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Gratis Baustellenprotokoll Vorlage

Baustellenprotokoll Vorlage: In wenigen Schritten zu Ihrem Jour Fixe Protokoll

Johanna Böllmann

Expertin Baubranche

June 1, 2021

Eine saubere Dokumentation nach der Baubesprechung zu erstellen, sichert Sie für zahlreiche Fragestellungen und Streitfälle in der Zukunft ab. Sitzen Sie jede Woche aufs Neue stundenlang vor Ihrem Jour Fixe Protokoll und verbringen unnötig viel Zeit mit dem Nachbereiten der Baubesprechung? Das muss nicht sein. Machen Sie sich das Leben leichter und nutzen Sie eine Besprechungsprotokoll Vorlage. Sichern Sie sich das gratis Muster inklusive unserer Tipps und legen Sie direkt los.

Baustellenprotokoll: die wichtigsten Fakten für Bauunternehmer

Würden Sie beim Wort “Protokoll” auch am liebsten abwinken? Beim Bauprotokoll ist das zumindest keine gute Idee. Wir erläutern Ihnen, warum das so ist und wozu das Baustellenprotokoll oder das Besprechungsprotokoll genau dient.

Was ist mit Baustellenprotokoll oder Besprechungsprotokoll gemeint?

Mit einem Baustellenprotokoll werden die diskutierten Themen und Entscheidungen im Rahmen einer Baubesprechung schriftlich festgehalten. Gemeint ist mit der Baubesprechung der meist wöchentliche Jour Fixe unter den Baubeteiligten; ein regelmäßiger Termin, in dem der Status quo und die weitere Vorgehensweise auf der Baustelle festgehalten werden. Das Baustellenprotokoll wird für gewöhnlich vom Bauleiter im Nachgang des Termins aufgesetzt und allen Projektteilnehmern zur Verfügung gestellt. Es dient der Gedankenstütze und Grundlage für das weitere gemeinsame Zusammenarbeiten. Zugleich ist es ein rechtssicherer Beleg in gerichtlichen Auseinandersetzungen, den Sie daher gut aufbewahren sollten. Denn was auf dem Jour Fixe besprochen wird, gilt! Dabei ist das Bauprotokoll nicht zu verwechseln mit dem regelmäßig geführten Bautagebuch oder etwa mit dem Abnahmeprotokoll.

Der Begriff Jour Fixe

Der Begriff Jour Fixe kommt aus dem Französischen, der sich im deutschen Sprachgebrauch durchgesetzt hat und sich wörtlich mit „fester Tag“ übersetzen lässt. Er bezeichnet einen regelmäßig stattfindenden Termin mit einem klar definiertem Teilnehmerkreis.

Wann kommt das Protokoll zum Einsatz?

Das Ziel des Baustellenprotokolls ist es, die Vereinbarungen des Jour Fixe Termins eindeutig festzuhalten. So lässt sich jederzeit der Verlauf des Baugeschehens nachvollziehen. Denn nicht selten kommt es während der Ausführungsphase zu tief greifenden Entscheidungen, welche mitunter Ergänzungen und Korrekturen des eigentlichen Bauvertrages mit sich bringen.

Das Baustellenprotokoll wird vor allem bei größeren Bauvorhaben eingesetzt. Aber auch bei kleineren Projekten möchten zahlreiche Bauleiter ein Protokoll schreiben. Denn egal um welches Bauvorhaben es sich dreht: Komplex sind die Bauten allemal und es werden mit jeder Besprechung zahlreiche Entscheidungen getroffen, die sich kein Bauleiter in Summe merken kann. Warum auch? Machen Sie sich frei von zu vielen Informationen in Ihrem Kopf, wenn eine Notiz genügt, um Ordnung in das Chaos zu bringen.

Damit die Besprechung gelingt, muss eine Agenda her!
Rechtlich gut aufgestellt mit dem Baustellenprotokoll

Allen Beteiligten an der Baubesprechung wird das Baustellenprotokoll im Nachgang des Termins zugeschickt. Jeder ist anschließend in der Pflicht, dieses Dokument gegenzulesen, zu prüfen und bei Unstimmigkeiten Einspruch zu erheben. Sofern Sie nicht unverzüglich widersprechen, gelten die getroffenen Aussagen als angenommen. Ohne Rückmeldung erfolgt somit eine stillschweigende Zustimmung zu den Inhalten. Diese wird wie eine nachträglich konkludente Zustimmung behandelt und entfaltet damit eine rechtlich verbindliche Wirkung. Die Bedingungen sind dabei, dass das Dokument erstens in einem angemessenen Zeitraum zugestellt wird, und zweitens, dass der Protokollinhalt das tatsächlich Besprochene enthält.

Besonders relevant ist die Rechtswirkung bei weitreichenden Entscheidungen, die Änderungen am Bauvertrag zur Folge haben. Zum Beispiel kann in ihm ein Fertigstellungstermin vereinbart worden sein, der schlichtweg zu Beginn der Bauarbeiten noch nicht konkret bestimmt war, sich aber im Laufe der Zeit festlegen ließ. Laut einem Beschluss des Kammergerichts Berlin ist das Baustellenprotokoll mit einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben gleichzusetzen und die Vereinbarung damit rechtskräftig. In der Folge kann das Besprechungsprotokoll Auswirkungen auf zukünftige Fertigstellungstermine haben, auf Bedenkenanmeldungen oder auch auf Schadensersatzansprüche.

Für ein rundum verständliches Protokoll sind so manche Erklärungen unverzichtbar. Doch brauchen Sie hier keinen Roman zu schreiben. Beziehen Sie sich stattdessen auf schon bestehende Dokumente und auch gerne auf vorherige Baustellenprotokolle, um alle Leser optimal abzuholen.
Bis wann muss das Baustellenprotokoll zugestellt & kann Widerspruch eingelegt werden?

Mit Aussagen wie “zeitnah”, “unverzüglich” oder “in einem angemessenen Zeitraum” erfolgt keine nähere Definition. Aus der Praxis ergibt sich allerdings, dass Sie nie mehr als zwei bis maximal drei Werktage verstreichen lassen sollten. Den Widerspruch reichen Sie am besten schriftlich ein und setzen alle Beteiligten der Baubesprechung davon in Kenntnis.

Besprechungsprotokoll Inhalte: Das muss in das Dokument

Das Baustellenprotokoll folgt einer einfachen Form. In einem sauberen und verständlichen Protokoll werden folgende Angaben stets berücksichtigt:

  • Datum der Besprechung
  • Teilnehmer des Meetings
  • Anlass der Besprechung (meistens die Baubesprechung)
  • Leiter der Besprechung
  • Protokollführer
  • Dokumentation der Besprechung

Inhaltlich gesehen werden verschiedenste Punkte im Besprechungsprotokoll festgehalten, die Einfluss auf die weitere Fortführung des Bauprojektes haben. Hier beziehen Sie sich auf die durchgeführten und geplanten Leistungen sowie die nächsten Ausführungsschritte. Des Weiteren stellen Sie Mängel fest und definieren die geplanten Maßnahmen für die Beseitigung. Hier kennzeichnen Sie auch, welche Gewerke für die nächsten Schritte verantwortlich sein werden.

Denken Sie bei den einzelnen Inhalten des Jour Fixe Protokolls stets daran, diese mit Datum zu kennzeichnen. Wann wurde mit der Ausführung einer Leistung begonnen und wann wurde sie beendet? Um später den Sachverhalt nachvollziehen zu können, dokumentieren Sie hier auch die verwendeten Baumaterialien, Maschinen und Geräte sowie den Personaleinsatz. Vermerken Sie zusätzlich besondere Vorkommnisse auf der Baustelle. Um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, behalten Sie Folgendes im Hinterkopf: Das Baustellenprotokoll dient der Dokumentation des Baugeschehens und soll im Falle von Schadensersatzansprüchen Ihr gewissenhaftes Arbeiten glaubhaft belegen können, sodass Sie jegliche Schuld von sich weisen können.

3 Varianten, um den Jour fixe auf der Baustelle zu dokumentieren

Wie Bauleiter den wöchentlichen Jour fixe-Termin protokollieren, lässt sich grob in 3 verschiedene Vorgehensweisen einteilen.

Protokollieren mit Stift & Papier

Auf der Baustelle gelten Stift und Papier zum Festhalten von Notizen und Informationen als klassische Hilfsmittel. Für gewöhnlich dauert diese Vorgehensweise relativ lang, erst recht wenn schriftliche Notizen nach der Baubesprechung in digitale Dokumente übertragen werden müssen. Aus Zeitgründen werden daher oft nicht alle Details erfasst. Bauleiter können so in rechtlichen Belangen wie z.B. bei Gewährleistungs- oder Haftungsfragen schnell in die Zwickmühle geraten, wenn sie mit lückenhaften Dokumenten eine gewisse Beweislast stützen wollen. Bei all der Komplexität im Bauwesen kommen Sie nicht drumrum, sich einen Rahmen zu kreieren und gewisse Prozesse festzulegen. Ein Schritt in diese Richtung stellen Vorlagen dar.

Dokumentieren mit Vorlage

Vorlagen speziell für die Baustellenprotokolle bieten Ihnen ein Grundgerüst, welches Sie Termin für Termin aus dem Ärmel ziehen können. Design und die inhaltliche Gestaltung sind in einer fortlaufenden Vorlage immer gleich und genau so aufgebaut, wie Sie es für den Jour fixe-Termin in Ihrer Firma benötigen. Das erspart Ihnen das initiale Entwickeln eines Dokuments. Auf viele weitere Vorteile werden wir gleich noch zu sprechen kommen. Jedoch nicht, bevor wir Ihnen den nächsten Schritt vorgestellt haben, der für noch mehr Professionalität und effektives Arbeiten sorgt.

Digital mit Jour Fixe-Software

Eine Baustellenprotokoll Software ist genau genommen auch eine Vorlage – nur mit dem Unterschied, dass diese direkt in einem Programm fürs Baustellenmanagement integriert ist. Diese kann für gewöhnlich einiges mehr und unterstützt Sie damit parallel in vielen anderen Prozessen während der verschiedenen Bauphasen.

  • Beispielsweise lassen sich offene Aufgaben dank der Verknüpfung mit einem Ticketsystem direkt den verantwortlichen Personen zuweisen. So behalten Sie die Aufgaben viel besser im Blick, ohne vor und nach dem Termin umfangreich Daten zusammenzustellen.
  • Gibt es offener Punkte von der Vorwoche? Dann werden diese automatisch mit ins neue Protokoll übernommen.
  • Auch das manuelle Versenden von Nachrichten entfällt durch den integrierten automatischen E-Mail-Verteiler. Sie legen diesen einmalig an und per Klick gehen die Protokolle an Baubeteiligte, Verantwortliche und Kollegen raus.

Besprechungsprotokoll Vorlage für routiniertes Arbeiten

Sie wollten schon längst Feierabend machen, müssen jedoch erst noch die Baubesprechung nachbereiten und das Bauprotokoll schreiben? Mit einer Baustellenprotokoll Vorlage ist auch das schnell erledigt und macht sogar Spaß. Das glauben Sie nicht? Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen und Tipps, die wir für Sie zusammengestellt haben.

Vorteile mit der Verwendung der Baustellenprotokoll Vorlage

Für gewöhnlich finden Baubesprechungen an einem festen Termin statt. Jedem folgt mit der Erstellung des Jour Fixe Protokolls dasselbe Prozedere: Ab ins Büro und an den Rechner setzen, ein neues Textdokument öffnen und alles Schritt für Schritt in Fleißarbeit notieren. Viele Bauleiter beginnen tatsächlich immer wieder von vorn. Dabei können Sie sich einiges an lästiger Arbeit durch die Verwendung von einer kostenlosen Vorlage für ein fortlaufendes Protokoll sparen.

Baustellenprotokoll Vorlagen enthalten bereits die immer wiederkehrende Grundstruktur und bieten einen festen Rahmen, um die wesentlichen Informationen festzuhalten. Sie müssen die Vorlage somit nur noch ausfüllen, ohne das Rad jedes Mal neu zu erfinden. Die Vorteile der Jour Fixe Protokoll Vorlage liegen klar auf der Hand:

  • Übersichtliche und professionell aufgesetzte Protokolle durch eine immer gleichbleibende Struktur.
  • Einheitliches Auftreten, egal wer die Protokollführung übernimmt.
  • Vollständige Inhalte für eine saubere, lückenlose und rechtssichere Dokumentation.
  • Schneller und effizienter Arbeiten durch Wegfall redundanter Dokumentenerstellung.
  • Mehr Konzentration auf wesentliche Dinge statt an der Formatierung hängen zu bleiben.
  • Systematisch abgespeichert, sind wichtige Informationen schneller auffindbar.
  • Bessere Karten bei Streitfällen und Schadensersatzansprüchen.

Eine Vorlage zu nutzen, ist ein entscheidender Schritt, um auf Dauer noch produktiver zu arbeiten. Der Effekt zeigt sich insbesondere dann, wenn Sie die Anwendung zur Gewohnheit werden lassen.

Einsatzmöglichkeiten: So verwenden Sie die Jour Fixe Protokoll Vorlage

Verwenden Sie die Baustellenprotokoll Vorlage ab sofort bei jeder Baubesprechung und strukturieren Sie damit Ihren Alltag auf der Baustelle ohne Mehraufwand. Speichern Sie die Datei an einem Ort ab, wo Sie sie schnell wiederfinden. Kopieren Sie sich dann für jedes neue Protokoll die Vorlage und füllen Sie sie anschließend aus. Mit einem aussagekräftigen Dateinamen zum Beispiel in Verbindung mit dem Datum, lässt sich das später gesuchte Protokoll schnell herausfiltern.

Die Mustervorlage eignet sich nicht nur für das wöchentliche Jour Fixe Protokoll, sondern kann auch für jede andere Besprechung als Besprechungsprotokoll zwischendurch genutzt werden. Die Vorlage selbst enthält daher auch ein Freifeld, wo Sie den Anlass der Besprechung direkt eintragen können. Ist das Bauprotokoll Ihr ständiger Begleiter bei allen besprochenen Vorkommnissen und Entscheidungen, ersparen Sie sich mit einer wasserdichten Dokumentation einiges an Ärger, sollte es einmal zu Diskussionen oder Streitfällen vor Gericht kommen. Laden Sie sich unsere Besprechungsprotokoll Vorlage direkt hier herunter und nutzen Sie das Muster kostenfrei für Ihre nächsten, wiederkehrenden Termine.

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