Baustellenprotokoll Software: 5 Funktionen, auf die Sie achten müssen

Sie suchen eine Baustellenprotokoll Software, um die Tipparbeit nach dem wöchentlichen Bau Jour fixe zu reduzieren? Damit Ihnen die App auch wirklich hilft, sollte sie fünf wesentliche Funktionen erfüllen. Welche das sind und wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Baustellenprotokoll kurz und knapp definiert

Um sicherzugehen, dass wir inhaltlich gesehen von demselben Protokoll sprechen, befassen wir uns vorab mit einer kurzen Definition und seine Relevanz im Baugeschehen.

Was ist ein Baustellenprotokoll?

Ein Baustellenprotokoll, oder auch Baubesprechungsprotokoll genannt, wird am Ende einer Baubesprechung erstellt und fasst die Punkte zusammen, die im Jour fixe thematisiert wurden. Es enthält jegliche Vereinbarungen, die Einfluss auf den weiteren Verlauf des Baugeschehens haben. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann gewisse Entscheidungen im Bau getroffen wurden. Verantwortlich für die Protokollierung ist dabei der Bauleiter oder ein beauftragter Projektleiter im Baumanagement.

Wann kommt das Baustellenprotokoll zum Einsatz?

Immer wenn Sie eine Baubesprechung im Team durchführen, bei der das weitere Vorgehen im Bau festgelegt wird, sollte das Erstellen eines Baustellenprotokolls eine Routinetätigkeit darstellen. Denn innerhalb dieser Gespräche geht es nicht nur um eine Zustandsfeststellung oder das Führen des Bautagebuchs. Mitunter werden aus getroffenen Entscheidungen rechtskräftige Ereignisse, die bei Streitigkeiten vor Gericht wieder auf den Tisch kommen. Aus diesem Grund ist mit dem Baustellenprotokoll ein Format zu wählen, das übersichtlich und transparent aufgesetzt wird und jedem Beteiligten im Bau zugänglich gemacht wird.

Warum ist ein Baustellensprotokoll so wichtig?

Ein Treffen ohne schriftliche Dokumentation ist wie ein Haus ohne Fundament. Das Besprechungsprotokoll ist eine solide Grundlage, auf der wichtige Entscheidungen und Termine festgehalten werden. Hier sind drei gute Gründe, warum ein Baubesprechungsprotokoll für Ihr Bauprojekt unverzichtbar ist:

Klare Kommunikation und effiziente Meetings

Ein Baubesprechungsprotokoll sorgt für eine nachvollziehbare und transparente Kommunikation. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten über die besprochenen Themen und getroffenen Vereinbarungen informiert sind, ohne dass Informationen verloren gehen. Durch die schriftliche Dokumentation können Missverständnisse minimiert und zukünftige Besprechungen effizienter gestaltet werden. Keine wiederholten Diskussionen über bereits abgedeckte Themen, sondern klare Nachverfolgung im Protokoll. So sparen Sie Zeit und sorgen für eine effektive Zusammenarbeit.

Rechtliche Absicherung

Das Baubesprechungsprotokoll dient als wichtiger Beweis bei eventuellen Problemen oder Streitigkeiten, insbesondere bei versteckten Baumängeln, die Jahre später auftreten können. Durch die schriftliche Dokumentation von beteiligten Parteien, Vereinbarungen und wichtigen Änderungen ermöglicht das Protokoll eine konstruktive Lösungssuche. Ohne diese schriftliche Nachverfolgung würde es im Schadensfall zu Aussage gegen Aussage kommen, was zu einem langwierigen Prozess mit handgeschriebenen Notizen, teuren Gutachten und gegenseitigen Schuldzuweisungen führen könnte. Das Baustellenprotokoll erleichtert die Rekonstruktion des Sachverhalts und die Identifizierung der Verantwortlichen erheblich. Dadurch sparen Sie kostbare Zeit und Nerven, die besser in das eigentliche Projekt investiert werden können.

Effektive Informationsweitergabe

Das Baubesprechungsprotokoll spielt eine wesentliche Rolle bei der effektiven Informationsweitergabe, insbesondere für Teilnehmer, die aus verschiedenen Gründen nicht persönlich anwesend sein können. Ohne das Protokoll wären sie auf Informationen aus zweiter Hand angewiesen, was das Risiko von Fehlinformationen oder den Verlust wichtiger Details birgt.

Zudem gibt es Situationen, in denen externe Parteien, wie Nachbarn oder zuständige Behörden, über die besprochenen Details informiert werden müssen. Ein umfassendes Protokoll der Baubesprechung stellt sicher, dass auch diese Parteien ausreichend informiert werden.

Baustellenprotokoll erstellen: Von analog bis digital

Um das Baustellenprotokoll zu erstellen, können Sie verschiedene Wege gehen. Wir stellen Ihnen die üblichen Methoden im Folgenden vor:

Variante 1: Stift & Papier

Die klassische Variante ist das Erstellen des Baustellenprotokolls mit Stift und Papier. Ein leeres Blatt zur Hand genommen und los geht’s: Den Titel, das Datum sowie die Teilnehmer an der Besprechung zu notieren, gehört zu den Basisinformationen eines jeden Protokolls. Anschließend werden die besprochenen Themen und dazugehörige Vereinbarungen notiert. Besiegelt wird das Baustellenprotokoll mit der Unterschrift. Um den Anwesenden Zugang zu den Informationen zu erteilen, haben sich mehrere Vorgehensweisen durchgesetzt: Ob Kopieren und Aushändigen der Protokolle oder das Einscannen und Versenden per E-Mail: Mit der Fertigstellung der Protokollierung erwartet Sie noch bürokratischer Aufwand, der Sie sicher schon das ein oder andere Mal vom pünktlichen Feierabend abgehalten hat.

Variante 2: Mustervorlage anwenden

Etwas mehr Zeit können Sie sich ersparen, wenn Sie eine Baustellenprotokoll Vorlage verwenden. Einmal erstellt haben Sie ein ansprechendes und übersichtliches Dokument zur Hand, was Sie nur noch ausfüllen müssen. Anfängliche Überlegungen, was alles in das Baubesprechungsprotokoll gehört, können Sie sich sparen. Davon abgesehen entfallen auch die Schreibarbeiten. Das entlastet Sie zeitlich und auch gedanklich, sodass Sie sich sehr viel stärker auf die wichtigen Geschehnisse im Bau konzentrieren können. Legen Sie sich dazu eine Mustervorlage auf dem Laptop ab, wo Sie sie schnell wiederfinden. Bevor Sie das Besprechungsprotokoll erstellen, machen Sie sich eine Kopie und benennen die Datei entsprechend um. Um so richtig Zeit zu sparen, erledigen Sie die Protokollierung am besten direkt am Laptop. Dann entfällt zumindest auch der nervige Papierkrieg.

Variante 3: Software oder App

Es geht noch effektiver: Mittlerweile gibt es zahlreiche digitale Anwendungen für die Baubranche, in denen Sie fernab von Excel oder Word die Baubesprechungsprotokolle erstellen können. Im Grunde bieten diese Systeme ebenso eine Vorlage, die Sie nur noch ausfüllen müssen. Der Unterschied dabei ist, dass die Handhabung sehr viel benutzerfreundlicher ist und erforderliche Daten wie das Datum von selbst notiert werden. Die vermeintlich kleinen Ersparnisse an Zeit summieren sich im Laufe des Bauprojekts zu mehreren Minuten und Stunden. Die Baustellenprotokoll Software beziehungsweise Baustellenprotokoll App stellt zugleich den Speicherplatz bereit, sodass Sie jederzeit wissen, wo die Dokumente abliegen.

Eigenschaften einer guten Software

Die Verwendung einer Baustellenprotokoll Software klingt verlockend. Um das volle Potenzial ausschöpfen zu können, achten Sie bei der Auswahl am besten auf folgende Funktionen. Wir erklären Ihnen dabei auch, welchen Vorteil diese mit sich bringen.

Automatische Exporte im ansprechenden Format

Das Baustellenprotokoll ist erstellt und nun soll es allen Projektbeteiligten zugänglich sein. Nicht alle Personen arbeiten so eng mit Ihnen zusammen, dass Sie Zugriff auf ein und dieselbe Software haben. Das mag innerhalb der Firma noch klappen und so kann einfach jeder in der Software das erstellte Baustellenprotokoll aufrufen. Für extern beteiligte Firmen und Gewerke entfällt dieser Zugriff und so bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als das Protokoll doch wieder per E-Mail zu versenden oder an einem anderen zentralen Speicherort für alle abzulegen. Optimale Anwendungen bieten daher eine praktische Exportfunktion, mit der Sie das Baustellenprotokoll automatisch als PDF-Datei generieren können. Manch eine Software bringt es mit sich, dass Sie das Layout der Exporte entsprechend des professionellen Auftritts Ihrer Firma anpassen können.

Direkte Weiterleitung an Projektbeteiligte

Die Weiterleitung des Baustellenprotokolls an die Projektbeteiligten kann noch sehr viel einfacher sein. Arbeiten Sie mit den Kollegen zusammen in einer App, dann können Sie das fertige Protokoll direkt per Klick zustellen. Auch einzelne Passagen des Protokolls lassen sich mit dem Namen des Verantwortlichen versehen, sodass jeder Kollege die Informationen wiederfindet, die ihn direkt betreffen, ohne sich durch einen Berg irrelevanter Themen durchzuwühlen. Wichtige Mitteilungen werden dadurch seltener übersehen.

Offline Funktion für unabhängiges Arbeiten

Wenn Sie eine cloudbasierte Baustellenprotokoll Software nutzen, die Sie über das Internet von einem externen Anbieter beziehen, sparen Sie sich die Aufwendungen für die Installation und das Aktualisieren des Systems. Wichtig dabei ist, dass Sie sich in dem Atemzug nicht von einer permanenten Internetverbindung abhängig machen. Daher sollte die Software auch offline funktionsfähig sein. Denn nichts ist nerviger, als im Funkloch auf der Baustelle plötzlich handlungsunfähig zu sein und das Protokoll doch wieder auf Papier zu kritzeln und später abzutippen. Aus einer vermeintlichen Zeitersparnis wird dann doch wieder lästige Doppelarbeit. Genau das sollten Sie ein für alle Mal vermeiden, um effizienteres Arbeiten zu etablieren.

Integration in ein ganzheitliches System

Genau genommen ist das Führen des Baubesprechungsprotokolls nicht das Einzige, was Sie digitalisieren können. Jegliche Bauprozesse und bürokratische Vorgänge kommen infrage. Wenn Sie für alles ein einzelnes System suchen, ersticken Sie zwar nicht mehr vor lauter Papierbergen, aber möglicherweise aufgrund einer undurchsichtigen Systemlandschaft. Abhilfe schaffen ganzheitliche Systeme, die auf mehrere Problemstellungen eine Antwort haben und diese sinnvoll miteinander vernetzen.

Support durch persönlichen Ansprechpartner

Die Baustellenprotokoll App ist installiert und so intuitiv im ersten Moment alles erschien, treten am Ende doch Fragen auf. Bevor Sie lange im dunkeln Tappen und frustriert nach einer Lösung suchen, ist ein persönlicher Ansprechpartner in solchen Momenten Gold wert. Er hilft Ihnen schnell im Umgang mit der Software, sodass Sie schon bald zu Ihrer eigentlichen Tätigkeit übergehen können, ohne Zeit zu verlieren.

Digitale Baustellenprotokolle mit Capmo erstellen

Mit der Capmo Baumanagement Software lässt sich das Baustellenprotokoll ganz einfach über die integrierte Besprechungen-Funktion vornehmen. Dank zahlreicher durchdachter Mechanismen wird Ihnen das Erstellen, Ausfüllen und Versenden des Protokolls von Anfang bis Ende erleichtert. Mit nur wenigen Klicks können Sie sogar direkt während Ihrer Besprechung alle Informationen bereits final festhalten, ohne im Nachgang etwas nochmals abtippen zu müssen. So schaffen Sie sich mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Tätigkeiten in Ihrem Tagesgeschäft. Noch dazu können Sie alle Teamkollegen und Partner an der Protokollierung teilhaben lassen, was das gemeinsame Verständnis zu den Themen verbessert.

Protokoll führen und Aufgaben koordinieren in einem System

Einen weiteren Vorteil, der sich aus der Arbeit mit unserer App ergibt, wollen wir Ihnen nicht vorenthalten. Denn Capmo kann noch so viel mehr, als nur Baustellenprotokolle zu generieren: Die Besprechungen-Funktion können Sie zum Beispiel ganz einfach zusammen mit dem Ticketsystem nutzen. Dieses System unterstützt Sie im Aufgabenmanagement, wodurch sich einzelne Tätigkeiten unter den Verantwortlichen übersichtlich und effektiv verwalten lassen. Für jede Aufgabe, die während der Baubesprechung zum Thema wird, erstellen Sie nicht nur einen Protokollpunkt, sondern daraus auch direkt ein Ticket. So werden die Aufgaben bereits den Verantwortlichen zugewiesen, während Sie noch Ihr Protokoll schreiben und arbeiten so noch effizienter und produktiver.

Professionelle Exporte schnell und einfach erzeugen

Die Besprechung und das Baustellenprotokoll sind fertig und sollen als PDF an Teilnehmende und weitere Beteiligte geschickt werden? Nichts leichter als das. Ganz ohne Excel- oder Word-Kenntnisse und ohne jegliche Formatierungsakrobatik lassen sich in einem Klick PDF-Exporte generieren und versenden. Die Darstellung ist bereits professionell gestaltet und mit jedem Protokoll dieselbe, sodass Sie mit einem fortlaufenden, strukturierten und exzellenten Auftritt glänzen können.

3 Vorteile der Capmo Besprechungen-Funktion für effektivere Termine

Mehr Zeit für Gespräche

Praktische Automatisierungen erledigen viele kleine Handgriffe wie von selbst. Weniger Tippen und weniger Klicken reduzieren so den Dokumentationsaufwand maßgeblich während Ihrer Besprechungen. Ihre Termine werden strukturierter und bieten mehr ablenkungsfreien Raum für konzentrierte und effektive Gespräche.

Weniger Nacharbeit

Mit Fertigstellung des digitalen Besprechungsprotokolls sind Sie ab sofort fix und fertig mit Ihrer Büroarbeit. Denn Verteilerlisten pflegen oder Notizen übertragen, wird mit Capmo hinfällig, da entsprechende Vorgänge direkt mit der Funktion erledigt werden. So reduzieren Sie effektiv den bürokratischen Arbeitsaufwand.

Einfach zu bedienen

Ohne lange Vorbereitung oder Einarbeitung können Sie direkt loslegen, Ihre Protokolle ab sofort mit Capmo zu erstellen. Die Besprechungen-Funktion ist einfach zu bedienen und intuitiv gestaltet, sodass Sie ganz einfach alle Besprechungen im Verlauf des gesamten Bauprojekts abdecken können. Damit steht dem schnellen Einsatz und einer routinierten Nutzung nichts im Wege.

Neben der cleveren Besprechungen-Funktion finden Sie in der Capmo App noch viele weitere nützliche Tools, um das gesamte Baugeschehen digital zu verwalten. Angefangen mit einer transparenten Bauzeitenplanung bis hin zur rechtssicheren Baudokumentation greift Ihnen unsere App unter die Arme, um dem Chaos durch zu viel Papier und analoges Vorgehen ein Ende zu bereiten. Überzeugen Sie sich selbst! Sie können Capmo 14 Tage komplett kostenlos und unverbindlich testen. So erhalten Sie genügend Gelegenheit, um das Baustellenprotokoll mit der Software praxisnah auszutesten.