Gratis Excel-Vorlage zum besseren Überblick Ihrer Nachträge

Nachträge sind im Baugewerbe keine Seltenheit. Wie bringen Sie nachträgliche Forderungen mit Ihren Vergütungsansprüchen in Einklang? Welche rechtlichen Vorgaben gibt es? Und was zeichnet gutes Nachtragsmanagement aus? Wir klären die wichtigsten Fragen.

Egal wie sorgsam und vorausschauend Sie planen: Bei Bauprojekten kann es immer wieder zu Änderungen und damit verbundenen Nachtragsforderungen kommen. Zusätzliche Leistungen gehen für Auftragnehmer meist mit veränderten Vergütungsansprüchen einher. Um diese durchzusetzen, ist ein gutes Nachtragsmanagement gefragt. Doch was ist das eigentlich?

Nachtrags- und Claim-Management: Definition

Nachtragsmanagement (auch Claim-Management oder Nachforderungsmanagement) ist in allen Bereichen der Wirtschaft Thema. In der Regel betreffen Nachträge Änderungen im Projektablauf, die zu Anpassungen der zuvor vereinbarten Leistungen führen. In der Baubranche umfasst das Nachtragsmanagement alle Aktionen, die durch eine Veränderung des Bau-Solls und der damit verbundenen Forderung entstehen, etwa das Prüfen der Anforderungen, die Kalkulation der Mehrleistung und das Einreichen des Nachtrags unter Berücksichtigung notwendiger Formvorschriften.

Nachtrag oder Claim: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Nachtragsmanagement und Claim-Management werden häufig synonym verwendet. Streng genommen gibt es aber Kriterien, die einen Claim von einem Nachtrag unterscheiden.

Der englische Begriff Claim lässt sich mit "Forderung" oder "Anspruch" übersetzen und kann im Gegensatz zum Nachtrag sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer ausgehen. Es beschreibt die vertraglichen Forderungen beider Seiten, die sich im Projektverlauf ändern können und somit zu Nachträgen führen. Diese Forderungen können finanzieller, zeitlicher oder sachlicher Art sein.

Ein Nachtrag beschreibt das Geltendmachen nachträglicher Forderungen oder notwendiger Anpassungen hinsichtlich der Leistungen und das Durchsetzen damit verbundener Vergütungsansprüche. Nachträge können grundsätzlich nur vom Auftragnehmer eingereicht werden.

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Nachträge im Bauwesen: Welche Ziele verfolgt das Nachtragsmanagement?

Nachtrags- oder Claim-Management ist für beide Vertragsparteien relevant, kann aber aus zwei Perspektiven mit unterschiedlichen Zielsetzungen betrachtet werden:

• Aus Sicht der Auftragnehmers geht beim Nachtragsmanagement darum, Abweichungen vom vertraglich vereinbarten Bau-Soll zu erkennen, den Mehraufwand zu kalkulieren, daraus Ansprüche (hinsichtlich der Vergütung) abzuleiten und diese durchzusetzen.

• Aus Sicht des Auftraggebers geht es beim Nachtragsmanagement darum, Nachträge oder Nachforderungen auf ihre Plausibilität zu prüfen. Anders gesagt: Auftraggeber möchten natürlich nur gerechtfertigte Nachträge vergüten.

Unser Tipp: Mit einer Nachtragsmanagement-Vorlage behalten Sie steht den Überblick über Ihre Nachträge und Mehrkosten. Hier können Sie sich die Vorlage kostenlos herunterladen.

Rechtliche Grundlagen für das Claim-Management

Nachträge sind grundsätzlich möglich, wenn es zu Abweichungen vom Bauvertrag kommt. Diese Abweichungen bedeuten in den meisten Fällen einen Mehraufwand, weil zusätzliche Leistungen erbracht werden sollen. Möglich ist aber auch eine Minderleistung, etwa weil eine vereinbarte Arbeit auf Wunsch des Auftraggebers doch nicht ausgeführt werden soll.

Nachtragsmanagement nach VOB

In jedem Fall gilt: Sollen Sie eine zusätzliche Leistung erbringen, steht Ihnen zusätzliche Vergütung zu. Rechtliche Grundlagen dafür liefert die VOB. Ableitend von den Regelungen nach §2 VOB/B lassen sich verschiedene Nachtragsarten unterscheiden, die einen VOB-Nachtrag rechtfertigen und einen Vergütungsanspruch mit sich bringen.

Nachtragsmanagement laut Bauvertragsrecht (BGB)

Regelungen für das Nachtragsmanagement liefert auch das Bauvertragsrecht (§ 650 BGB), das zum 1. Januar 2018 umfassend reformiert wurde. Die Änderungen betreffen unter anderem den finanziellen Rahmen für Nachtragsleistungen. Eingeführt wurde außerdem ein bisher nur in der VOB/B vorgesehenes Anordnungsrecht des Auftraggebers, für den Fall, dass dieser eine Änderung des vereinbarten Werkerfolgs wünscht (§ 650b BGB).

‍Nachtragsmanagement nach HOAI

Neben der VOB/B kann auch die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) bei Verhandlungen zur Nachtragsvergütung herangezogen werden. Seit Inkrafttreten der neuen Fassung zum 1. Januar 2021 ist das Vergütungssystem der HOAI allerdings nicht mehr bindend. Vielmehr handelt es sich bei den Ausführungen um Empfehlungen.

Warum ist Nachtragsmanagement im Baugewerbe wichtig?

Schon bei mittelgroßen Bauprojekten können sich innerhalb kürzester Zeit mehrere Änderungen und Nachtragsforderungen ergeben. Erfolgreiches Nachtragsmanagement bringt die Ansprüche aller Vertragspartner auf einen Nenner. Rechtssicher gestaltet und vorausschauend umgesetzt können Sie Streitigkeiten oder Missverständnisse vermeiden, Transparenz schaffen und Ihren Mehraufwand nachvollziehbar machen. Durch eine strukturierte Dokumentation können Sie:

• Kosten und Zeit sparen: Missverständnisse und Fehler, die durch unklare oder unvollständige Dokumentationen entstehen, können kostspielig und zeitaufwendig sein.
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• Rechtliche Sicherheit: Eine detaillierte Dokumentation dient als rechtliche Absicherung im Falle von Streitigkeiten oder Nachforderungen.
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• Projekteffizienz steigern: Durch klar strukturierte und leicht zugängliche Dokumentationen wird die Bearbeitung von Änderungen effizienter und schneller.

Tipp: Viele Schritte rund um das Nachtragsmanagement lassen sich mittlerweile digital erledigen. Durch die softwaregestützte, automatische Erfassung relevanter Ereignisse und Kennzahlen können Sie beispielsweise den Aufwand für die Dokumentation erheblich reduzieren. Mit Capmos digitalem Nachtragsmanagement Sie alle Nachträge, die in Besprechungen, per E-Mail oder am Telefon von Ihrem Subunternehmer oder Bauherren angesprochen werden, einfach und bequem in Capmo dokumentieren. Auf diese Weise sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem einzigen Ort und können Nachträge strukturiert, prozessorientiert und transparent verwalten.

Gratis für Sie: Nachtragsmanagement-Muster für besseren Überblick

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem großen Bauprojekt und müssen mehrere Nachträge gleichzeitig verwalten. Und wie häufig kommt es vor, dass Sie unter Zeitdruck stehen und den Änderungsauftrag einfach genehmigen? Aber diese zusätzlichen Kosten müssen Sie erst einmal selbst tragen, es sei denn, Sie reichen den Nachtrag beim Bauherrn ein. Doch das ist etwas, das häufig vergessen wird, wenn Sie die Nachträge nicht strukturiert verfolgen. Mit unserer Excel-Vorlage zur besseren Übersicht behalten Sie jedoch den Überblick über alle wichtigen Informationen. Sie können:

• Nachträge nachverfolgen: Welche Nachträge sind bereits eingereicht? Welche wurden genehmigt und welche sind noch in Bearbeitung?
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• Baukosten im Blick behalten: Wie hoch sind die zusätzlichen Kosten durch die Nachträge? Wo können Sie eventuell sparen?
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• Bauzeitpläne einhalten: Welche Auswirkungen haben die Nachträge auf den Zeitplan des Projekts?

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Unsere gratis Excel-Vorlage hilft Ihnen dabei, all diese Fragen zu beantworten und sorgt für ein strukturiertes und transparentes Nachtragsmanagement.

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Wir prüfen und aktualisieren die Informationen auf unserer Website ständig. Trotz aller Sorgfalt können sich die Daten und Informationen inzwischen verändert haben. Die Informationen auf capmo.com stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen.