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Vorlagen

Gratis Aufgabenverteilung Vorlage!

Aufgabenverteilung im Team Vorlage: Ihr gratis Muster zum Download

Janette Schenkel

Expertin Baubranche

October 26, 2021

Eine strukturierte Aufgabenverteilung im Team stellt sicher, dass Sie Ihr Bauprojekt innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens fertigstellen. Voraussetzung dafür ist eine schlüssige und detaillierte Aufgabenübersicht für Ihre Mitarbeiter. Damit Sie Ihre Aufgabenverteilung im Team gleich optimieren können, haben wir eine kostenlose Vorlage zum Download für Sie vorbereitet. Die Ressourcenplanung, Organisation und Umsetzung Ihres Bauprojekts läuft dann schon fast wie von selbst. Noch besser wäre allerdings, das Aufgabenmanagement online mit einer Software durchzuführen. Finden Sie in unserem Beitrag einfach selbst heraus, welche Vorgehensweise Ihnen besser liegt.

Aufgabenverteilung im Bauwesen: Die wichtigsten Fragen und Antworten auf einen Blick

Das Aufgabenmanagement und die -planung innerhalb eines Bauprojekts ist sehr umfangreich und vielfältig. Schon in der Vorbereitungsphase eines Bauprojektes muss sich der Bauherr überlegen, an wen er welche Aufgaben in den folgenden Phasen verteilt. Aber auch im kompletten Planungsprozess werden zahlreiche Aufgabenpakete für die ausführenden Gewerke definiert. Im Prinzip zieht sich die Aufgabenverwaltung über die Ausführungsphase bis zum Abschluss des Bauprojekts. Die Bedeutung einer transparenten und strukturierten Aufgabenübersicht für den erfolgreichen Abschluss Ihres Bauvorhabens ist deshalb immens. Warum diese so relevant ist und welche Herausforderungen Sie dabei beachten müssen? Schauen wir genauer hin!

Welche Bedeutung hat eine Aufgabenübersicht für Mitarbeiter im Bauablauf?

Ein reibungsloser Bauablauf ist eine notwendige Voraussetzung, damit Sie Bauprojekte frist- und kostengerecht abschließen können. Um dies zu gewährleisten, sollten alle anstehenden Aufgaben so effizient wie möglich erledigt werden. Ob Sie nun bei Ihrem Bauprojekt die vielen Gewerke managen, die Abnahme eines Gebäudes planen oder Ihre täglichen Routinearbeiten organisieren: Eine detaillierte Aufgabenübersicht hilft Ihnen den Ablauf zu strukturieren. Mit einer klaren Zuweisung der Aufgaben und genauen Fristen stellen Sie zudem sicher, dass jeder Beteiligte weiß, was wann zu erledigen ist. Deshalb sollten Sie schon in der Vorbereitungs- und Planungsphase eine Aufgabenübersicht für Mitarbeiter erstellen, damit Sie auch in der Ausführungsphase bis hin zum Gewährleistungsmanagement den Überblick behalten und Doppelarbeit vermeiden.

Mit welchen Herausforderungen müssen Sie bei der Mitarbeiter Aufgaben Planung im Bauprojekt rechnen?

Die wohl größte Herausforderung bei einem Bauprojekt ist die Koordination der vielen Beteiligten. Nicht nur das externe Aufgabenmanagement mit den zahlreichen Gewerken, sondern auch das interne Aufgabenmanagement sollten Sie hierbei nicht unterschätzen. Wenn die Aufgabenverteilung und Kommunikation zudem nicht einheitlich über ein System, sondern über verschiedene Kanäle stattfindet, haben Sie schon verloren. Ein weiteres Hindernis sind Veränderungen im Bauprojekt, die die Gesamtsituation noch erschweren. Die Aufgabenpakete, die der Bauherr oder Projektentwickler in der Vorbereitungs- und Planungsphase geschnürt habt, bleiben meist nicht so wie ursprünglich definiert. Wie sollen Sie da den Überblick behalten und sicherstellen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden? Eine klare und nachvollziehbare Mitarbeiter Aufgaben Planung ist unabdingbar, um von Vornherein alle anstehenden Erledigungen, Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Fristen zu klären.

Werkzeuge für die Aufgabenverteilung im Team
Behalten Sie bei der Aufgabenverteilung im Team den Durchblick: Unsere Vorlage hilft Ihnen dabei.

Werkzeuge für die Aufgabenverteilung im Team: Welche Vorgehensweise eignet sich bei Bauprojekten?

Hilfreiche Werkzeuge für die Aufgabenverteilung im Team gibt es viele. Warum ist eine Vorlage die deutlich bessere Wahl gegenüber Stift und Papier? Und weshalb ist das Aufgabenmanagement online mit einer Software den herkömmlichen Vorgehensweisen meilenweit voraus? Wir haben die Antworten!

Klassisches Aufgabenmanagement mit Stift und Papier

Häufig werden im Bauwesen noch Stift und Papier gezückt, um Aufgaben zu notieren. Selbstverständlich ist jede schriftliche Notiz besser als ein imaginärer Denkzettel im Kopf. Bei komplexen Bauprojekten, an denen große Teams beteiligt sind, können Sie Notizbuch oder Klebezettel allerdings einpacken.

Stellen Sie sich vor, Sie sind in der 5. Baubesprechung mit dem Bauherren und wieder wurden neue Beschlüsse gefasst, Prioritäten haben sich verändert, neue Informationen sind hinzugekommen. Egal wie ordentlich Sie Ihre schriftlichen Notizen führen, spätestens jetzt haben den Überblick verloren. Änderungen lassen sich einfach schlichtweg nicht vermeiden, was unumgänglich zu Ergänzungen oder dem Wegfall von Aufgaben führt.

Gewissenhaft legen Sie einem Kollegen, der ebenfalls am gleichen Bauprojekt beteiligt ist, am Abend dann noch das Protokoll der Baubesprechung auf den Schreibtisch. Doch dieser übersieht die Notizen zwischen den zahlreichen Akten oder kreuzt im Zweifel gar nicht im Büro auf. Wir wollen den Teufel nicht an die Wand malen, aber im schlimmsten Fall behindern Sie damit sogar den ordnungsgemäßen Baufortschritt.  

Auch wenn die klassische Vorgehensweise mit Stift und Papier noch oft zur Anwendung kommt, ist diese für das schnelllebige Tagesgeschäft in der Baubranche nicht mehr zeitgemäß. Es muss doch eine bessere Lösung geben oder nicht?

Mit einer Vorlage beim Aufgabenmanagement den Durchblick behalten

Sehr viel effektiver gestalten Sie das Aufgabenmanagement im Team mit einer Vorlage. Statt auf einem leeren Blatt Papier, notieren Sie die anstehenden Aufgaben in einer Excel-Tabelle. Aufgabenpakete, die in der Vorbereitungs- und Planungsphase definiert wurden, können hier noch detaillierter aufgelistet und um zusätzliche Hinweise, Verantwortlichkeiten, der genaue Zeitraum, die Priorität und den Fortschritt der Aufgaben ergänzt werden. Das Beste: Die Aufgabenverteilung im Team Vorlage ermöglicht Ihnen, auch nach diesen Informationen zu filtern. Mit nur einem Klick sehen Sie, welche Aufgaben auf Ihrer to-do Liste noch offen oder schon erledigt sind. Auch nachträgliche Änderungen oder neue Beschlüsse sind kein Problem mehr: Sie fügen einfach eine Spalte mit der neuen Aufgabe hinzu oder ergänzen eine bestehende. Wenn Sie dann noch in einem zusätzlichen Tabellenblatt Ihre Teambesprechungen protokollieren, haben Sie alle Informationen an einem Ort gesammelt. So minimieren Sie das Risiko, dass etwas vergessen wird.

Zum Download für Sie: kostenlose Aufgabenverteilung im Team Vorlage

Die Nutzung einer Vorlage ist ein erster Schritt in die richtige Richtung bei der Digitalisierung Ihres Bauprojekts. Mit einer vorgefertigten Aufgabenübersicht erledigen Sie die Mitarbeiter Aufgaben Planung mit links und optimieren so auch noch die Zusammenarbeit im Team. Durch die einheitliche Struktur behält jeder Mitarbeiter und Partner den Überblick, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und wie es um den gesamten Projektfortschritt steht. Starten Sie direkt bei der Vorbereitung Ihres Bauprojekts eine Vorlage zu nutzen und profitieren Sie auch im Gewährleistungsmanagement noch von einer transparenten Nachvollziehbarkeit. Überzeugen Sie sich selbst, wie die alltäglichen Aufgaben rund um Ihr Bauvorhaben mit mehr Sorgfalt, Transparenz und zugleich weniger Aufwand erledigt werden können. Laden Sie sich einfach unsere kostenlose Aufgabenverteilung im Team Vorlage herunter.

Digitales Aufgabenmanagement mit einer Software

So praktisch Vorlagen auch sind: In der Regel reichen sie nicht aus, wenn es darum geht ein komplexes Projekt oder umfangreichere Aufgaben voranzutreiben. Deshalb möchten wir Ihnen noch ein letztes und das wohl effizienteste Werkzeug zur Aufgabenverteilung im Team Ihrer Bauprojekte vorstellen: Sogenannte Collaboration Tools oder zu Deutsch online Aufgabenmanagement Software. Sie ist die wohl modernste Methode, mit der Sie die Produktivität Ihres Teams nochmal um ein gutes Stück professionalisieren und die Zusammenarbeit verbessern.

Im Vergleich zu einer Vorlage können Sie in einem online Tool auch die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben zueinander erstellen. Wenn Sie einen Termin verändern oder eine Frist nicht eingehalten wird, passen sich alle nachfolgenden Tätigkeiten automatisch an. Profitieren Sie außerdem von den Push-Benachrichtigungen, die das System verschickt, sobald Sie eine neue Aufgabe einer verantwortlichen Person zugewiesen haben. Diese automatisierten Prozesse schaffen Gewissheit, dass Neuigkeiten und Änderungen bei Ihren Kollegen und den beteiligten Gewerken zuverlässig ankommen. Bei Rückfragen zu einer Aufgabe, greifen Sie einfach auf die integrierte Kommunikationsfunktion zurück. So haben Sie in Zukunft die gesamte Kommunikation und alle geplanten, sowie terminierten Aufgaben an einem Ort. Klingt das nicht traumhaft?

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Mit einem Aufgabenmanagement Tool verwalten Sie Ihre To-Do’s im Team transparent und übersichtlich.

Effizientes online Aufgabenmanagement mit Capmo

Es gibt zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung am Markt. Doch welches wird den Ansprüchen Ihres Bauprojekts gerecht? Capmo ist eine ganzheitliche Baumanagement Software, die für eine zuverlässige Aufgabenverteilung im Team eines Bauprojekts entwickelt wurde. Mit einer Vielzahl an Funktionen verwalten Sie die unterschiedlichen Aufgabenpakete transparent und übersichtlich. In unserem Ticketsystem erstellen Sie für jede anstehende Aufgabe einfach ein Ticket und weisen es der zuständigen Person zu. Da es sich um eine cloud-basierte Software handelt, werden Ihre Kollegen und Partner auch in Echtzeit informiert. So sind alle Projektbeteiligten immer auf dem aktuellen Stand.

Einfache Handhabung und persönliche Kundenbetreuung

Mit Capmo können Sie zudem beliebig viele Teammitglieder und Projektbeteiligte einladen – und das kostenlos. Damit gelingt Ihnen auch bei großen Teams eine effektive Aufgabenverwaltung. Aber wie können Sie alle Teammitglieder überzeugen, die Software zu nutzen, damit Sie auch bei komplexen Bauprojekten auf ganzer Länge profitieren? Capmo ist einfach und intuitiv zu bedienen, sodass Sie keine lange Einarbeitungszeit benötigen und gerne die klassischen Werkzeuge des Aufgabenmanagements hinter sich lassen. Das garantieren wir! Und falls doch mal Fragen aufkommen sollten, steht Ihnen unser persönlicher Kundensupport jederzeit unterstützend zur Seite.

Mobile Applikation mit offline Funktion für Büro und Baustelle

Das wohl unschlagbarste Argument ist, dass es Capmo auch als mobile Applikation mit offline Funktion für Büro, Baustelle und unterwegs gibt. Sollten Sie sich mal in einem Funkloch befinden oder vor Ort auf dem Bau keine Internetverbindung haben, können Sie trotzdem neue Aufgaben hinzufügen oder Details ergänzen. Die Daten werden zwischenzeitlich auf Ihrem Gerät gespeichert. Sobald Sie wieder eine stabile Internetverbindung haben, werden diese automatisch synchronisiert.

Ihre Vorteile mit Capmo bei der Aufgabenverteilung im Team eines Bauprojekts auf einen Blick:

  • Verknüpfung mit anderen Prozessen.
  • Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Doppelarbeit.
  • Kostenlose Integration aller Beteiligten.
  • Schnelle und einfach Handhabung.
  • Alle Informationen nachvollziehbar an einem Ort.
  • Offline Funktionen für lückenloses Arbeiten.
  • Zentrale Kommunikation und Arbeiten in Echtzeit.

Nun haben Sie einen guten Überblick bekommen, welche Werkzeuge sich für ein transparentes und effektives Aufgabenmanagement bei Bauprojekten eignen. Damit Sie und Ihr Team nicht bei Ihren alten Gewohnheiten bleiben, sollten Sie jetzt einen Schritt in Richtung Digitalisierung gehen und sich unsere Vorlage kostenfrei herunterladen. Kopieren Sie die Excel-Tabelle beliebig oft für jedes Bauvorhaben und fügen Sie dort alle anstehenden Aufgaben ein. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, haken Sie den Punkt von Ihrer Aufgabenübersicht digital ab. So haben Sie den Kopf frei und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Überzeugen Sie sich selbst von unserer Vorlage.

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Zum Download für Sie: kostenlose Aufgabenverteilung im Team Vorlage

Die Nutzung einer Vorlage ist ein erster Schritt in die richtige Richtung bei der Digitalisierung Ihres Bauprojekts. Mit einer vorgefertigten Aufgabenübersicht erledigen Sie die Mitarbeiter Aufgaben Planung mit links und optimieren so auch noch die Zusammenarbeit im Team. Durch die einheitliche Struktur behält jeder Mitarbeiter und Partner den Überblick, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und wie es um den gesamten Projektfortschritt steht. Starten Sie direkt bei der Vorbereitung Ihres Bauprojekts eine Vorlage zu nutzen und profitieren Sie auch im Gewährleistungsmanagement noch von einer transparenten Nachvollziehbarkeit. Überzeugen Sie sich selbst, wie die alltäglichen Aufgaben rund um Ihr Bauvorhaben mit mehr Sorgfalt, Transparenz und zugleich weniger Aufwand erledigt werden können. Laden Sie sich einfach unsere kostenlose Aufgabenverteilung im Team Vorlage herunter.

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