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Aufgabenmanagement Tool: So finden Sie das richtige Programm!

Aufgabenmanagement Tool: So finden Sie das richtige Programm!

October 8, 2021

Endlich noch strukturierter und übersichtlicher arbeiten. Mit einem Aufgabenmanagement Tool wird aus dieser Vorstellung schnell Realität. Denn ein solches Programm erleichtert die Verteilung und auch die Verwaltung Ihrer Aufgaben beim Bauprojekt. Worauf Sie achten müssen, damit auch Sie gezielt von den positiven Effekten profitieren können, haben wir uns genauer angesehen und für Sie zusammengefasst.

Aufgabenmanagement: Definition und Anwendung im Baumanagement

Aufgabenmanagement sieht in Zeiten der Digitalisierung etwas anders aus als noch Jahre zuvor. Deshalb lohnt sich im ersten Schritt ein Blick auf die genaue Definition, bevor wir tiefer in die Materie einsteigen.

Was bedeutet Aufgabenmanagement?

Aufgabenmanagement kennzeichnet neben dem reinen Umsetzen von Aufgaben auch das Planen, Verwalten und Überwachen einzelner Aufgabenpakete. Der englische Begriff dazu ist “Task-Management”, der vor allem im Zusammenhang mit der Anwendung geeigneter Tools häufiger auch im deutschen Sprachgebrauch verwendet wird.

Warum Aufgabenmanagement sinnvoll ist

Tagtäglich gibt es auf der Baustelle und im Büro viel zu tun. Neben kleineren Aufgaben sind auch größere zu erledigen, manche Aufgaben sind im Handumdrehen abgehakt, manch andere erfordern Rücksprache oder die Zuarbeit von Kollegen. Kurzum: Sie jonglieren permanent mit ziemlich vielen Bällen in der Luft. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, sind To-do-Listen bei vielen Menschen eine hilfreiche Gedächtnisstütze. Für ein funktionierendes Aufgabenmanagement ist dies allemal ein guter Anfang. Doch Aufgabenmanagement ist noch mehr als das.

Im Aufgabenmanagement werden einzelne Tätigkeiten genau definiert und mit wesentlichen Rahmendaten beschrieben. Eine Aufgabe kennzeichnet sich zum Beispiel durch einen prägnanten Titel, eine genaue Beschreibung, den Namen der verantwortlichen Person sowie einen Zieltermin, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Allein mit diesen wenigen Parametern bringen Sie schon eine klare Struktur in Ihre Aufgabenplanung, mit der Sie im Team sehr viel effektiver arbeiten können.

Im Laufe der Umsetzung ist es beim Management von Aufgaben hilfreich, wenn stets der Zwischenstand bekannt ist. So wird klar, inwieweit die einzelnen Aufgaben bereits fortgeschritten und erfüllt sind. Nur so erhalten Sie die notwendige Transparenz, ob sich die Fertigstellung Ihres Bauvorhabens noch im Zeitplan befindet oder etwa zeitliche Engpässe drohen. Ein clever aufgebautes und konsequent geführtes Aufgabenmanagement erlaubt es Ihnen somit, stets und schnell den Überblick zu bewahren und in aller Ruhe auch mal abschalten zu können, weil Sie wissen, dass die Dinge nach Plan laufen.

Aufgabenmanagement Bauprojekt
Den Überblick über offene und anstehende Aufgaben behalten Sie nur mit einem strukturierten Aufgabenmanagement.

Die besonderen Herausforderungen im Bauablauf geschickt verwalten

Schon während der Vorbereitungsphase ganz zu Beginn eines Bauprojekts werden durch den Bauherren oder auch durch den Architekten verschiedene Aufgabenpakete definiert. Es geht in erster Linie darum, sich einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben im Bauablauf zu verschaffen und dabei auch zu klären, wer diese später erledigt. Häufig mangelt es bereits hier an der Übersichtlichkeit. Verschiedene Medien werden genutzt, die dazu führen, dass Verantwortliche sich schon zu Beginn verzetteln. Wird das Problem erkannt, werden die Aufgaben meist mühselig zusammengetragen. Die zeitraubende Doppelarbeit beginnt und setzt sich in den meisten der Fälle über das ganze Bauprojekt hinfort, da schlichtweg effektive Systeme fehlen. Kritisch wird es dann, wenn wichtige Informationen im Planungsprozess untergehen. Das Aufgabenmanagement schafft Abhilfe und unterstützt dabei, mit allen Projektteilnehmern klar zu kommunizieren und dabei nichts zu vergessen.

Aufgabenmangement effizient erledigen: 3 Methoden im Praxis-Check

Für das Erledigen von Aufgaben haben sich in Baufirmen verschiedene Vorgehensweisen bewährt. Von traditionell bis modern – wir haben uns drei markante Aufgabenmanagement Methoden näher angesehen und zeigen Ihnen auf, welche die effektivste davon für Ihr Projektmanagement ist.

5 Eigenschaften von top Aufgabenmanagement Tools für Ihre Bauprojekte

Tools für das effektive Aufgabenmanagement gibt es viele. Doch nicht jedes ist für die Ansprüche des Bauwesens entwickelt und daher passend für den Einsatz bei Ihrem nächsten Bauvorhaben. Auf die folgenden fünf Eigenschaften sollten Sie daher bei der Auswahl achten.

Verknüpfung mit anderen Bauprozessen

Eine Aufgabe kommt selten allein. Vielmehr stehen verschiedenste Bauprozesse samt Tätigkeiten in engem Zusammenhang zueinander. Um diesem Aspekt auch im Aufgabenmanagement gerecht zu werden, sollten entsprechende Projektmanagement Tools Verknüpfungen zueinander herstellen können. Das gelingt beispielsweise durch Verweise von Tickets untereinander.

Kostenlose Integration aller Beteiligten

Eine effektive Aufgabenverwaltung gelingt Ihnen dann, wenn Sie alle Baubeteiligten gleichermaßen mit ins Boot holen. Daher sollten Sie ohne jegliche Hürde beliebig viele Teammitglieder und Nachunternehmer kostenfrei in Ihr neues Tool einladen können. Andernfalls kommen Sie nur in Versuchung, am falschen Ende Kosten zu sparen.

Schnelle und einfache Handhabung

Eine willkommene Alternative muss vor allen Dingen einfach zu bedienen sein. Nur so finden Sie sich schnell zurecht und können auch Ihr Team davon zu überzeugen, nur noch mit dem neuen Tool zu arbeiten. Genau dann vermeiden Sie, dass aus Bequemlichkeit doch wieder die alten Gewohnheiten zutage treten. Damit Sie sich selbst ein Bild von der Handhabung des auserwählten Tools machen können, prüfen Sie, ob sich die Software unverbindlich testen lässt. Auch ein Support sollte Ihnen bei Fragen jederzeit zur Seite stehen, damit Hindernisse schnell aus dem Weg geräumt werden.

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Aufgaben verwalten und strukturiert abarbeiten: Das gelingt mit einem Aufgabenmanagement Tool.

Offline Funktion für lückenloses Arbeiten

Auf Baustellen ist eine gute Internetverbindung nicht immer garantiert. Um nicht jedes Mal nervös zu werden, wenn Sie sich in einem Funkloch befinden, sollte die Anwendung auch offline funktionsfähig sein. Im speziellen Fall notieren Sie Ihre Informationen einfach weiter. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt zwischenzeitlich auf Ihrem Gerät, bis die Internetverbindung wieder hergestellt ist. Sobald Sie wieder online sind, erfolgt automatisch eine Synchronisation der Daten, wodurch für jeden Projektteilnehmer der aktuelle Stand einsehbar ist. Das Beste daran ist: Dieser Abgleich funktioniert ganz automatisch ohne Ihr Zutun.

Mobile Applikation für Büro, Baustelle und unterwegs

Ihr Arbeitsplatz befindet sich an verschiedenen Orten? Ob Baustelle, Büro oder gerade unterwegs – damit das Aufgabenmanagement nicht auf Sie warten muss, nehmen Sie es in kompakter Form doch einfach mit. Als Aufgabenmanagement Software auf Ihrem Smartphone oder Tablet lassen sich auch schnell zwischendurch Aufgaben mit Notizen versehen, an Teammitglieder delegieren oder schlichtweg abhaken. So ersparen Sie sich die extra Runde ins Büro und genießen sehr viel eher Ihren Feierabend.

Digitales Aufgabenmanagement mit Capmo

Als Baumanagement App verfügt Capmo auch über ein Ticketsystem, mit dem Sie Ihr Aufgabenmanagement zuverlässig verwalten können. In der Software können Sie einzelne Aufgaben mit allen notwendigen Information als Ticket erstellen und den verantwortlichen Kollegen oder Projektpartnern zuweisen. Automatisierte Prozesse und die Benachrichtungsfunktion sorgen für eine Verständigung in Echtzeit. Zeitgleich schaffen sie Gewissheit, dass eine Neuigkeiten rund um eine Aufgabe Ihre Teammitglieder zuverlässig erreicht. Sollte es einmal Rückfragen geben, verzichten Sie dabei auf die klassischen Kommunikationswege. Klären Sie diese direkt in der Aufgabenmanagement App. Sollte doch einmal ein Telefonat notwendig sein, notieren Sie die Gesprächsnotizen ganz einfach im Ticket. So geht nichts mehr an wichtigen Infos verloren. Auch die unliebsame Doppelarbeit löst sich immer mehr in Luft auf.

Ihre Vorteile mit Capmo beim Aufgabenmanagement

  • Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Baugeschehen
  • Alle Informationen rechtssicher und zentral an einem Ort gespeichert
  • Datenschutzkonforme Kommunikation
  • Kennzeichnen klarer Zuständigkeiten und dadurch bessere Führung im Team
  • Termintreues Arbeiten durch eindeutige Fristen
  • Zeit- und Kostenersparnis durch weniger manuelle Büroarbeit

Nun haben Sie einen Vorgeschmack darauf bekommen, wie modernes Aufgabenmanagement im Bau aussehen kann. Damit es nicht bei der Theorie bleibt, bieten wir Ihnen die Capmo App 14 Tage zum kostenfreien Testen an. Bei vollem Umfang können Sie alle Facetten des Aufgabenmanagement Tools unter die Lupe nehmen und auch unsere weiteren Funktionen für effektives Baumanagement kennenlernen. Anhand von Beispielen aus realen Projekten führen wir Sie in das Tool ein, damit Sie den Testzeitraum umfassend nutzen können. Jetzt anmelden und sofort starten.

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