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Planverwaltung Software: So sparen Sie Zeit im Planmanagement!

Planverwaltung Software: So sparen Sie Zeit im Planmanagement!

17.10.2022

Eine gute Planung allein reicht für die erfolgreiche Ausführung und Fertigstellung einer Bauleistung nicht aus. Vielmehr ist auch während des gesamten Bauprozesses ein geschickter Umgang mit dem Plan gefragt. Welche Rolle das Planmanagement im Bauwesen konkret einnimmt und wie digitale Lösungen für mehr Effizienz sorgen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Noch dazu halten wir für Sie ein Beispiel für eine passende Planverwaltung Software bereit, die Sie gratis testen können.


Planmanagement Bauwesen: Wissenswertes auf einen Blick

Auf der Baustelle sorgt ein gutes Planmanagement für einen reibungslosen Bauablauf. Die typischen Herausforderungen heutiger Bauprojekte haben den Anspruch an die Planverwaltung erhöht. Wir bringen den Status quo auf den Punkt und definieren, wie ein effektives Management aussehen kann.

Die Bedeutung des Planmanagements im Bauablauf

Zwar werden Bauvorgänge zu Beginn detailliert geplant, doch sind diese so komplex, dass während der Bauausführung oftmals Anpassungen erforderlich werden. Ereignisse dafür gibt es viele: Zeitverzögerungen durch unerwartete Lieferengpässe, Behinderungen durch plötzlich schlechte Witterungsbedingungen oder Baumängel, die eine Korrektur erfordern, bevor die nächsten Gewerke tätig werden können. Auch veränderte Wünsche des Bauherren geben Anlass dazu, die Baupläne nochmals anzupassen. So gut wie kein Bauprojekt kommt ohne eine derartige Überraschung aus. Daher ist im täglichen Baualltag Flexibilität gefragt, um das Vorhaben geschickt umzuplanen, ohne den Fertigstellungstermin in Gefahr zu bringen. Zugleich sollen auch die gesetzten Kosten- und Qualitätsziele nicht unter den geänderten Bedingungen leiden. Ein gutes Planmanagement darf daher auf keiner Baustelle fehlen, um über den gesamten Bauprozess hinweg das Projekt souverän zu leiten.

Herausforderungen im Bauprojekt bei Planänderungen

Im Planmanagement sind regelmäßig diverse Herausforderungen an der Tagesordnung. Zu Beginn eines Bauvorhabens sind es verschiedene Genehmigungen oder auch das Aufsetzen des Bauvertrags, die Kostenkalkulation und Zeitplanung, die selten mit dem ersten Wurf bereits perfekt aufgesetzt sind. Während der Bauausführung sind es zahlreiche beteiligte Gewerke, die ins Boot geholt werden müssen, wenn Anpassungen des Plans erforderlich sind.

Jede Planänderung birgt bei den vielen Schnittstellen einmal mehr ein hohes Konflikt- und auch Mängelpotenzial. Die Ursachen dafür liegen oftmals in einer fehlerhaften oder unvollständigen Dokumentation, die verständlicherweise eine fehlerhafte Ausführung nach sich zieht und damit neue Probleme am Bau entstehen lässt. Die wohl schlimmsten Folgen daraus sind Baustillstand oder schwerwiegende Baumängel. Umso wichtiger ist eine effektive Vorgehensweise von Beginn an. Denn so halten Sie die Wahrscheinlichkeit gering, dass etwas schief geht oder unangenehme Kettenreaktionen an Fehlern ausgelöst werden.

Funktionen und Aufgaben einer gut verwalteten Planung

Ein gutes Planmanagement kennzeichnet sich gleich durch mehrere Eigenschaften. Eins wollen wir bereits vorwegnehmen: Anhand unserer Beispiele werden Sie erkennen, dass die herkömmliche analoge Vorgehensweise den Anforderungen kaum noch gerecht wird. Stattdessen sind es moderne, digitale Lösungen, mit denen Sie heutzutage Schritt halten.

Einfache und transparente Anpassung von Plänen

Die Vielfalt an Ereignissen, die ein schnelles Reagieren erforderlich machen, sind kaum vermeidbar. Für ein effizientes Arbeiten sollte Ihr erstellter Plan daher zu jeder Zeit einfach und nachvollziehbar anpassbar sein. Statt immer wieder neue Baupläne zu erstellen und abzuspeichern, bietet es sich an, mit einem einzigen Bauplan zu arbeiten, von welchem verschiedene Versionen einsehbar sind. So wirken Sie und alle Kollegen widerspruchsfrei an einem aktuellen Dokument mit einem Änderungsprotokoll im Hintergrund. Eine clevere Suchfunktion erleichtert Ihnen das Auffinden jeder beliebigen Information. Damit entsteht zugleich eine strukturierte Ablage Ihrer aktuellen Pläne.

Schnelle Kommunikation unter Projektbeteiligten

Manch eine Planänderung greift mitunter sehr kurzfristig, sodass eine E-Mail oder ein Anruf zu unnötigem Zeitverzug führen. Viel schneller dagegen ist ein System aus automatisierten Nachrichten, mit denen Sie in einem Augenblick gleich beliebig viele Ansprechpartner auf einmal erreichen können. Planmanagement mit einem digitalen Ticketsystem zum Beispiel macht solch eine schnelle und einfache Kommunikation möglich. Benötigen Sie einen Zwischenbericht für externe Partner, dient eine Export-Funktion zum reibungslosen Erstellen von PDF-Dokumenten, die sich bestenfalls auch direkt aus dem System heraus versenden lassen.

Vollständige Übergabe der neuesten Informationen

Gerade wenn es schnell gehen muss, verliert sich manch eine wichtige Information. So folgt auf ein Telefonat noch ein zweites oder drittes Gespräch. In solchen Situationen ist eine Checkliste ein guter Helfer, um nichts zu vergessen. Statt sich einen Zettel mehr an den Baucontainer zu pinnen, übernimmt ein digitales System wie von selbst die Funktion. Im Regelfall werden dort die wichtigsten Informationen in einer Maske abgefragt. Wenn Sie diese gewissenhaft ausfüllen, sind Ihre Daten vollständig und bestens aufgeräumt. Eine Beschreibung, Fotos oder sonstige wichtige Anhänge sowie eine neue Deadline gehen so gebündelt an die verantwortlichen Personen.

Schnittstellen zu anderen eingesetzten Systemen

Einzelne Daten in Bauplänen basieren in modern aufgestellten Bauunternehmen auf CAD-Systemen und BIM-Modellen. Um diese Daten automatisiert und stets widerspruchsfrei in den Anwendungen abzubilden, sind zuverlässige Schnittstellen unverzichtbar. So ersparen Sie sich umständliche Exporte und Importe von Informationen und die Sorge um einen möglichen Datenverlust. Ob kleine oder große Bauprojekte – für jedes beliebige Vorhaben sollte es möglich sein, ohne großen Aufwand projektrelevante Pläne und planbegleitende Aktualisierungen mit dem neuesten Stand abzubilden.

Digitales Planmanagement im Bauprozess

Bei all dem, was auf dem Bau schief gehen kann, sorgt eine Arbeitserleichterung im Management regelrecht für Aufatmen. Wir haben es bereits angedeutet: Modernes Arbeiten kennzeichnet sich durch ein digitales Planmanagement mit Software. Welche Bedeutung die Digitalisierung im Bau hat, was dafür und dagegen spricht, klären wir im Folgenden.

Bedeutung der Digitalisierung für die Wirtschaftlichkeit im Bauwesen

Eins ist gewiss: Die ungeplanten Vorfälle können Sie nicht vermeiden und lassen sich nur geringfügig reduzieren. Daher zielt eine praktische Lösung darauf ab, sehr viel durchdachter mit den Vorkommnissen umzugehen. Heutzutage sind vor allem Zeit, Geld und Baumaterialien knapp, weshalb es sich kein Bauunternehmen leisten kann, beliebig mehr davon im Bauprojekt einzusetzen. Margen werden immer geringer, die Produktivität lässt zu wünschen übrig und mit der Zeit bauen Unternehmen kaum noch wirtschaftlich. Dabei machen es andere Branchen aus den unterschiedlichsten Lebensbereichen vor, wie die Digitalisierung für mehr Effizienz sorgt. So liegt es mittlerweile auf der Hand, dass sich ein gutes Planmanagement im Bauwesen kaum noch mit Stift und Papier realisieren lässt. Mit einer Planverwaltung Software schaffen Sie eine Alternative, die Sie wieder auf die sichere Überholspur im schnelllebigen Bauprozess bringt.

Vor- und Nachteile des digitalen Planmanagements

So schillernd digitale Lösungen auch sein mögen. Neben den attraktiven Vorteilen gibt es ganz klar auch Nachteile. Wir wollen Ihnen beide Seiten nicht vorenthalten und Ihnen zudem Tipps an die Hand geben, wie Sie möglichen Einwänden am besten begegnen können.

Vorteile
Lückenlos und schnell nachvollziehbar

Statt verschiedene Hilfsmittel wie Stift, Papier, Telefon und E-Mail zu nutzen, beschränkt sich die digitale Dokumentation auf ein einziges Tool. Informationen sind nicht länger hier und da verstreut, sondern zuverlässig an einer zentralen Stelleabgelegt und wieder auffindbar. Das erleichtert zu jedem Zeitpunkt und für jeden Baubeteiligten, der Zugriff auf die Planmanagement Software erhält, die Nachvollziehbarkeit während der Bauarbeiten. Zugleich ist es viel einfacher möglich, den Planlauf automatisch zu steuern und zu kontrollieren.

Effizienter mit Zeit und Geld umgehen

Im Tagesgeschäft kann jeder Zeitverzug bares Geld kosten. Auch wenn Sie den Aufwand mit der digitalen Dokumentation im Vergleich zu Stift und Papier täglich nur um wenige Minuten reduzieren, kann sich die gesamte Ersparnis über Monate auf mehrere Stunden belaufen. Zeit, die Ihrem Projekt zugutekommt oder die Sie für andere wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen können. Vielleicht aber wollen Sie auch endlich mal wieder ohne Überstunden in den wohlverdienten Feierabend gehen.

Rechtssichere Dokumentation

Mittels Software werden alle Planungsschritte, Anpassungen und ergänzende Informationen digital gespeichert. Neuste Lösungen bieten eine zentrale Speicherung in einer Cloud an – auf einem Server des jeweiligen Softwareanbieters. Ein guter Dienstleister sorgt in der Regel für eine sichere Speicherung selbst sensibler Daten. Mit diesen sind Sie gut aufgestellt, sollte es vor Gericht einmal zu Streitigkeiten kommen. Alles an Ort und Stelle sowie rechtssicher dokumentiert, haben Sie vollständige Beweismittel zügig parat.

Verbesserung der Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern

Intransparentes Arbeiten und das Vorkommen von Missverständnissen stellen eine kooperative Zusammenarbeit im Team und unter Partnern regelmäßig auf die Probe. Mit einer digitalen Planmanagement Software, mit der Sie all die Reibungspunkte vermeiden, bauen Sie automatisch ein sehr viel besseres Verhältnis zu Projektbeteiligten auf. Im Idealfall arbeiten nicht nur alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen kollaborativ mit der Software, sondern auch externe Nachunternehmer und einzelne Fachplaner, sodass Sie komplett alle Schritte im Bauprozess mit dem Tool abbilden können.

Nachteile
Datenschutz-konformes Arbeiten

Die Baudokumentation beinhaltet mitunter sensible Informationen, die dem Datenschutz unterliegen. Bei einem Planmanagement mittels Software sollten Sie daher sicherstellen, dass die Datenspeicherung in Deutschland auf sicheren Servern abgewickelt wird und diese entsprechend die örtlichen Datenschutzbestimmungen erfüllen. Auf dem Markt locken zahlreiche kostenlose Planmanagement Programme, die schlussendlich nicht kostenfrei sind. Bei diesen bezahlen Sie indirekt mit Ihren Daten und setzen sich so einem rechtlichen Risiko aus. Eine passende Software zu finden, erfordert es, einige neue Fragestellungen rund um Datenschutz in Bezug auf das Bauprojekt zu klären. Gute Softwareanbieter unterstützen Sie dabei, indem sie transparent aufzeigen, wie Daten geschützt werden. So können beruhigt mit Ihrer Rechtsberatung ein sicheres Konzept aufbauen.

Akzeptanz von Mitarbeitern und Partnern

Bisherige Arbeitsweisen schleifen sich trotz unangenehmer Konflikte gerne ein. Zu schnell gewöhnen wir uns an die Umstände und begegnen Neuerungen zunächst mit Skepsis. Die Umstellung von analoge auf digitale Prozesse wird daher nicht für jeden Mitarbeiter eine willkommene Alternative sein. Sofern noch viele handschriftliche Notizen in Ihrem Unternehmen angefertigt werden, kann es zu einer Herausforderung werden, hier einen Anfang zu finden. Der gemeinsame und offene Austausch im Team zu allen denkbaren Chancen und Bedenken kann hier eine vertrauensvolle Basis schaffen und den ersten Stein ins Rollen bringen. Beginnen Sie mit ersten kleinen Änderungen, tauschen Sie Erfahrungen aus und nähern Sie schrittweise den großen innovativen Hebeln.

Investition bis sich neue Prozesse etablieren

Einen Plan von A bis Z auf einmal digital abzubilden, ist eine umfangreiche Umstrukturierung. Auf lange Sicht wird Ihnen die Planverwaltung Software Zeit und Geld einsparen. Auf kurze Sicht erfordert das System jedoch einen gewissen zeitlichen Aufwand, den sich die meisten Bauunternehmen erst einmal freischaufeln müssen. Damit der Einstieg leichter erfolgt, bieten professionelle Software-Anbieter kostenlose Testzeiträume an – und das sogar über Wochen, um einen genauen Einblick zu erhalten. Noch dazu unterstützt ein Support-Team bei allen möglichen Fragen und ist bereits auf die typischen Problemstellungen mit passenden Lösungen vorbereitet.

Planverwaltung mit Software am Beispiel Capmo

Capmo ist eine Baumanagement Software, die sowohl Bauunternehmen als auch Ingenieure und Architekten beim digitalen Management ihrer Bauprozesse unterstützt. Beginnend bei der Planung über die Ausführung bis zum erfolgreichen Abschluss des Bauvorhabens begleitet Sie die Software mit durchdachten Funktionen, die die analoge Vorgehensweise überflüssig machen.

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Mit Capmo verwalten Sie Ihre Pläne schnell und einfach.

Mobil beim täglichen Planmanagement

Mit dem digitalen Bauplan zum Beispiel setzen Sie bereits eine perfekte Grundlage für Ihr digitales Planmanagement. Auch während der Bauarbeiten lassen sich alle weiteren wichtigen Projektmanagement Aufgaben direkt mit der Software erledigen: Sei es das Führen des Bautagebuchs, die baubegleitende Qualitätskontrolle oder schlussendlich die Bauabnahme. Alle Informationen speichern Sie in diesem einen Softwareprogramm ab – und das direkt auf der Baustelle. Der PC im Büro wird nicht mehr benötigt. Um mobil zu sein, reichen ein Laptop, Tablet oder Smartphone mit einer guten Internetverbindung vollkommen aus.

Mühelose Aufgabenverwaltung mittels Ticketsystem

Um das Aufgabenmanagement bei der zentralen Verwaltung und Verteilung von Aufgaben effizienter zu gestalten, beinhaltet Capmo ein Ticketsystem. Zu erledigende Aufgaben werden in Form eines digitalen Vorgangs, das heißt als Ticket, erstellt. Dieses Ticket wird anschließend mit allen relevanten Informationen wie Bildern und Notizen aufbereitet und an die verantwortliche Person mit gewünschten Fertigstellungstermin gesendet, ohne zum Telefonhörer zu greifen oder weitere Tools wie E-Mail Programme nutzen zu müssen. Werden Änderungen an bestehenden Informationen oder Abläufen vorgenommen, erhalten im System eingebundene Mitarbeiter direkt eine Nachricht. Dank der zentralen Speicherung der Daten in einer Cloud stehen Informationen unverzüglich für Sie und alle Teammitglieder zur Verfügung. Datenaustausch in Echtzeit wird damit zur Selbstverständlichkeit.

Planverwaltung mit Capmo kostenlos ausprobieren

Lassen Sie all die Stolpersteine durch das analoge Vorgehen hinter sich und bilden Sie mit Capmo Ihr Planmanagement digital und effektiv ab. Bereits zahlreiche Bauunternehmen vor Ihnen konnten Ihre Prozesse verschlanken und Ihre Projekte wirtschaftlicher abschließen. Überzeugen auch Sie sich von den Vorteilen einer digitalen Planverwaltung Software und testen Sie Capmo 14 Tage kostenfrei mit allen grundlegenden Funktionen. So bleibt Ihnen genügend Zeit, in alle digitalen Angebote hinein zu schnuppern und das digitale Planmanagement live auszuprobieren.

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“Planungsbüros erleichtern sich mit Capmo nicht nur die Bürokommunikation, sondern haben auch eine Lösung für den Fachkräftemangel in der Tasche – im wahrsten Sinne des Wortes.”

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Falk Köhler
Köhler Bauplanungen