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Ausschreibungsunterlagen: gratis Ausschreibung Vorlage für Word

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June 1, 2022

Gut aufgesetzte Ausschreibungsunterlagen sind die Basis für die erfolgreiche Durchführung von öffentlichen Bauvorhaben. Zahlreiche erforderliche Dokumente verlangen jedoch im Vergabeverfahren für gewöhnlich viel Aufwand und Geduld bei der Erstellung ab. Mit einer durchdachten Routine behalten Sie den Durchblick. Wir fassen die wichtigsten Informationen zu den Ausschreibungsunterlagen zusammen und unterstützen Sie mit einem kostenfreien Download einer Ausschreibung Vorlage (Word). So gelingt Ihnen ein klares und attraktives Anschreiben, um Bieter für die Umsetzung Ihrer Pläne zu gewinnen.

Daten und Fakten zur Ausschreibung

Bevor es an die eigentlichen Unterlagen geht, klären wir zuvor alles Wesentliche rund um die Ausschreibung. Denn hierfür gibt es einige praktische Regelungen, die jedem Bauunternehmer, Ingenieur, Architekten und Planer das generelle Vorgehen offenlegen.

Rechtliche Grundlage: die Regelungen aus der VOB

Ab einem bestimmten Auftragsvolumen ist die öffentliche Hand verpflichtet, eine Ausschreibung ihrer Leistungen vorzunehmen. Die Vorschriften dazu finden sich in der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Teil A, das heißt die VOB/A (Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen), befasst sich genauer mit der Vergabe und findet daher in diesem Zusammenhang Anwendung.

Die Vergabe von Bauleistungen erfolgt laut § 3 VOB/A “nach Öffentlicher Ausschreibung, Beschränkter Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder nach Freihändiger Vergabe.” § 3a VOB/A (Zulässigkeitsvoraussetzungen) klärt anhand gewisser Rahmenbedingungen des Bauprojekts, wann welches Verfahren angewendet wird. Grundsätzlich bestimmt die Art der Vergabe den Teilnehmerkreis sowie das jeweilige Verfahren bei der Auswahl des Unternehmens, welches den Zuschlag erhält.

Rechtliche Regelung der VOL

Auch die VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) regelt die Ausschreibung und die Vergabe von öffentlichen Aufträgen allerdings unterhalb der Schwellenwerte. Sie gilt in Bundesländern, die keine gesonderte Regelung durch eine Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eingeführt und rechtskräftig in eine Bundes- und Landeshaushaltsvorschrift umgewandelt haben. VOL/A bezieht sich auf die allgemeinen Bestimmungen für den Ablauf des Vergabeverfahrens und wird damit im Rahmen der Ausschreibung relevant.

Bedeutung der Ausschreibung im Bauwesen

Mit Veröffentlichung der Ausschreibung werden Angebote verschiedenster Bauunternehmen eingeholt und miteinander verglichen, bevor letztlich der Auftrag vergeben wird. Sinn und Zweck der Ausschreibungen für Bauaufträge lassen sich direkt aus den Grundsätzen der § 2 VOB/A ableiten. Hauptsächlich geht es darum, Bauleistungen an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen zu vergeben. Dabei soll ein fairer Wettbewerb unter den Bietern herrschen.

In der Praxis sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Regelungen der VOB beziehungsweise VOL anzuwenden. Aber auch private und gewerbliche Auftraggeber machen vor allem im Rahmen von Großprojekten von der VOB Gebrauch. Diese bietet im Bauwesen ein sehr viel ausführlicheres Regelwerk an, als es im Normalfall mit Anwendung des BGB zur Verfügung steht.

Öffentliche vs. private Ausschreibung

Bei dem Wort “Ausschreibung” denken die meisten an öffentliche Auftraggeber. Aber auch Privatpersonen können Ausschreibungen erstellen und Vergabeverfahren anwenden.

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und privaten Ausschreibungen?
Öffentliche Ausschreibungen

Eine öffentliche Ausschreibung kennzeichnet ein geplantes Bauvorhaben ausgehend von Bund, Länder, Städte oder Gemeinden. Aber auch Universitäten, Stiftungen des Öffentlichen Rechts und viele weitere Einrichtungen sind typische öffentliche Auftraggeber. Jährlich entsteht so ein Auftragsvolumen im dreistelligen Millionenbereich. Die konkreten Bauaufträge sind vielfältig: So kann es sich um Verwaltungsgebäude, Ingenieurbauten oder auch Straßenbauprojekte oder Installationen für die Energieversorgung handeln.

Private Ausschreibungen

Unter einem privaten Auftraggeber werden sowohl private Leute als auch gewerbliche Auftraggeber verstanden. Sie sind nicht an das Vergaberecht gebunden, können diese Regelungen jedoch freiwillig anwenden, um von Unternehmen möglichst wirtschaftliche Angebote für die geplanten Bauvorhaben zu erhalten. Private Auftraggeber verwenden keine öffentlichen Mittel, sondern finanzieren den Bau überwiegend privat. Typische Projekte sind hier Wohnbauten oder Industrieanlagen.

Ausschreibungsunterlagen auf einen Blick: das wird alles benötigt

Um eine Ausschreibung korrekt zu veröffentlichen und dem Bieter bereitzustellen, sind verschiedene Informationen und Dokumente zwingend erforderlich, die das geplante Projekt genau beschreiben. Die Ausschreibungsunterlagen – oder auch Vergabeunterlagen genannt – umfassen daher inhaltlich gesehen Folgendes:

  • Anschreiben, in welchem die Ausschreibung kurz zusammengefasst und zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
  • Bewerbungsbedingungen und Regelungen für das Vergabeverfahren.
  • Vertragsunterlagen, welche das Leistungsverzeichnis, die Leistungsbeschreibung, Rahmendaten und spezielle Vertragsbedingungen für den Auftrag umfassen.

Ausschreibung erstellen: das Anschreiben auf den Punkt bringen

Alle Unterlagen zusammenzustellen, erfordert gewissenhaftes Arbeiten. Je genauer der Auftrag beschrieben wird, umso passender sind die Angebote der bietenden Baufirmen. Zugleich werden von Beginn an Unstimmigkeiten aus dem Weg geräumt. So ersparen Sie sich einige Diskussionen und vermeiden unter Umständen kostspielige Missverständnisse. Damit Sie direkt im Anschreiben effektiv vorgehen, beleuchten wir verschiedene Vorgehensweisen:

Ausschreibung Vorlage Word: gratis Muster herunterladen

Sie haben noch keine Software oder diese gibt keine brauchbare Vorlage für die Ausschreibung her? Das macht nichts. Damit Sie dennoch schnell an das passende Dokument kommen, haben wir für Sie ein Muster in Word erstellt, welches Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. In diesem finden Sie die wichtigsten Punkte, die in ein gutes Anschreiben gehören:

  • Absender und Bieter.
  • Benennung des Bauvorhabens.
  • Ort der Baustelle.
  • Gewähltes Vergabeverfahren.
  • Verweis auf beiliegende Ausschreibungsunterlagen.
  • Abgabefrist und Nennung des Adressaten für das Angebot.

Capmo-Tipp: Vergessen Sie nicht auf alle Dokumente, die Sie dem Anschreiben beifügen, im Punkt “Anhang” bereits Bezug zu nehmen. Damit sich die Bieter ein schnelles Bild von dem geplanten Bauvorhaben machen können, integrieren Sie nach eigenem Ermessen kurz und knapp weitere relevante Informationen direkt in das Anschreiben. Erwähnen Sie noch dazu, dass Sie Bauprojekte mit digitaler Software wie Capmo abwickeln, vermitteln Sie ganz klar Ihre moderne und zuverlässige Arbeitsweise. So fördern Sie eine zügige Entscheidung für oder gegen die Ausschreibung und Beschleunigen den Vergabeprozess.

Nun sind Sie an der Reihe: Laden Sie sich jetzt die Ausschreibung Vorlage (Word Datei) völlig kostenfrei herunter. Sichern Sie sich dazu die noch unausgefüllte Datei als permanente Vorlage. Erstellen Sie sich für jede neue Ausschreibung eine Kopie, die Sie mit einem aussagekräftigen Dateinamen ablegen. Anschließend füllen Sie die Felder mit den erforderlichen Angaben aus und stellen so Ihre Unterlagen professionell fertig.

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