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Einheitliche Bauprozesse: Ihr Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss

Einheitliche Bauprozesse: Ihr Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss

17.5.2021

Der Projektleiter nutzt das Notizbuch und der Bauleiter kommuniziert mit WhatsApp? Auf Baustellen ist das keine Seltenheit. Anstatt mit einheitlichen Prozessen zu arbeiten, kocht in vielen Unternehmen jeder Mitarbeiter sein eigenes Süppchen. Die Folgen: Missverständnisse durch Kommunikationssilos, Ressourcenverschwendung aufgrund mangelnder Absprachen, Chaos als Resultat fehlender Informationen. Mit digitalen Bauprozessen können Sie dem ein Ende bereiten und endlich Einheitlichkeit in Ihr Unternehmen bringen. Welche Vorteile diese mit sich bringen und wie Sie erfolgreich umsteigen? Wir haben die Antworten!

Warum brauchen Sie einheitliche Bauprozesse?

Auch in Ihrem Unternehmen arbeiten mit Sicherheit Mitarbeiter mit den verschiedensten Hintergründen. Jeder bringt seine eigenen Erfahrungen und damit auch seine individuellen Arbeitsmethoden mit. Auf der einen Seite kann das durchaus seine Vorteile haben: Es kommt frischer Wind in Ihr Unternehmen, Sie können Ihre Prozesse optimieren und das beste aus verschiedenen Welten zusammenbringen.

Gelingt dies jedoch nicht, bahnt sich das große Chaos an. Wenn jeder Mitarbeiter seine individuelle Arbeitsmethode anwendet, ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit schlichtweg unmöglich – und Sie riskieren den Erfolg Ihrer Projekte.

Missverständnisse durch Informationssilos

Bei Bauprojekten ist es gang und gebe, dass sich zwischen den Bauleitern und den Gewerken eine für beide Seiten passende Kommunikation ergibt. Manche nutzen E-Mails, andere WhatsApp und hin und wieder wird auch noch ein Fax verschickt. Solange es keine Probleme oder Personalwechsel gibt, mag das durchaus funktionieren. Aber was passiert, wenn der Bauleiter krankheitsbedingt ausfällt? Oder Sie als Geschäftsführer dem Auftraggeber Informationen zur Verfügung stellen müssen? Richtig, dann geht die mühsame Suche los.

Wer mit einheitlichen, digitalen Prozessen arbeitet, ist hier klar im Vorteil. Jegliche Daten und Informationen sind an einem Ort, im einheitlichen Format gespeichert und von den Verantwortlichen jederzeit einsehbar. So stellen Sie sicher, dass Sie immer alle Informationen haben, die Sie brauchen, um Ihre Projekte erfolgreich steuern zu können.

Ressourcen verschwenden durch Doppel-Arbeit

Viele Geschäftsführer lassen ihren Mitarbeiter frei nach dem Motto “Viele Wege führen nach Rom” im täglichen Geschäft freie Hand, verlangen dann am Ende jedoch eine einheitliche Berichterstattung für die Auftraggeber. Auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern dadurch großes Vertrauen entgegenbringen, riskieren Sie eine immense Ressourcenverschwendung. Was, wenn ein Bauleiter noch immer mit dem Klemmbrett auf die Baustelle geht und anschließend stundenlang vor dem PC sitzt um die geforderte Excel-Tabelle zu formatieren? Diese zusätzliche Arbeitszeit schlägt sich einerseits in den Personalkosten und andererseits in der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu buche.

Überlegen Sie sich deshalb lieber vorab, wie Ihre Mitarbeiter möglichst schnell und einfach an das von Ihnen vorgegebene Ziel kommen und etablieren Sie diese Prozesse in Ihrem Unternehmen. Benötigen Sie beispielsweise professionell formatierte Berichte im Unternehmensdesign, ist Ihnen mit einer Baumanagement Software wie Capmo geholfen. Ihre Bau- und Projektleiter wickeln damit die Bauüberwachung genau in dem System ab, aus dem sie im Anschluss direkt die fertigen Berichte exportieren. Komplizierte Zwischenschritte fallen damit weg und Ihre Mitarbeiter haben endlich genug Zeit für die Aufgaben, für die sie am Ende bezahlt werden.

Rechtliche Risiken aufgrund mangelnder Datensicherheit

Schnell eine Nachricht per WhatsApp verschickt, zwischendurch den Notizblock im Wohnzimmer liegen lassen: Was ganz normal klingt, kann bei Ihren Bauprojekten zum rechtlichen Risiko werden. In den letzten Jahren wurden die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit immer strenger, sodass beim Umgang mit personenbezogenen beziehungsweise sensiblen Informationen Vorsicht gefragt ist.

Problematisch bei WhatsApp ist beispielsweise, dass Sie Kontaktdaten und Fotos beim Versenden automatisch an WhatsApp weitergeben. Und zwar ohne, dass Ihr Auftraggeber dem zugestimmt hat. Bei der Aufbewahrung sensibler Daten im privaten Umfeld droht außerdem die Gefahr, dass die Informationen von unbefugten Dritten eingesehen werden können. Auch das ist aus DSGVO-Sicht höchst problematisch zu bewerten.

Damit Sie rechtlich kein Risiko eingehen, gilt deshalb: Definieren Sie einheitliche Prozesse, bei denen Sie in Sachen Datenschutz und -sicherheit auf der sicheren Seite sind. Und verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, sich an diese zu halten.

Sie sehen selbst: Eigenständiges Arbeiten ist richtig und wichtig – nicht abgestimmtes Arbeiten hingegen birgt Probleme. Zum Schutz Ihrer eigenen Sicherheit und des Erfolgs Ihres Unternehmens, sollten sie deshalb schleunigst dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Mit einer Baumanagement Software gelingt dies ganz von allein.

Einheitliche Bauprozesse
Mit einheitlichen Workflows ziehen Ihre Mitarbeiter an einem Strang.

Einheitlichkeit im Unternehmen mit digitalen Workflows

Mit einer Bausoftware schaffen Sie einfach und effizient einheitliche Workflows, die Ihren Mitarbeitern dazu noch einiges an Arbeit abnehmen. Ihr Team wird die Umstellung daher weniger als Bürde sondern als Belohnung wahrnehmen – und Sie behalten als Geschäftsführer ohne zusätzlichen Aufwand den Überblick. Unter anderem profitieren Sie in diesen Bereichen:

Einheitliche Analyse und Bewertung der Projektperformance

Können Sie im Büro aktuell sagen, wie die Projekte vor Ort laufen? Wenn Sie mit einer Baumanagement Software arbeiten, haben Sie den Überblick. In Capmo sehen Sie beispielsweise auf praktischen Dashboards, wie das Projekt voranschreitet und wo Sie einschreiten müssen, damit das Projekt zeit- und kosteneffizient fertig wird.

Optimierter Informationsfluss

Anstatt an vielen Orten, liegen alle mit der Baumanagement Software aufgenommenen Daten an einem Ort. Die Vorgänge sind dadurch nicht nur einheitlich dokumentiert, sondern auch jederzeit nachvollziehbar. Und zwar von jedem, der Zugriff auf die Projektdaten haben soll. Ein weiterer Vorteil der einheitlichen Datenablage: Sie können die Informationen ohne Mehraufwand an die Beteiligten weiterleiten, Vorgänge freigeben oder Rückfragen stellen. Alles an einem Ort. Und rechtssicher gespeichert.

Beschleunigte Arbeitsprozesse

Fragen Sie doch mal Ihre Mitarbeiter, wie viel Zeit sie für die Suche nach Informationen benötigen. Wir können Ihnen versprechen: Für diese nervige Arbeit wird einiges an Arbeitszeit investiert. Bis zu 90% dieser Zeit können Sie sich sparen, indem Sie mit Capmo arbeiten. Anstatt stundenlang suchen zu müssen, können Ihre Mitarbeiter die Daten bequem nach den gewünschten Stichworten filtern und finden die Antworten in Sekunden.

Professionelles Auftreten gegenüber Auftraggebern

Wenn Sie der Auftraggeber nach Details zum Bauprojekt fragt und Sie erst stundenlang nach den Daten suchen müssen. Welchen Eindruck erweckt das wohl bei Ihrem Gegenüber? Deutlich professioneller präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen, wenn Sie die geforderten Antworten stets parat haben – perfekt formatiert und per Mausklick versendet. Das ermöglicht Ihnen eine Baumanagement Software wie Capmo.

Geschützte und gesicherte Daten

Gerade in der Zusammenarbeit mit großen und insbesondere öffentlichen Auftraggebern, können Sie beim Datenschutz keine Kompromisse eingehen. Wenn ans Tageslicht kommt, dass Ihre Mitarbeiter Daten per WhatsApp verschicken, bekommen Sie ein Problem. Beugen Sie dem vor, in dem Sie mit einer Baumanagement Software arbeiten, die Datenschutz groß schreibt. Wenn Sie sich für Capmo entscheiden, liegen Ihre Daten beispielsweise ausschließlich auf deutschen Servern, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Mehr zum Datenschutz bei SaaS-Unternehmen finden Sie hier. Zum Vergleich: Auf solchen Servern liegen auch Online-Banking Daten.

Unkomplizierte Urlaubs- und Krankheitsübergaben

Wie oft standen Sie schon vor dem Problem, dass Bauleiter krankheitsbedingt ausfallen oder in den Urlaub gehen und keine Zeit für eine sorgfältige Übergabe blieb? Mit digitalen Workflows gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Alle Daten sind für alle Verantwortlichen einsehbar, die Informationen an einem Ort gespeichert und der Projektstatus auf einen Blick einsehbar. So sparen Sie enorm viel Zeit für die Suche nach Informationen und die Übergabe gelingt reibungslos.

Steigen Sie jetzt auf digitale Workflows um!

Wirtschaftliche Vorteile, rechtliche Sicherheit, reibungsloser Informationsfluss: Der Umstieg auf digitale Workflows macht sich auf ganzer Linie bezahlt. Mit einer Baumanagement Software wie Capmo bringen Sie Einheitlichkeit ins Unternehmen und entlasten gleichzeitig Ihre Mitarbeiter. Capmo Software ist einfach in der Handhabung und befreit Ihr Team von den lästigen Zwischenschritten, sodass diese schneller ans Ziel kommen. Sie wiederum behalten den Überblick und können auch vom Büro aus den Projektfortschritt überwachen. Kurzum: Mit einer Baumanagement Software mit Capmo bringen Sie Einheitlichkeit in Ihre Prozesse und bauen langfristig erfolgreich.

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