Unsere Referenzen

„Capmo ist für uns ein Riesenvorteil. Alleine die Dokumentation ist noch besser geworden, als wir es uns vorgestellt haben.“

VIVAWEST baut, modernisiert und bewirtschaftet rund 120.000 Wohnungen in NRW über alle Leistungsphasen hinweg. Mit Capmo bündelt das Unternehmen die Arbeit von vier (Fach-)Bereichen auf einer Plattform und macht Wissen aus der Bauphase bis in die Bewirtschaftung nutzbar.

Das Unternehmen: Vivawest Wohnen GmbH

VIVAWEST ist eines der führenden Wohnungsunternehmen in Nordrhein-Westfalen. Mit rund 120.000 Wohnungen bietet das Unternehmen ein Zuhause für etwa 300.000 Menschen in rund 100 Kommunen zwischen Rhein und Ruhr. Als Bestandshalter baut, modernisiert und bewirtschaftet VIVAWEST seine Immobilien selbst, häufig über alle Leistungsphasen – von der LP1 bis zur LP9 – hinweg.

Industrie: Wohnungsunternehmen

Wohnungsbestand: rund 120.000 Wohneinheiten in 100 Kommunen

Immobilienwert: 13,7 Mrd. € (2025)

Mitarbeitende: rund 2.400, davon rund 800 gewerblich Beschäftigte

Fertiggestellte Wohnungen (letzte 10 Jahre): rund 7.300 (Projektgrößen zwischen 50 und 450 Wohneinheiten)

Mitarbeitende im Baumanagement: 95 Bauleiterinnen und Bauleiter

Die Herausforderung

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Baumanagement und Baudokumentation lagen bei VIVAWEST lange in der Hand der einzelnen Bauleitung, die sie je nach Projekt in Excel oder Word führte. Bei größeren Bauvorhaben mit mehreren Einheiten bedeutete das hohen Koordinationsaufwand.

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Hinzu kam, dass die auf der Baustelle gesammelten Informationen für die spätere Bewirtschaftung nur begrenzt nutzbar waren, obwohl VIVAWEST jedes Gebäude nach Fertigstellung über Jahrzehnte selbst betreut.

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Eine passende Software musste außerdem vier (Fach-)Bereiche mit sehr unterschiedlichen Anforderungen bedienen – von der Instandhaltung bis zur Inbetriebnahme.

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Die Lösung

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Ab Ende 2023 testete VIVAWEST fünf Baumanagement-Software-Anbieter anhand eines detaillierten Kriterienkatalogs. Das Ergebnis: Seit 2024 arbeiten 95 Bauleiterinnen und Bauleiter täglich mit Capmo:

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  • Projektvorlagen für unternehmensweite Standards: Jedes neue Bauvorhaben startet auf Basis fester, konzernweiter Projektvorlagen.

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  • Bautagebuch als tägliche Baustellendokumentation: Anwesenheit, Vorkommnisse und Fotos der beteiligten Firmen werden digital festgehalten.

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  • Mängelmanagement über alle Bauphasen: Von der Bauausführung über die Übernahme angekaufter Gebäude bis zur Gewährleistungsphase.

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  • Raumbuch für Ankaufsprojekte: Bricht große Projekte bis auf Wohnungsebene herunter und macht die Mängelprüfung handhabbar.

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  • KI-gestützte Mängelerfassung und KI-Suche: Bautagebuch und Tickets lassen sich per KI-Spracheingabe erfassen, Detailfragen beantwortet die Capmo KI in Sekunden.

Das Ergebnis

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Knapp zwei Jahre nach der unternehmensweiten Einführung zieht VIVAWEST ein deutlich positives Fazit – auch weil der Nutzen von Capmo über die Bauausführung hinausreicht:

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  • Wissenstransfer bis in die Bewirtschaftung: Das Kundencenter findet ausführende Firma, Material und Charge auch Jahre nach der Übergabe direkt in Capmo.

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  • Mängelschwerpunkte werden sichtbar: Mängelschwerpunkte lassen sich systematisch auswerten und gezielt für die Qualitätssicherung nutzen.

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  • Bessere Zusammenarbeit mit externen Fachplanern: Architekten und Ingenieure erhalten projektbezogenen Zugriff und nutzen Capmo inzwischen auch für eigene Projekte.

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  • Eine Informationsquelle für den ganzen Konzern: Von Bereichs- und Fachbereichsleitung über das Kundencenter bis zur Kommunikationsabteilung greifen alle auf dieselben, aktuellen Daten zu.

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