verbessern und so unnötige Schäden durch eine falsche Instandhaltung, Pflege oder einen fehlerhaften Betrieb vorbeugen.

Insbesondere bei der Nutzung des Gebäudes ist eine vollständige Dokumentation zwingend erforderlich. Die Komplexität der neue Bauwerke nimmt von Jahr zu Jahr zu und damit einhergehend auch die Gebäude- und Anlagentechnik. Je hochwertiger die Technik, desto flexibler kann sich diese an die Ansprüche eines neuen Nutzers anpassen. Durch die Schnelllebigkeit und den rasanten Fortschritt in der heutigen Zeit, ist es keine Seltenheit, dass ein Gebäude in das Eigentum oder den Besitz einer anderen Person wechselt. Aufgrund Dessen ist eine stets aktuelle und lückenlose Dokumentation der Anlagentechnik und des Objekts unabdingbar.

Mit welchen Folgen müssen Sie bei lückenhafter Dokumentation rechnen?

Auch wenn es viele gerne so hätten: Architekten oder Ingenieure können es sich leider nicht aussuchen, ob sie während der Ausführungsphase alle Vorgänge rund um den Bauablauf und das Gebäude dokumentieren. Aus dem Architekten- beziehungsweise Ingenieurvertrag ergeben sich konkrete Dokumentationspflichten. Sie übernehmen gemäß der HOAI die Aufgaben des Auftraggebers und sind als Bauleiter für die systematische Zusammenstellung aller Unterlagen, die das Bauwerk beschreiben, verantwortlich.

Im schlimmsten Fall müssen Sie als Architekt oder Ingenieur, zivil-, straf- oder öffentlich-rechtlich haften, wenn Sie Ihrer Dokumentationspflicht zum Beispiel beim Brandschutz nicht nachgekommen sind. Konkret bei brandschutzrechtlichen Verfahren drohen oftmals hohe Bußgelder. Aber auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen im Rahmen des Mängel- oder Nachtragsmanagement können hohe zusätzliche Kosten entstehen. Ohne handfeste Beweise durch eine saubere Gebäudedokumentation haben Sie hier schlechte Karten, die Verhandlungen zu gewinnen.

Auch um die Wirtschaftlichkeit und den Wert eines Gebäudes nachweisen zu können, kommen Sie an einer lückenlose Dokumentation nicht vorbei. Spätestens beim Verkauf des Gebäudes wird der neuen Eigentümer eine Einschätzung über die Rentabilität des Objekts sehen wollen. Eine fehlende Gebäudedokumentation wird sich somit negativ auf den Kaufpreis auswirken und den tatsächlichen Wert des Objekts mindern. Das möchten Sie sicherlich vermeiden!

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Erleichtern Sie sich die Arbeit mit einer Gebäudedokumentation Checkliste.

Gebäudedokumentation richtig durchführen

Mit einer ordnungsgemäßen Gebäudedokumentation können Sie sich so manchen Ärger ersparen. Doch wie stellen Sie sicher, dass diese beim Bau, der Inbetriebnahme oder Wartung des Gebäudes fachgerecht durchgeführt wurde? Hier finden Sie Tipps, wie Sie bei der Gebäudedokumentation effektiv vorgehen und alle Informationen übersichtlich festhalten.

Welche Inhalte sollen schriftlich festgehalten werden?

Eine vollständige Objektdokumentation macht Ihren Auftrag von der 1. Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber bis zur Nutzung und Verwertung des Gebäudes nachvollziehbar. Damit dies gelingt, sollten diese Punkte enthalten sein:

Gebäudedokumentation in der Bauphase:
  • Bau- und Ausstattungsbeschreibung
  • Alle zeichnerischen Darstellungen: Pläne und Grundrisse
  • Kostenberechnungen inkl. Veränderungen, Mehrkosten und Genehmigungen
  • Zusammenstellung aller Verträge, Termine, Fristen und Protokolle
  • Behinderungsanzeigen und deren Bewertung
  • Bautagebuch und Bauzeitenplan
  • Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter und Maschinen
  • Nachtrags- und Mängelmanagement
Dokumentation beim Gebäudemanagement:
  • Zuständigkeiten und Übertragungen von Aufgaben
  • Mietverträge
  • Versicherungen
  • Pläne wie Grundrisse, Schnitt- und Fassadenpläne, Haustechnik, Flächennachweise und kubische Berechnungen
  • Rentabilitätsberechnungen
  • Technische Unterlagen
  • Garantiescheine
  • Mängelmanagement
  • Grundlegende amtliche Dokumente zur Immobilie wie Kaufvertrag, Katasterplan und Grundbuchauszug
  • Wartungs- und Prüfpläne
  • Baubewilligungsunterlagen
  • Schließpläne
  • Baubeschreibung mit Beschreibung der Baumaterialien
  • Investitionen in die Immobilie
  • Service-Verträge für Elektrik Heizung und andere Verzeichnisse von Handwerkern
Manuelle Dokumentation mit Diktiergerät & Kamera

Fakt ist: Bei der Gebäudedokumentation, sei es während der Bauphase oder beim Gebäudemanagement, müssen zahlreiche Punkte und Dokumente geprüft und festgehalten werden. Oftmals dokumentieren Bauleiter auch heute noch mit Diktiergerät und Kamera Vorgänge auf der Baustelle oder halten Bauherrenwünsche oder Besprechungen händisch auf einem Notizblock fest. Sobald Sie von der Baustelle zurück im Büro sind oder die Besprechung abgeschlossen ist, heißt es dann: Notizen vom Block in eine digitale Datei übertragen. Eindeutig: Doppelter Arbeitsaufwand, der Sie einiges an Zeit kostet.  

Nicht nur die Doppelarbeit, sondern auch die Ungenauigkeit und der mögliche Verlust von Informationen sind deutliche Nachteile der manuellen Dokumentation. Sie kennen es bestimmt: Nach der Objektbegehung sitzen Sie vor Ihrem Computer, um die Notizen zu digitalisieren oder Fotos von Mängel zuzuordnen, und fangen an zu grübeln. Welches Bild gehört nochmal zu welcher Notiz und wo haben Sie nochmal den Baumangel entdeckt? Hinzu kommt, dass frei gestaltete Notizen nur schwer nachvollziehbar sind und dadurch die Beweiskraft leidet. Die Verwendung einer Gebäudedokumentation Checkliste kann hier Abhilfe schaffen.

Die schnelle Lösung mit der Gebäudedokumentation Checkliste

Eine handfeste Objektdokumentation braucht Struktur und Systematik. Andernfalls ist das Risiko groß, dass wichtige Dokumente oder Informationen vergessen werden. Ein effektives Instrument ist dabei eine Gebäudedokumentation Checkliste. Mit dieser stellen Sie eine gleichbleibende Qualität des Prozess sicher. So haben Sie bei Rechtsstreitigkeiten nachvollziehbare Beweise und Dokumente zur Hand, mit denen Sie mögliche Vorwürfe von sich weisen können. Eine Gebäudedokumentation Checkliste erleichtert es Ihnen zudem den Überblick über alle notwendigen Dokumente und Informationen zu behalten. Dadurch haben Sie den Kopf wieder für andere Aufgaben frei.

Wir haben für Sie zwei kostenlose Gebäudedokumentation Checklisten erstellt, mit denen Sie zum einen die Vorgänge während der Bauphase und zum anderen das Gebäudemanagement lückenlos dokumentieren. Sie können sich die Vorlage beliebig oft für jedes Bauprojekt oder jede Immobilie kopieren. Am besten hacken Sie die Punkte ganz einfach digital in der Gebäudedokumentation Checkliste ab. Damit minimieren Sie den Papierkram und sorgen für eine übersichtlichere und effizientere Arbeitsweise. Laden Sie sich unsere Checklisten für die Objektdokumentation gratis herunter und überzeugen Sie sich selbst.

Gebäudedokumentation App: nachvollziehbar & rechtssicher

Sie können die Gebäudedokumentation mit einem digitalen Tool noch effizienter gestalten. Wie? Indem Sie dazu einfach eine ganzheitliche Baumanagement App wie Capmo nutzen. Digitale Notizen bringen einige Vorteile mit sich.

Digitales Bautagebuch

Mit unserem digitalen Bautagebuch gehen keine Informationen mehr verloren. Automatisierte Funktionen helfen Ihnen dabei die aktuellen Wetterdaten oder die beteiligten Subunternehmer mit nur einem Klick hinzuzufügen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit enorm und Sie können am Ende eines Bauprojekts auf ein vollständiges und nachvollziehbares Bautagebuch zurückgreifen.

Automatische Berichterstellung auf einen Klick

Profitieren Sie zusätzlich von der automatischen Berichterstellung. Capmo erleichtert Ihnen auch diese nervige und zeitfressende Aufgabe. Mit nur einem Klick können Sie rechtssichere und individuelle Berichte sowie Protokolle exportieren und diese sofort an Ihre Kollegen und Projektpartner weiterleiten.

Mobile Baudokumentation

Dank Capmo können Sie direkt von der Baustelle oder unterwegs die Dokumentation von Mängeln vornehmen. Das Hinzufügen von nachträglichen Hinweisen im Büro ist auch kein Problem mehr und Sie sparen sich die mühselige Doppelarbeit beim Übertragen Ihrer Notizen. Und das Beste: Mit der Filterfunktion finden Sie auch blitzschnell die Informationen zum jeweiligen Vorgang wieder.

Nachvollziehbare Absprachen

Stellen Sie mit Capmo eine einheitliche Informationsbasis sicher, indem Sie alle Besprechungen, Bauherrenwünsche und Abstimmungen an einem Ort sammeln und direkt über die Chatfunktion laufen lassen. So machen Sie den vielen verschiedenen Kommunikationskanälen ein Ende und haben die gesamte Kommunikation an einem Ort. Darüber hinaus sind die Abstimmungen in einer qualitativ hochwertigen Baumanagement Software wie Capmo auch noch datenschutzkonform gespeichert.

Diese genannten Vorteile sind nur ein Bruchteil von dem, was Ihnen eine ganzheitliche Baumanagement Software wie Capmo liefern kann. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Capmo 14-Tage kostenlos, unverbindlich und mit allen Funktionen.

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