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Terminüberwachung und Terminplanung im Bau Projektmanagement

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June 1, 2022

Eine strukturierte Terminüberwachung stellt sicher, dass Ihr Bauprojekt pünktlich fertiggestellt wird. Voraussetzung dafür ist eine schlüssige und übersichtliche Terminplanung im Projektmanagement. Erhalten Sie hier einen Überblick, wie die Vorgehensweise bei der Terminplanung im Bauwesen üblicherweise aussieht und wie eine effektive und moderne Lösung für die Terminüberwachung auf dem Bau durchgeführt wird. Verpassen Sie keine Fristen mehr dank unserer Terminüberwachung Vorlage zum gratis Herunterladen.

Zeitplanung im Bauprojekt: wie ein Terminplan entsteht

Ausgehend von der Idee bis zum fertigen Bauprojekt vergehen Wochen und Monate, wenn nicht sogar Jahre. Ein durchdachter Plan, welcher die erforderlichen Schritte schon von Beginn an sinnvoll abbildet, ist ein Baustein für die erfolgreiche Fertigstellung eines Bauvorhabens. Das beinhaltet selbstverständlich auch eine pünktliche Übergabe an den Auftraggeber. Wie solch ein Plan entsteht und weshalb die Terminüberwachung so wichtig ist, schauen wir uns im Folgenden an.

Organisatorischer Ablauf beim Planen eines Bauvorhabens

Zeit – als wichtige Ressource im Bauprojekt – wird vor allem durch das Projektmanagement effizient gesteuert. Durch die Bauleitung erfolgt sowohl die Terminplanung als auch die Kontrolle der Termineinhaltung, das heißt die Terminüberwachung. Für eine optimale Vorgehensweise dienen verschiedenste Instrumente, die Klarheit in komplexe Projektstrukturen bringen, sodass zu jederzeit deutlich wird, wann wer im Projekt die nächsten Schritte zu erledigen hat. Sie sehen außerdem, ob das Projekt sich überhaupt noch auf dem richtigen Kurs befindet, selbst wenn die Fertigstellung noch in weiter Ferne liegt.

Wie sehen ideale Terminpläne für Bauvorhaben aus?

Gut geplante Projekte bilden das Bauvorhaben in Phasen und Meilensteinen ab. Ein Meilenstein ist zum Beispiel die Fertigstellung des Rohbaus. Anfang, Ende und somit auch Dauer einzelner Phasen sind in dem Projektplan ersichtlich. Noch dazu sind die Verantwortlichkeiten für einzelne Schritte erkennbar. Ein erfahrener Projektleiter kennt Abhängigkeiten im Bau und plant daher die Phasen in einem Ablaufplan derart ein, dass sie stimmig aufeinander aufbauen können. Im Idealfall werden Phasen inklusive Pufferzeiten geplant, um mögliche Verzögerungen im Bauablauf abfedern zu können, ohne die nachfolgenden Phasen zu beeinträchtigen oder auch die Fertigstellung des Bauvorhabens in Gefahr zu bringen. Der Ablaufplan in Kombination mit der erforderlichen Zeit ergeben schlussendlich den Terminplan.

Welche Herausforderungen drohen beim Ablaufplan?

Einen funktionierenden Ablaufplan zu entwickeln, ist mitunter die größte Herausforderung in der Terminplanerstellung. Denn Bauvorhaben sind überaus vielschichtig, da zahlreiche physische und technische Abhängigkeiten bei den eingesetzten Baumaterialien und Verfahren berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise kann der Innenausbau noch nicht begonnen werden, wenn der Rohbau noch nicht abgeschlossen wurde. Jedoch können andere Arbeiten mitunter auch parallel stattfinden, um die Gesamtdauer der Bauarbeiten zu verkürzen. Hierbei wiederum ist zu berücksichtigen, dass sich einzelne Gewerke nicht behindern. Somit sind auch zahlreiche organisatorische Abhängigkeiten im Ablaufplan zu berücksichtigen.

Die Arten von Terminplänen im Überblick

Wie genau ein ordentlicher Terminplan aussieht, der sich zur regelmäßigen Terminüberwachung eignet, ist nicht unbedingt in Stein gemeißelt. Das beweisen die verschiedenen Arten von Terminplänen für das Management von Arbeitsabläufen. Wir stellen Ihnen eine Auswahl davon vor.

Phasen einer gut strukturierten Terminplanung

Um einen gut aufgebauten Terminplan zu erstellen, reicht es nicht, die ein oder andere Bauphase abzubilden. Dagegen sind mehrere Schritte nötig, um vom anfänglich fast noch unüberschaubaren Bauprojekt zu einem durchstrukturierten Feinplan zu gelangen. Die grundlegende Vorgehensweise liegt in der Zerlegung des Projekts in einzelne Arbeitspakete. Im Bauwesen erfolgt die Terminplanung dabei in drei Phasen, auf welchen auch die Entwicklung des Bauzeitenplans aufbaut:

1. Phase: Rahmenterminplanung

In der ersten Phase wird ein Rahmenterminplan erstellt, häufig auch als Grobterminplan bezeichnet. Wie die Begriffe vermuten lassen, ist die Planungstiefe hier eher gering. So werden sehr wenige und überschaubare Vorgänge abgebildet. Überwiegend beläuft sich der Umfang zwischen 20 und 50 Vorgänge, wobei diese einen zeitlichen Rahmen von Monaten oder auch Quartalen abdecken.

2. Phase: Steuerungsterminplanung

Mit der Steuerungsterminplanung oder auch als Koordinationsterminplanung bezeichnet werden die Vorgänge aus der Rahmenterminplanung detaillierter ausgearbeitet. Hieraus entstehen hunderte bis Tausend einzelne Vorgänge, die einen Zeitraum von Tagen abbilden.

3. Phase: Feinterminplanung

Mit dem Feinterminplan befinden wir uns auf einer sehr granularen Ebene, nach welcher sich das Bauvorhaben direkt bauen lässt. Von Phase 2 ausgehend werden die Projektteilbereiche so detailliert aufgesplittet, dass deutlich wird, was in ist Stunden und Tagen genau zu tun ist. Ein Bereich aus dem Steuerungsterminplan kann sich mitunter in etwa 100 einzelne Vorgänge unterteilen.

Warum die Terminüberwachung am Bau notwendig ist

Die Vielzahl an einzelnen Vorgängen, die schlussendlich aus der Feinplanung hervorgehen, machen noch einmal mehr deutlich, wie komplex ein Bauvorhaben ist. Erhält jeder Vorgang einen Anfangs- und Endtermin, können Sie sich vorstellen, wie viele Termine es einzuhalten gilt. Vorkommnisse wie kleinere Abweichungen vom Plan oder unerwartete Kapazitätsengpässe können bei der Ausführung zwischendurch immer wieder vorkommen und Zeitverzug verursachen. Durch eine gezielt geplante und regelmäßige Terminüberwachung der Fristen im Projektplan können Sie rechtzeitig gegensteuern.

Rund um das Thema Termine und Fristen gibt es einen rechtlichen Fakt, den Sie unbedingt kennen sollten: Im Baurecht wird zwischen Vertragsfristen und Kontrollfristen unterschieden. Verbindlich sind zwar nur die Vertragsfristen, das heißt Anfangstermin und Endtermin der geplanten Bauarbeiten. Die Kontrollfristen dagegen dienen lediglich der Kontrolle des Bauablaufs. Sie sind allerdings nicht weniger sinnvoll, sondern ein wertvolles Hilfsmittel, um die Vertragsfristen schlussendlich zuverlässig einhalten zu können. So ersparen Sie sich jede Menge Ärger und Chaos, wenn Abweichungen vom Bauplan frühzeitig erkannt werden.

Kontrollfristen versus Vertragsfristen

Die verbindlichen Vertragsfristen sind Anfangstermin und Endtermin der geplanten Bauarbeiten. Die Kontrollfristen dagegen dienen lediglich der Kontrolle des Bauablaufs.

Tools für die Terminüberwachung im Projektmanagement

Hilfreiche Tools zur Terminüberwachung gibt es viele. Warum eine Vorlage dem Notizbuch überlegen ist und weshalb ein Software-Programm beide Vorgehensweisen bei der Terminplanung im im Projektmanagement sogar um Längen voraus ist? Das erfahren Sie hier.

Analoge Dokumentation mit Notizbuch

Der Kontrolltermin steht an und die Projektleitung notiert mit Stift und Papier den Status des Baufortschritts und der Termineinhaltung. Zurück im Büro werden die Informationen mit dem Plan verglichen. Schwierig wird es dann, wenn die eigene Schrift nicht mehr lesbar ist und die Notiz dadurch hinfällig oder falsch übertragen wird. Ob kleine oder große Abweichung – sie haben in jedem Fall Missverständnisse zur Folge. Auch wenn diese analoge Vorgehensweise noch oft zur Anwendung kommt, ist diese für eine effiziente Bauweise im digitalen Zeitalter schon lange nicht mehr geeignet und ruft regelrecht nach Ablöse.

Mit Vorlage zum Kontrolltermin erscheinen

Statt auf einem leeren Blatt Papier das Wichtigste mitzuschreiben, unterstützt eine Terminüberwachung Vorlage beim strukturierten Vorgehen. Alles, was es zu prüfen gilt, kann vorab in dieser Vorlage übersichtlich aufgelistet werden. So dient Sie im Termin sogar auch als Checkliste, sodass Ihnen kein wichtiger Punkt mehr entgeht. Im Idealfall nutzen Sie diese Vorlage sogar digital und füllen Ihr Dokument einfach auf dem Tablet aus. Sicher gespeichert ist Ihre Dokumentation sauber abgelegt und hält im Zweifel bei Streitigkeiten um die Faktenlage sehr viel mehr Stand als herkömmliche Bleistiftnotizen, die in der Form ohnehin nicht dokumentenecht und rechtssicher sind. Da das Abtippen handschriftlicher Notizen nicht mehr erforderlich ist, sparen Sie sich mit dieser Vorgehensweise Termin für Termin wertvolle Arbeitszeit ein, die Sie für produktivere Tätigkeiten einsetzen können.

Zum Download für Sie: kostenlose Vorlage für die Terminüberwachung

Auf dem Weg hin zur digitalen Baustelle ist die Verwendung einer Vorlage ein erster sinnvoller Schritt, um die Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten. Mit vorgefertigten Mustern, die immer wieder bei denselben Aufgaben zum Einsatz kommen, entsteht eine einheitliche Struktur, mit denen Mitarbeiter und Partner im Bauprojekt übersichtlich arbeiten können. Machen Sie mit der Terminüberwachung gleich einen Anfang und überzeugen Sie sich selbst, wie die alltäglichen Aufgaben auf dem Bau mit mehr Sorgfalt, Transparenz und zugleich weniger Aufwand erledigt werden können. Laden Sie sich dazu einfach unsere Terminüberwachung Vorlage herunter und nutzen Sie diese direkt beim nächsten anstehenden Kontrolltermin.

Effiziente Terminüberwachung mit Software

Erstellen Sie bereits Ihren Bauplan zum Beispiel mit einer Bauzeitenplan Software oder mit Microsoft Project, bietet es sich an, mit dieser auch die Terminüberwachung zu verwalten. Denn in diesem digitalen Plan sehen Sie direkt die anfallenden Termine auf einen Blick ohne ganze Listen manuell durchgehen zu müssen. Sie erkennen so ganz schnell: Welche liegen noch in der Zeit? Welche Termine drohen zu platzen? Und wie viele Termine sind weit überfällig, weshalb dringend Handlungsmaßnahmen gefragt sind? Dank solch einer Transparenz können Sie mit einer Software sehr viel schneller agieren und entsprechende Schritte einleiten.

Noch ein Vorteil spricht für ein Terminüberwachung Programm: Am Bau ist es für die einzelnen Beteiligten vor allem wichtig, die eigenen Aufgaben aus dem großen Ganzen schnell und zuverlässig erkennen zu können. Auch Ihre Mitteilungen zum Beispiel über die Aufforderung zur Einhaltung von Fristen dürfen nicht einfach so in E-Mail Postfächern untergehen. Sind alle Projektbeteiligten an das Terminüberwachung System angebunden, erhält jeder schnell einen Überblick über die anstehenden nächsten Schritte. Sie wissen ob Sie die ein oder andere Ressource benötigen und können entsprechend handeln. Die Abwicklung der Kommunikation und Plananpassung lediglich über dieses eine Tool sorgt für einen gleichen Stand bei jedem, der an dem Projekt mitwirkt. Fehlende Informationen gehören damit tendenziell der Vergangenheit an und Ihr Bauvorhaben läuft in Zukunft sehr viel runder ab.

Capmo-Tipp: Egal, ob Sie die Terminüberwachung Vorlage oder Software für sich entdeckt haben, lassen Sie am besten keine Ausnahmen mehr zu: Verbannen Sie ihr Notizbuch und nutzen Sie konsequent die digitale Dokumentation. Jede noch so kleine Notiz auf Papier kann Sie wieder in die ursprüngliche Lage bringen, Termine zu versäumen, was Sie doch nun endlich hinter sich lassen wollten.

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