Bauen, modernisieren und betreiben: Digitales Baumanagement im Wohnungsunternehmen VIVAWEST

Was passiert mit dem Wissen aus der Bauphase, wenn ein Gebäude fertiggestellt ist? Bei VIVAWEST, einem der größten Wohnungsunternehmen in Nordrhein-Westfalen, ging über Jahre zu viel davon verloren. Wie das Unternehmen vier Fachbereiche mit ganz unterschiedlichen Anforderungen auf eine gemeinsame digitale Plattform brachte und dabei auch die spätere Bewirtschaftung mitdachte, lesen Sie hier.

Am Beispiel von VIVAWEST zeigt sich, wie digitales Baumanagement bei einem Bestandshalter mit rund 120.000 Wohnungen konkret aussieht: 95 Bauleiterinnen und Bauleiter aus den (Fach-)Bereichen Instandhaltung, Modernisierung, TGA und Neubau dokumentieren zentral über die Plattform Capmo statt über Excel-Listen – von der KI-gestützten Spracherfassung im Bautagebuch bis zur KI-Suche, die Jahre später noch Antworten für die Bewirtschaftung liefert.

Bauen und Bewirtschaften aus einer Hand

Als Bestandshalter baut, modernisiert und bewirtschaftet VIVAWEST seine Immobilien selbst – häufig über alle Leistungsphasen hinweg. Rund 7.300 Wohnungen hat das Unternehmen in den letzten zehn Jahren fertiggestellt, bei Projektgrößen zwischen 50 und 450 Wohneinheiten. Verantwortlich dafür: 95 Bauleiterinnen und Bauleiter aus verschiedenen Fachbereichen mit sehr unterschiedlichen Anforderungen an eine gemeinsame Software.

Mehr Zahlen und Fakten sowie alles über das digitale Baumanagement bei VIVAWEST lesen Sie in unserem zugehörigen eBook „Vom Bauen bis zum Bewirtschaften: Wie VIVAWEST 1.000+ Einheiten pro Jahr digital baut, modernisiert und betreibt“.

Standards für die Baudokumentation schaffen

Früher liefen Baumanagement und Baudokumentation bei VIVAWEST projektabhängig über Excel oder Word. Bei größeren Vorhaben bedeutete das einen hohen Koordinationsaufwand – und Wissen, das nach der Übergabe an die Bewirtschaftung häufig verloren ging.

„Ohne standardisierte Vorlagen wissen Sie irgendwann nicht mehr, welcher Bauleiter welches Bautagebuch wie führt. Die aktuellen Fotos und Bautagebücher waren oft nur schwer wiederzufinden.“ – Christoph Schüler, Teamleiter Bauleitung Neubau, VIVAWEST

Eine Software für vier (Fach-)Bereiche

Über die Bauprojektmanagement-Software Capmo laufen bei VIVAWEST seit 2024 Bautagebuch, Mängelmanagement, Bauzeitenplan und die Einbindung externer Fachplaner zentral zusammen. Mängel und Aufgaben werden direkt vor Ort per Ticket erfasst, Freigabeprozesse laufen über Aufgaben statt Telefon oder E-Mail. Und mit der KI-gestützten Spracheingabe hält das Team Bautagebuch-Einträge und Mängel fest, während es über die Baustelle geht.

Wissenstransfer bis in die Bewirtschaftung

Besonders wertvoll wird die Dokumentation dort, wo der Wissenstransfer zuvor am stärksten fehlte: in der Bewirtschaftung. Fragen wie „Wer hat die Fliesen in WHG 2.1.1 eingebaut?“ beantwortet die KI-Suche in Capmo heute in Sekunden – inklusive ausführender Firma und verbautem Produkt. Weil zudem wiederkehrende Regeldetails der VIVAWEST-Typenhäuser einheitlich dokumentiert werden, lassen sich sogar Mängelschwerpunkte systematisch auswerten.

„Capmo ist für uns ein Riesenvorteil. Das ist noch besser geworden, als wir es uns vorgestellt haben.“ – Christoph Schüler, Teamleiter Bauleitung Neubau, VIVAWEST

Häufige Fragen zum Thema (FAQ)

Wie nutzt VIVAWEST die KI-gestützte Spracheingabe auf der Baustelle?

Bauleiterinnen und Bauleiter sprechen Bautagebuch-Einträge und Tickets direkt vor Ort ein, statt sie händisch zu tippen. Die Capmo KI strukturiert die Informationen automatisch und ordnet sie den passenden Projekten und Kategorien zu.

Welchen Vorteil bringt die digitale Dokumentation für die Bewirtschaftung?

Weil Firma, Material und Charge lückenlos dokumentiert sind, kann das Kundencenter bei Mängeln auch Jahre nach der Übergabe direkt reagieren – ohne Rückfragen bei anderen Abteilungen und ohne unnötige Reparaturkosten.

Mehr erfahren im kostenlosen eBook

Wie VIVAWEST vier Fachbereiche auf eine gemeinsame Plattform gebracht hat, welche Rolle KI-gestützte Baudokumentation dabei spielt und was Sie für Ihre eigenen Bauprojekte daraus mitnehmen können, lesen Sie im vollständigen Praxiseinblick:

• Wie VIVAWEST eine Software fand, die vier (Fach-)Bereiche mit unterschiedlichen Anforderungen gleichermaßen überzeugt
• Wie Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Fachplanern und Nachunternehmern verbessert
• Wie sich der Nutzen von digitalem Bauprojektmanagement bis in die Bewirtschaftung fortsetzt