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Gratis Hausverwaltung Excel

Hausverwaltung Excel Muster: Mehr Struktur in der Gebäudeverwaltung

Johanna Böllmann

Expertin Baubranche

March 5, 2021

Unter dem Begriff “Facility Management” sind sämtliche Prozesse im Rahmen des Betriebs und der Verwaltung von Gebäuden zusammengefasst. Hierzu zählt unter anderem die Hausverwaltung. Von Buchhaltung bis zur Wirtschaftsplanung: Dabei den Überblick zu behalten, ist keine leichte Aufgaben. Sie möchten die administrativen Tätigkeiten mit möglichst wenig Aufwand abwickeln? Dann sichern Sie sich jetzt unsere Hausverwaltung Excel kostenlos! Wie diese Sie im Alltag unterstützt sehen wir uns jetzt an!

Facility Management: ein vielseitiger Bereich

Ähnlich wie die Bau- oder Projektleitung ist auch das Facility Management ein Bereich, der viele Aufgabengebiete umfasst. Konkret wird darunter eine Vielzahl von Disziplinen und Dienstleistungen zusammengefasst, die darauf abzielen, die Funktionalität, den Komfort, die Sicherheit und die Effizienz einer Umgebung zu gewährleisten. Im Fokus können entweder Gebäude und Gelände, Infrastruktur oder Immobilien stehen. Je nach Kernbereich sprechen Experten von Hard oder Soft Facility Management. Worin sich diese unterscheiden?

Hard FM befasst sich mit den physischen Anlagen wie Sanitäranlagen, Heizung und Kühlung, Aufzüge.

Soft FM konzentriert sich auf Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden, wie Hausmeisterdienste, Mietbuchhaltung, Catering, Sicherheit, Grünflächenpflege.

Wenn wir nun alle diese Faktoren in einen Topf werfen, lassen sich 8 Kernsegmente des Facility Managements identifizieren.

  • Betrieb und Instandhaltung
  • Kommunikationsmanagement
  • Notfallmanagement und Business Continuity
  • Umweltverantwortung und Nachhaltigkeit
  • Gastfreundschaft
  • Menschliche Faktoren und Ergonomie
  • Projektleitung
  • Immobilien- und Liegenschaftsmanagement

Ein Aufgabengebiet, das Berührungspunkte mit vielen dieser Kernsegmente hat, ist die Hausverwaltung.

Die Bedeutung der Hausverwaltung im Gebäudemanagement

Eigentümer von mehreren Mietobjekten werden höchstwahrscheinlich professionelle Hilfe bei der Verwaltung der Immobilie benötigen. Hier kommen Hausverwalter ins Spiel. Auch wenn diese Aufgabe häufig von spezialisierten Unternehmen übernommen wird, müssen Facility Manager diese auf dem Schirm haben – und vor allem die Kontrolle behalten.

Wie funktioniert eine Hausverwaltung?

Hausverwalter kümmern sich um alles, was täglich in einer Mietwohnung anfällt. Sie sollten sich in der Immobilienbranche auskennen, in der das Objekt vermietet wird, wie Gewerbeimmobilien oder Wohnungen. Die Hausverwaltung sorgt außerdem dafür, dass die Ziele des Eigentümers erreicht werden, indem er die Miete, die Mieter, die Instandhaltung, die Budgets und die Aufzeichnungen über das Mietobjekt verwaltet. Sie müssen sich außerdem mit staatlichen und nationalen Gesetzen in Bezug auf die rechtlichen Methoden zur Überprüfung von Mietern, Handhabung von Kautionen, Beendigung von Mietverträgen, Durchführung von Zwangsräumungen und Einhaltung von Sicherheitsstandards für Immobilien auskennen.

Hausverwaltung versus Immobilienmakler

Aus den oben aufgeführten Gründen verlangen einige Länder von Hausverwaltern, dass sie lizenzierte Immobilienmakler sind. Wenn dies der Fall ist, muss ein Immobilieneigentümer einen Makler beauftragen, um sicherzustellen, dass seine Immobilie legal verwaltet wird. In manchen Ländern müssen Hausverwalter auch als Immobilienmakler lizenziert sein, während in anderen keine Lizenzierung erforderlich ist. Zusätzlich zur Lizenzierung haben Immobilienverwalter unterschiedliche Spezialisierungen und Erfahrungen.

Die Kernaufgaben der Hausverwaltung

Hausverwalter stellen unter anderem sicher, dass verantwortungsbewusste Mieter das Objekt bewohnen, Zahlungen pünktlich eingehen, Budgets eingehalten werden und das Mietobjekt ordnungsgemäß gewartet wird. Die Kernaufgabengebiete sehen wir uns nochmal genauer an.

Festsetzung der Miete

Die Festsetzung der Miete ist eine grundlegende Aufgabe eines jeden Vermieters. Daher ist dies eine der häufigsten Aufgaben, die ein Vermieter an eine Hausverwaltung weitergibt. Der Hausverwalter setzt wettbewerbsfähige Mietpreise fest, um Mieter für das Objekt zu gewinnen. Dies geschieht in der Regel durch eine Umfrage unter vergleichbaren Objekten in der Umgebung – dies sollte auch mindestens einmal jährlich geschehen, um für Mieter attraktiv zu bleiben.

Beschaffung und Verwaltung der Mieteinnahmen

Der Hausverwalter richtet auch ein System für den Einzug der Miete von den Mietern ein. Um einen optimalen Cashflow zu gewährleisten, legt er einen Einzugstermin fest, um sicherzustellen, dass die monatlichen Ausgaben für die Immobilie bezahlt werden können, und setzt die Richtlinien für Säumnisgebühren strikt durch.

Überprüfung der Mieter

Die Auswahl und Verwaltung von Mietern ist eine weitere Kernaufgabe eines Hausverwalters. Der Hausverwalter kann an der Suche und Auswahl von potenziellen Mietern beteiligt sein, er kümmert sich um die täglichen Beschwerden und Instandhaltungsprobleme und kümmert sich um den Auszug von Mietern und um Zwangsräumungen.

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Hausverwalter müssen viele Prozesse und viele Parteien im Blick behalten.

Wer übernimmt die Hausverwaltung?

Je nach Objekt sind verschiedene Fachkräfte mit der Hausverwaltung vertraut. Nicht nur zwischen dem Typ der Immobilie, sondern auch zwischen den Nutzungsarten ergeben sich bei genauerem Hinsehen deutliche Unterschiede.

Gewerbliche Immobilienverwalter sind auf gewerblich genutzte Immobilien spezialisiert. Diese Verwalter können sich gut mit Industriegebäuden oder Verwaltungsräumen auskennen.

Verwalter von Mehrfamilienhäusern sind daran gewöhnt, Einrichtungen wie Wohnkomplexe zu verwalten. Diese Spezialisten müssen über gute Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und die Fähigkeit zur Deeskalation von Situationen verfügen, sowie die üblichen Aufgaben eines Hausverwalters erfüllen.

Hausverwalter für Einfamilienhäuser arbeiten für Immobilieninvestoren, die ihre Anlagen halten und sie für zusätzliche Einnahmen vermieten. Diese Art von Investoren kaufen in der Regel Häuser in Gegenden, in denen es eine hohe Fluktuation von Wohnungen gibt, wie z. B. in einer Militärgemeinde.

Sie stellen Hausverwaltungen ein, um sicherzustellen, dass alle Facetten der Immobilie behandelt werden und der Wert erhalten bleibt, während die Immobilie bewohnt wird.

Wie Sie den Überblick behalten? Hausverwaltung Vorlage Excel kostenlos sichern!

Wir haben uns nun mit den wichtigsten Aufgaben in der Hausverwaltung vertraut gemacht und einen Überblick über die Rechte und Pflichten verschafft. Zurecht denken Sie sich jetzt vielleicht: Kein Wunder, dass Hausverwalter über diese vielen To-Dos den Überblick verlieren. Aber damit ist jetzt Schluss! Wir haben eine Hausverwaltung Excel Vorlage erstellt, die Sie bei den wichtigsten Prozessen unterstützt. Wie Sie von dem Muster profitieren?

Keine Informationen mehr vergessen

Die Wirtschaftsplanung auf dem PC, die Infos für die Instandhaltung im Notizbuch? So sieht keine strukturierte Datenbasis aus. Indem Sie mit einer praktischen Vorlage arbeiten, sammeln Sie alle Daten in einem einheitlichen System – und beugen Informationsverlust vor. Deshalb unser Tipp: Sichern Sie sich unsere Hausverwaltung Excel Vorlage kostenlos und starten Sie durch!

Zeit sparen bei der Dokumentation

Wenn es bei Begehungen, Absprachen oder Prüfungen schnell gehen muss, fehlt häufig die Zeit für Details. Mit unserer Hausverwaltung Excel Vorlage kommen Sie trotzdem nicht in Bedrängnis: Denn da Sie vorab bereits definiert haben, welche Informationen Sie benötigen, können Sie sich vor Ort komplett auf die Datenaufnahme konzentrieren.

Berichte per Klick

Damit die Bauherren, Projektentwickler und Immobilienverwalter wissen, wie es um ihre Projekte steht, müssen bestimmt auch Sie regelmäßig Bericht erstatten. Anstatt diese Reportings mühevoll händisch zu erstellen, können Sie sich auch dabei auf Ihre Vorlage verlassen. Die Formatierung haben wir bereits in der Hausverwaltung Excel Vorlage für Sie vorgenommen, sodass Sie Ihre Daten nur noch im passenden Format exportieren müssen.

Legen Sie los! Sichern Sie sich jetzt Ihre Hausverwaltung Excel kostenlos und optimieren Sie Ihre Prozesse im Rahmen der Hausverwaltung.

Noch mehr Zeit und Nerven sparen Sie mit einer CAFM Software. Wie das gehen soll? Schauen wir genauer hin!

Deshalb brauchen Sie eine Facility Management Software

Ob beim technischen, infrastrukturellen oder kaufmännischen Facility Management: Wer bei der Verwaltung von Gebäuden und Anlagen effiziente Prozesse etablieren möchte, kommt an entsprechenden CAFM Systemen nicht vorbei. Ähnlich wie bei der Baudokumentation, beim Mängelmanagement oder der Bauzeitenplanung können Sie mit den digitalen Programmen Ihre administrativen Prozesse vereinfachen, sodass Sie mehr Zeit für die Aufgaben haben, auf die es am Ende ankommt. Von welchen Vorteilen Sie profitieren?

Operative Unterstützung in Facility Management Prozessen

Eine CAFM Software ist Ihr praktischer Helfer bei jeglichen operativen Prozessen der Gebäudeverwaltung. Indem Sie Ihre Daten auf einer zentralen Plattform speichern und dort mit Ihren Partnern zusammenarbeiten, ermöglicht das Programm einen papierlosen und effizienten Betrieb von Gebäuden.

Weg vom Bauchgefühl, hin zu fundierten Entscheidungen

Besonders sehr erfahrene Facility Manager (übrigens gilt das auch für Architekten, Bauleiter oder Geschäftsführer) verlassen sich selbst bei den wichtigsten Entscheidungen nach wie vor auf ihr Bauchgefühl. Ob das wirklich nachhaltig ist? Klare Sache: Ist es nicht! Mit einer Gebäudemanagement Software machen Sie damit Schluss. Eine CAFM Lösung hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen treffen, indem Sie Maßnahmen datenbasiert ableiten und Ergebnisse verfolgen können.

Einsparpotenziale erkennen

Das oberstes Ziel eines jeden Manager oder Projektleiter ist die Reduktion von Kosten. Indem Sie Ihre Daten zum Gebäudemanagement in Ihrem Notizbuch speichern, können Sie nicht erkennen, wo Potenziale zur Kostenreduktion schlummern. Mit einer Facility Management Software bringen Sie Transparenz in Ihre Kosten! In einem zentralen CAFM System gespeichert, können Sie die einzelnen Posten analysieren und Einsparpotenziale identifizieren.

Erst 2019 hat ULTIMO neue Funktionen für das Facility Management veröffentlicht.
Automatisierung zeitraubender Prozesse

Sei es die Büroablage oder die Steuererklärung: Manchmal führt kein Weg an nervigen, administrativen Tätigkeiten vorbei. In anderen Fällen, wie Kontrollgängen, technischen Prüfungen oder Dokumentationen, können Sie sich die Arbeit erleichtern. Eine CAFM Software unterstützt Sie dabei, indem sie repetitive Prozesse automatisiert und Sie so Zeit und Ressourcen sparen.

Alle Prozesse in einem CAFM System

Viele nutzen eine Hausmanager App, andere ein Ticketsystem. Facility Management ist vielseitig: Und so sind des auch die Programme, die dieses Feld zu verbessern versuchen. Anstatt auf viele einzelne Programme zu setzen, holen Sie sich mit einer CAFM Software ein integriertes Tool für die wichtigsten Prozesse im Bereich des Gebäudemanagements. Ebenso wie bei der Bauleitung profitieren Sie dann von einer gesammelten Datenablage, verknüpften Prozessen und einer erfolgreichen Plattform in einer zentralen digitalen Umgebung.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Bauprozesse!

Nicht nur beim Facility Management profitieren Sie von digitalen Prozessen: Auch bei jeglichen Aufgaben rund um das Baustellenmanagement machen Sie sich das Leben mit einer entsprechenden Software leichter. Mit Capmo können Sie jegliche Bauprozesse von der Dokumentation über das Mängelmanagement bis hin zur Bauzeitenplanung in einem zentralen Programm abwickeln. Da alle Daten an einem Ort gespeichert und vernetzt sind, behalten Sie den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen. Ein entscheidender Vorteil ist die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Partnern: Da Sie diese kostenlos zu Ihren Projekten einladen können, gehören Missverständnisse aufgrund von fehlenden Informationen der Vergangenheit na. Schauen Sie am besten selbst ins Programm und testen Sie Capmo in der Praxis!

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